Aufgabenmanagement

Es stellt sicher, dass jede Aufgabe einem verantwortlichen Bearbeiter zugeordnet ist, klare Fristen hat und transparent nachverfolgt werden kann.

Im Unternehmensalltag entstehen Aufgaben an vielen Stellen: Ein Kundenauftrag löst Aufgaben in Vertrieb, Produktion und Logistik aus. Eine Reklamation erfordert Prüfung, Rückmeldung und Korrekturmaßnahmen. Ein neuer Mitarbeiter muss eingearbeitet werden. Ohne strukturiertes Aufgabenmanagement gehen Informationen verloren, Fristen werden überschritten und Verantwortlichkeiten bleiben unklar.

Digitales Aufgabenmanagement innerhalb eines Workflow-Systems geht über einfache To-Do-Listen hinaus. Aufgaben werden automatisch aus Workflow-Schritten generiert und dem richtigen Bearbeiter zugewiesen. Fälligkeiten und Prioritäten werden regelbasiert festgelegt. Eskalationsmechanismen greifen automatisch, wenn Fristen überschritten werden. Dashboards zeigen den aktuellen Status aller offenen Aufgaben in Echtzeit.

Der entscheidende Vorteil gegenüber isolierten Aufgabentools wie separaten Projektmanagement-Apps liegt in der Integration: Aufgaben sind direkt mit dem zugrunde liegenden Geschäftsprozess verknüpft. Der Bearbeiter hat alle relevanten Daten, Dokumente und Formulare direkt verfügbar und muss nicht zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln. Nach Abschluss einer Aufgabe wird der Workflow automatisch fortgesetzt.

Für mittelständische Unternehmen bietet integriertes Aufgabenmanagement einen spürbaren Produktivitätsgewinn: Weniger Rückfragen, kürzere Reaktionszeiten und vollständige Transparenz über den Bearbeitungsstand. Plattformen wie Flow360 verbinden Aufgabenmanagement mit Workflow-Automatisierung und schaffen so einen durchgängigen Arbeitsfluss von der Aufgabenentstehung bis zur Erledigung.

Arbeitsaufträge digital verwalten – von der Anforderung bis zur Erledigung

Arbeitsaufträge sind strukturierte Anweisungen zur Durchführung bestimmter Tätigkeiten – ob in der Produktion, Instandhaltung, im Service oder in der IT. Ein digitales Aufgabenmanagement-System ermöglicht es, Arbeitsaufträge systematisch zu erfassen, zu verteilen und nachzuverfolgen.

Was ist ein Arbeitsauftrag?

Ein Arbeitsauftrag enthält alle notwendigen Informationen zur Ausführung einer Tätigkeit:

• Auftragsnummer zur eindeutigen Identifikation
• Beschreibung der Tätigkeit mit allen relevanten Details
• Zuständiger Mitarbeiter oder Team
• Frist oder gewünschter Ausführungstermin
• Priorität (z.B. normal, hoch, kritisch)
• Material- oder Ersatzteillisten
• Anlagen wie Pläne, Fotos oder technische Dokumentationen
• Rückmeldung über den Erledigungsstatus

Einsatzbereiche für digitale Arbeitsaufträge

Arbeitsaufträge kommen in unterschiedlichsten Unternehmensbereichen zum Einsatz:

• Instandhaltung und Wartung: Wartungsarbeitsaufträge für Maschinen, Anlagen oder Gebäudetechnik
• Produktion: Fertigungsaufträge mit Stückzahlen, Material und Arbeitsplänen
• Facility Management: Reparaturaufträge, Reinigungsarbeiten, Umzugsorganisation
• IT-Service: Support-Tickets, Software-Installationen, Hardware-Austausch
• Qualitätssicherung: Prüfaufträge, Nacharbeiten, Reklamationsbearbeitung
• Kundendienst: Montageaufträge, Servicebesuche, Reparaturen vor Ort

Vorteile digitaler Arbeitsaufträge

Gegenüber papierbasierten oder E-Mail-gestützten Prozessen bieten digitale Arbeitsaufträge entscheidende Vorteile:

• Automatische Zuweisung basierend auf Kompetenz, Verfügbarkeit oder Standort
• Echtzeit-Statusverfolgung für alle Beteiligten
• Mobile Erfassung von Arbeitszeiten, Materialverbrauch und Fotos vor Ort
• Eskalation bei Fristüberschreitung oder fehlender Rückmeldung
• Auswertung zu Durchlaufzeiten, Auslastung und Kosten
• Revisionssichere Dokumentation aller Aktivitäten

Mit einer Workflow-Plattform werden Arbeitsaufträge nicht isoliert verwaltet, sondern in übergeordnete Geschäftsprozesse eingebettet: Ein Kundenauftrag löst automatisch Fertigungsaufträge aus, eine Störmeldung wird zum Wartungsarbeitsauftrag, und nach Erledigung werden Folgeprozesse wie Abrechnung oder Qualitätsprüfung automatisch gestartet.

Arbeitsaufträge in Flow360 – integriert und mobil

Plattformen wie Flow360 ermöglichen die vollständige Digitalisierung von Arbeitsaufträgen: Von der Erfassung über digitale Formulare, die automatische Verteilung nach Regelwerken, die mobile Bearbeitung mit App-Zugriff bis zur strukturierten Dokumentation und Auswertung. Unternehmen können ihre bestehenden Prozesse abbilden, Schnittstellen zu ERP- oder Wartungssystemen nutzen und alle Arbeitsaufträge in einem zentralen System transparent verwalten.