Durchlaufzeit

Sie umfasst sowohl die aktive Bearbeitungszeit als auch alle Warte- und Liegezeiten, in denen ein Vorgang auf Bearbeitung, Genehmigung oder Weitergabe wartet. Die Durchlaufzeit ist eine der wichtigsten Kennzahlen zur Bewertung der Prozesseffizienz.

Funktionsweise in der Praxis

In der Praxis setzt sich die Durchlaufzeit aus mehreren Bestandteilen zusammen: Die Bearbeitungszeit beschreibt den Zeitraum, in dem tatsächlich an einem Vorgang gearbeitet wird. Die Wartezeit entsteht, wenn ein Vorgang in einer Aufgabenliste auf Bearbeitung wartet. Die Transportzeit fällt an, wenn Informationen oder Dokumente zwischen Abteilungen weitergegeben werden. Und die Liegezeit entsteht, wenn ein Vorgang auf eine externe Zulieferung oder Entscheidung wartet. Erfahrungsgemäß machen Warte- und Liegezeiten den mit Abstand größten Anteil der Durchlaufzeit aus – häufig über 80 Prozent.

Digitale Umsetzung

Die Reduzierung der Durchlaufzeit ist ein zentrales Ziel der Workflow-Automatisierung. Automatische Aufgabenzuweisung und Benachrichtigungen eliminieren Transportzeiten. Parallelisierung von Prozessschritten verkürzt die Gesamtdauer. Eskalationsregeln verhindern, dass Vorgänge tagelang in Warteschlangen liegenbleiben. Und digitale Formulare mit Pflichtfeldvalidierung vermeiden Rückfragen und Nachbearbeitungsschleifen.

Weitere Aspekte

Workflow-Management-Systeme wie Flow360 messen Durchlaufzeiten automatisch und stellen sie in Dashboards dar. So können Unternehmen Engpässe identifizieren, Prozessvarianten vergleichen und den Erfolg von Optimierungsmaßnahmen objektiv messen. Eine kontinuierliche Überwachung der Durchlaufzeit ist ein Kernelement des Prozessmanagements und Voraussetzung für nachhaltige Effizienzsteigerung.