Dokumentensicherheit
Dokumentensicherheit umfasst alle Maßnahmen zum Schutz digitaler und physischer Dokumente vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Manipulation und Zerstörung – ein zentraler Aspekt von Informationssicherheit und Compliance.
Dokumentensicherheit ist ein kritischer Bestandteil der Informationssicherheit in Unternehmen. Dokumente enthalten sensible Informationen – Verträge, Personaldaten, Konstruktionszeichnungen, Finanzdaten oder Geschäftsgeheimnisse. Ihr Schutz ist nicht nur eine technische, sondern auch eine rechtliche und geschäftliche Notwendigkeit.
Überblick und Funktionsweise
Bedrohungen für Dokumentensicherheit sind vielfältig: Cyberangriffe und Ransomware, die Dokumente verschlüsseln oder stehlen; Insider-Bedrohungen durch unberechtigte Zugriffe; versehentliche Löschung oder Überschreibung; Datenverlust durch Hardware-Ausfälle; und Compliance-Verstöße durch unsachgemäße Aufbewahrung oder Weitergabe.
Weitere Aspekte
Ein umfassendes Dokumentensicherheitskonzept umfasst mehrere Ebenen:
Weitere Aspekte
Zugriffskontrolle: Nur berechtigte Personen dürfen Dokumente lesen, bearbeiten oder löschen. Rollenbasierte Rechteverwaltung (RBAC) und das Need-to-know-Prinzip sind zentral.
Weitere Aspekte
Verschlüsselung: Dokumente werden im Ruhezustand (at rest) und bei Übertragung (in transit) verschlüsselt, sodass sie bei unbefugtem Zugriff unleserlich sind.
Weitere Aspekte
Versionierung und Audit Trail: Jede Änderung wird protokolliert – wer hat wann welches Dokument wie geändert? Frühere Versionen bleiben wiederherstellbar.
Weitere Aspekte
Backup und Disaster Recovery: Regelmäßige Sicherungen schützen vor Datenverlust, geografisch verteilte Speicherung vor Standortrisiken.
Weitere Aspekte
Klassifizierung und Handling: Dokumente werden nach Sensibilität klassifiziert (z.B. öffentlich, intern, vertraulich, streng vertraulich) und entsprechend behandelt.
Anwendung im Mittelstand
Workflow-Plattformen wie Flow360 integrieren Dokumentensicherheit in jeden Prozessschritt: Dokumente werden verschlüsselt gespeichert, Zugriffsrechte sind granular steuerbar, Änderungen werden im Audit Trail dokumentiert, und automatische Löschregeln stellen sicher, dass Dokumente nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist DSGVO-konform entfernt werden. Für den Mittelstand bedeutet das: Professionelle Dokumentensicherheit ohne eigenes Rechenzentrum und IT-Sicherheitsteam.
Dokumentenmanagementsystem (DMS)
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Software zur digitalen Verwaltung, Speicherung, Versionierung und Bereitstellung von Dokumenten – von der Erfassung über die Bearbeitung bis zur Archivierung.
DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung)
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist die zentrale europäische Verordnung zum Schutz personenbezogener Daten, die seit Mai 2018 in allen EU-Mitgliedstaaten gilt.