Formular-Automatisierung

Sobald ein Formular abgesendet wird, löst dies eine Kette von automatisierten Aktionen aus – von der Datenvalidierung über die Weiterleitung an zuständige Bearbeiter bis hin zur Erstellung von Dokumenten und der Aktualisierung externer Systeme.

Überblick und Funktionsweise

Der klassische, nicht automatisierte Ablauf sieht oft so aus: Ein Mitarbeiter füllt ein Formular aus (häufig auf Papier oder in Excel), sendet es per E-Mail an eine Sammeladresse, ein Sachbearbeiter tippt die Daten in ein anderes System ein, leitet den Vorgang manuell weiter und verfolgt den Status über Rückfragen per E-Mail. Dieser Prozess ist langsam, fehleranfällig und intransparent.

Weitere Aspekte

Formular-Automatisierung eliminiert diese Schwächen vollständig: Eingaben werden beim Absenden in Echtzeit validiert – fehlende Pflichtfelder, ungültige Formate oder unplausible Werte werden sofort erkannt. Anhand der eingegebenen Daten routet bedingte Logik den Vorgang an den richtigen Bearbeiter. Automatische Benachrichtigungen informieren alle Beteiligten. Aus den Formulardaten werden per Vorlage PDF-Dokumente erzeugt. Und die Daten fließen über APIs in ERP-, CRM- oder Buchhaltungssysteme.

Einsatzfelder

Typische Anwendungsfälle umfassen Bestellanforderungen, Schadensmeldungen, Qualitätsprüfberichte, IT-Support-Anfragen und Vertragsanfragen. In jedem dieser Fälle beschleunigt Formular-Automatisierung den Prozess erheblich und reduziert die Fehlerquote drastisch.

Weitere Aspekte

Flow360 verbindet seinen Drag-&-Drop-Formular-Editor direkt mit der Workflow-Engine. Jedes Formularfeld kann als Bedingung, als Datenpunkt in PDF-Reports oder als Trigger für automatische Aktionen genutzt werden. So wird das Formular zum Startpunkt eines vollständig automatisierten Geschäftsprozesses.