Dokumentenmanagementsystem (DMS)
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Software zur digitalen Verwaltung, Speicherung, Versionierung und Bereitstellung von Dokumenten – von der Erfassung über die Bearbeitung bis zur Archivierung.
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist die zentrale Plattform für die Verwaltung digitaler Dokumente in einem Unternehmen. Es ersetzt Papierablage, Aktenordner und verteilte Dateiserver durch eine strukturierte, durchsuchbare und sichere digitale Ablage. Typische Funktionen umfassen das Scannen und Erfassen von Dokumenten, die automatische Klassifizierung, Volltextsuche, Versionsverwaltung, Zugriffsrechte und revisionssichere Archivierung.
Überblick und Funktionsweise
Während in klassischen Dateiablagen Dokumente oft mehrfach in verschiedenen Versionen existieren, unklar ist, welche die aktuelle ist, und Suchvorgänge mühsam sind, schafft ein DMS Ordnung: Jedes Dokument ist eindeutig identifizierbar, Änderungen sind nachvollziehbar, und berechtigte Nutzer finden benötigte Informationen in Sekunden.
Digitale Umsetzung
Im Zusammenspiel mit Workflow-Management entfaltet ein DMS sein volles Potenzial. Dokumente sind nicht isoliert, sondern werden direkt in Geschäftsprozesse eingebunden: Eine eingehende Rechnung wird gescannt, automatisch dem richtigen Workflow zugeordnet, mit einer Bestellung abgeglichen und nach Freigabe revisionssicher archiviert. Verträge durchlaufen digitale Genehmigungsprozesse, Qualitätsdokumente werden automatisch mit Prüfprotokollen verknüpft.
Weitere Aspekte
Wichtige Anforderungen an ein modernes DMS:
- Revisionssicherheit: Unveränderbarkeit archivierter Dokumente nach GoBD
- Volltextsuche: Schnelles Auffinden über OCR-Erkennung
- Rechteverwaltung: Zugriffskontrolle nach Rollen und Abteilungen
- Integration: Anbindung an ERP, CRM, E-Mail und Workflow-Systeme
- Mobilität: Zugriff über Web und mobile Apps
Technologie und Funktionen
Plattformen wie Flow360 integrieren DMS-Funktionen direkt in die Workflow-Umgebung. Dokumente können als Anhänge zu Prozessinstanzen gespeichert, automatisch generiert (z.B. PDFs aus Formulardaten) und mit Metadaten angereichert werden. Für mittelständische Unternehmen bedeutet das: Weniger Medienbrüche, höhere Effizienz und vollständige Nachvollziehbarkeit.
Digitale Zwillinge
Ein digitaler Zwilling ist ein virtuelles Abbild eines physischen Objekts, Prozesses oder Systems, das in Echtzeit mit seinem realen Gegenstück synchronisiert wird und für Simulation, Überwachung und Optimierung genutzt werden kann.
Dokumentensicherheit
Dokumentensicherheit umfasst alle Maßnahmen zum Schutz digitaler und physischer Dokumente vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Manipulation und Zerstörung – ein zentraler Aspekt von Informationssicherheit und Compliance.