Audit Trail

Er dokumentiert, wer wann welche Aktion durchgeführt hat, welche Daten geändert wurden und welche Entscheidungen getroffen wurden – vergleichbar mit einem digitalen Fahrtenschreiber für Geschäftsprozesse.

Funktionsweise eines Audit Trails

In der Praxis bedeutet das: Wenn ein Mitarbeiter einen Freigabeantrag stellt, der Vorgesetzte ihn genehmigt und die Buchhaltung die Zahlung veranlasst, werden all diese Schritte mit Zeitstempel, Benutzername und Detailinformationen automatisch protokolliert. Der Audit Trail entsteht dabei im Hintergrund, ohne dass die Beteiligten zusätzlichen Aufwand haben.

Bedeutung für Nachvollziehbarkeit und Compliance

Für Unternehmen ist ein Audit Trail aus mehreren Gründen unverzichtbar. Erstens ermöglicht er Nachvollziehbarkeit: Bei Rückfragen oder Reklamationen lässt sich jederzeit nachvollziehen, wie eine Entscheidung zustande kam. Zweitens ist er ein zentrales Instrument für Compliance: Normen wie ISO 9001, Branchenregulierungen oder die DSGVO verlangen nachweisbare Prozessdokumentation. Drittens unterstützt er die Prozessoptimierung, denn aus Audit-Trail-Daten lassen sich Engpässe, häufige Fehlerquellen und Verbesserungspotenziale ableiten.

Audit Trail in regulierten Branchen

Besonders in regulierten Branchen wie dem Finanzwesen, der Pharmaindustrie oder dem Gesundheitswesen ist ein revisionssicherer Audit Trail Pflicht. Aber auch im produzierenden Mittelstand gewinnt das Thema an Bedeutung, etwa bei der Dokumentation von Qualitätsprüfungen, Wartungsprotokollen oder Lieferantenfreigaben. Workflow-Management-Systeme wie Flow360 erzeugen automatisch einen Audit Trail für jeden Prozessschritt und stellen so sicher, dass Unternehmen jederzeit auskunftsfähig sind – gegenüber Auditoren, Kunden und internen Stakeholdern gleichermaßen.