Digitale Formulare

Sie erfassen Daten strukturiert, validieren Eingaben in Echtzeit und leiten die gesammelten Informationen automatisch an nachfolgende Prozessschritte weiter.

Im Unternehmensalltag begegnen uns Formulare überall: Urlaubsanträge, Reisekostenabrechnungen, Bestellanforderungen, Schadensmeldungen, Qualitätsprüfberichte oder Feedback-Bögen. In vielen Unternehmen werden diese noch als Word-Dokumente, Excel-Dateien oder sogar auf Papier ausgefüllt – mit entsprechenden Nachteilen: unleserliche Handschriften, fehlende Pflichtangaben, Medienbrüche bei der Weiterverarbeitung und kein automatischer Audit Trail.

Digitale Formulare in einer Workflow-Plattform lösen diese Probleme ganzheitlich. Sie bieten Pflichtfeldvalidierung, sodass unvollständige Anträge gar nicht erst abgesendet werden können. Bedingte Sichtbarkeit zeigt oder verbirgt Felder je nach vorheriger Eingabe. Berechnungsfelder ermitteln automatisch Summen oder Kennzahlen. Dateianhänge wie Fotos oder Belege können direkt hochgeladen werden. Und nach dem Absenden startet automatisch der zugehörige Workflow.

Moderne No-Code-Plattformen ermöglichen die Erstellung digitaler Formulare per Drag & Drop: Textfelder, Datumsauswahl, Dropdown-Menüs, Checkboxen, Unterschriftsfelder und weitere Feldtypen werden visuell zusammengestellt und konfiguriert. Programmierkenntnisse sind nicht erforderlich. Flow360 bietet einen leistungsfähigen Formular-Editor, der responsive Formulare erstellt, die auf Desktop, Tablet und Smartphone gleichermaßen funktionieren. Die Formulardaten werden direkt im Workflow verarbeitet und können in PDF-Reports, Datentabellen oder über APIs in Drittsysteme exportiert werden.

Anfrageformular erstellen – Kundenanfragen professionell erfassen

Anfrageformulare sind das digitale Tor zu neuen Geschäftsbeziehungen. Ob auf der Website, im Kundenportal oder im Intranet – ein gut gestaltetes Anfrageformular erfasst alle relevanten Informationen strukturiert und leitet sie automatisch an die zuständigen Mitarbeiter weiter.

Ein professionelles Anfrageformular enthält typischerweise:

• Kontaktdaten (Name, E-Mail, Telefon, Unternehmen)
• Art der Anfrage (z.B. Produktanfrage, Support-Anfrage, Partnerschaftsanfrage)
• Detailbeschreibung des Anliegens
• Gewünschter Rückruftermin oder Bearbeitungszeitpunkt
• Dateianhänge für Spezifikationen, Zeichnungen oder Screenshots
• Datenschutzerklärung und Einwilligungen

Mit einer Workflow-Plattform wird das ausgefüllte Anfrageformular automatisch an den richtigen Ansprechpartner geleitet – basierend auf Produktkategorie, Region oder Priorität. Das System erstellt ein Ticket, sendet Bestätigungsmails und startet Eskalationen bei Überschreitung der Reaktionszeit. So wird aus einem einfachen Formular ein professioneller Lead-Management-Prozess.

Unternehmen, die ein Anfrageformular erstellen möchten, profitieren von der Flexibilität digitaler Formulare: Bedingte Felder zeigen nur relevante Fragen an, Pflichtfelder verhindern unvollständige Anfragen, und integrierte CRM- oder ERP-Systeme können automatisch mit Kundendaten versorgt werden.

Anmeldeformulare erstellen – Registrierungen und Teilnahmen digital abwickeln

Anmeldeformulare kommen in vielen Szenarien zum Einsatz: Eventregistrierung, Kursanmeldungen, Mitgliedschaften, Newsletter-Abonnements oder Zugänge zu Kundenportalen. Ein durchdachtes Anmeldeformular erfasst alle notwendigen Daten, bestätigt die Anmeldung und löst automatisch Folgeprozesse aus.

Typische Einsatzbereiche für Anmeldeformulare:

• Veranstaltungen und Seminare: Teilnehmerdaten, Essenswünsche, Hotelbuchung, Rechnungsadresse
• Schulungen und Weiterbildungen: Kurswahl, Vorkenntnisse, Zertifikatswünsche
• Mitarbeiter-Onboarding: Persönliche Daten, Bankverbindung, Notfallkontakte, Vertragsunterlagen
• Kundenportale: Benutzername, E-Mail-Verifizierung, Unternehmensdetails, AGB-Zustimmung
• Newsletter und Marketing: E-Mail-Adresse, Interessensgebiete, DSGVO-Einwilligung

Digitale Anmeldeformulare bieten erhebliche Vorteile gegenüber manuellen Prozessen:

• Automatische Bestätigungsmails mit Anmeldedetails und Kalendereinträgen
• Echtzeit-Verfügbarkeitscheck und Kapazitätsgrenzen
• Zahlungsintegration für kostenpflichtige Anmeldungen
• Wartelisten bei ausgebuchten Events
• Automatischer Datentransfer in Teilnehmerlisten, CRM-Systeme oder Zertifikatsdatenbanken

Wer ein Anmeldeformular erstellen möchte, sollte auf Nutzerfreundlichkeit achten: Klare Struktur, verständliche Beschriftungen, mobile Optimierung und eine transparente Datenschutzerklärung sind entscheidend für hohe Anmelderaten.

Mit Workflow-Plattformen wie Flow360 können Unternehmen Anmeldeformulare ohne Programmierkenntnisse erstellen, in bestehende Prozesse integrieren und die Anmeldedaten automatisch weiterverarbeiten – vom Teilnehmermanagement über Rechnungsstellung bis zur Zertifikatserstellung.