Benachrichtigungsregeln
Benachrichtigungsregeln sind konfigurierbare Einstellungen innerhalb eines Workflow-Management-Systems, die festlegen, wer wann und über welchen Kanal über Workflow-Ereignisse informiert wird.
Sie sind ein wesentliches Element, um Transparenz zu schaffen und sicherzustellen, dass alle Beteiligten rechtzeitig über anstehende Aufgaben, Statusänderungen oder Eskalationen informiert werden.
Auslöser und Benachrichtigungskanäle
In der Praxis umfassen Benachrichtigungsregeln verschiedene Auslöser: Eine neue Aufgabe wird zugewiesen, ein Freigabeschritt wurde abgeschlossen, eine Frist droht abzulaufen, ein Fehler ist aufgetreten oder ein Prozess wurde erfolgreich beendet. Für jeden dieser Auslöser lässt sich definieren, ob die Benachrichtigung per E-Mail, als Push-Nachricht in der Anwendung, via Webhook an ein Drittsystem oder über eine Kombination mehrerer Kanäle erfolgt.
Balance zwischen Information und Benachrichtigungsflut
Gut konfigurierte Benachrichtigungsregeln balancieren zwischen ausreichender Information und Vermeidung einer Benachrichtigungsflut. Zu viele Benachrichtigungen führen dazu, dass wichtige Meldungen in der Masse untergehen. Zu wenige bedeuten, dass Aufgaben übersehen und Fristen verpasst werden. Best Practice ist daher eine abgestufte Strategie: Kritische Ereignisse wie ablaufende Fristen oder Eskalationen erhalten hohe Priorität, während routinemäßige Statusupdates gesammelt in einer täglichen Übersicht verschickt werden.
Flexible Konfiguration von Benachrichtigungen
Moderne Workflow-Plattformen erlauben es, Benachrichtigungsregeln pro Workflow-Schritt, pro Benutzerrolle oder sogar pro einzelnem Benutzer individuell zu konfigurieren. Flow360 bietet flexible Benachrichtigungsregeln mit anpassbaren E-Mail-Vorlagen und automatischen Erinnerungen, sodass Unternehmen ihre Kommunikation entlang des Workflows optimal steuern können, ohne zusätzliche Kommunikationstools einsetzen zu müssen.
Bedingte Logik (Conditional Logic)
Bedingte Logik – im Englischen Conditional Logic – bezeichnet regelbasierte Verzweigungen innerhalb eines Workflows, bei denen der weitere Ablauf von bestimmten Bedingungen abhängt.
BANF (Bestellanforderung)
Eine Bestellanforderung – häufig als BANF abgekürzt – ist ein interner Antrag zur Beschaffung von Waren, Materialien oder Dienstleistungen.