DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung)
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist die zentrale europäische Verordnung zum Schutz personenbezogener Daten, die seit Mai 2018 in allen EU-Mitgliedstaaten gilt.
Sie regelt, wie Unternehmen personenbezogene Daten erheben, verarbeiten, speichern und löschen dürfen, und sieht bei Verstößen empfindliche Bußgelder vor.
Vorteile und Nutzen
Für die Gestaltung digitaler Workflows hat die DSGVO weitreichende Konsequenzen. Jeder Workflow, der personenbezogene Daten verarbeitet – und das betrifft praktisch alle HR-Prozesse, Kundenanfragen, Bewerbungsverfahren oder Vertragsverwaltungen –, muss die Grundsätze der DSGVO einhalten: Datenminimierung (nur notwendige Daten erheben), Zweckbindung (Daten nur für den definierten Zweck nutzen), Speicherbegrenzung (Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist löschen) und Transparenz (Betroffene über die Verarbeitung informieren).
Weitere Aspekte
Workflow-Management-Systeme können die DSGVO-Compliance erheblich erleichtern. Automatische Löschfristen stellen sicher, dass personenbezogene Daten nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht gelöscht werden. Rollenbasierte Zugriffskontrollen gewährleisten, dass nur berechtigte Personen Zugang zu sensiblen Daten haben. Audit Trails dokumentieren jeden Zugriff und jede Änderung. Und standardisierte Workflows für Auskunftsanfragen und Löschanträge stellen sicher, dass Unternehmen die Rechte der Betroffenen fristgerecht erfüllen.
Weitere Aspekte
Für mittelständische Unternehmen, die häufig keinen eigenen Datenschutzbeauftragten in Vollzeit beschäftigen, bietet eine DSGVO-konforme Workflow-Plattform wie Flow360 eine wichtige Unterstützung. Durch die zentrale Verwaltung aller Prozesse auf einer Plattform mit eingebauten Sicherheitsmechanismen wird die Einhaltung datenschutzrechtlicher Anforderungen wesentlich vereinfacht.
Dokumentensicherheit
Dokumentensicherheit umfasst alle Maßnahmen zum Schutz digitaler und physischer Dokumente vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Manipulation und Zerstörung – ein zentraler Aspekt von Informationssicherheit und Compliance.
Durchlaufzeit
Die Durchlaufzeit ist die Zeitspanne vom Start bis zum Abschluss eines Workflows oder Geschäftsprozesses.