Freigabe-Workflow
Ein Freigabe-Workflow ist ein digitaler Prozess, der den Genehmigungsablauf für Dokumente, Anträge, Bestellungen oder andere Geschäftsvorgänge abbildet und automatisiert.
Er definiert, wer in welcher Reihenfolge einen Vorgang prüft und genehmigt, welche Bedingungen für die Freigabe gelten und was bei Ablehnung oder Rückfragen geschieht.
Einsatzfelder und Anwendungen
Freigabe-Workflows gehören zu den häufigsten und gleichzeitig wirkungsvollsten Anwendungsfällen der Workflow-Automatisierung. Praktisch jedes Unternehmen hat Prozesse, die eine oder mehrere Genehmigungen erfordern: Rechnungsfreigaben, Urlaubsanträge, Bestellanforderungen, Vertragsunterschriften, Budgetfreigaben, Personalanforderungen oder Investitionsentscheidungen.
Weitere Aspekte
Ein typischer Freigabe-Workflow besteht aus mehreren Komponenten: Ein Antragsformular erfasst alle relevanten Daten. Bedingte Logik routet den Antrag anhand von Kriterien wie Bestellwert, Kostenstelle oder Dringlichkeit an die zuständigen Freigeber. Parallele oder sequenzielle Genehmigungsstufen bilden das Vier-Augen-Prinzip oder mehrstufige Hierarchien ab. Eskalationsregeln greifen bei Fristüberschreitung. Und nach der Freigabe werden automatisch Folgeaktionen ausgelöst – etwa eine Bestellung im ERP-System oder eine Bestätigungs-E-Mail.
Weitere Aspekte
Der Unterschied zu manuellen Genehmigungsprozessen ist erheblich: Freigabe-Workflows reduzieren die Durchlaufzeit von Tagen auf Stunden, eliminieren Medienbrüche, sorgen für vollständige Nachvollziehbarkeit über den Audit Trail und stellen sicher, dass keine Genehmigung vergessen oder umgangen wird.
Technologie und Funktionen
Flow360 bietet dedizierte Freigabe-Funktionen mit konfigurierbaren Genehmigungsstufen, automatischen Stellvertreterregelungen und der Möglichkeit, Freigaben auch mobil zu erteilen. Damit wird der Genehmigungsprozess zum Musterbeispiel für schnelle, transparente und regelkonforme Workflow-Automatisierung.
Formular-Automatisierung
Formular-Automatisierung bezeichnet die automatische Verarbeitung von Formulareingaben innerhalb eines Workflows.
Freigabeprozess
Ein Freigabeprozess ist ein strukturierter Ablauf, in dem Dokumente, Anträge, Entscheidungen oder Arbeitsergebnisse von definierten Personen oder Instanzen geprüft und genehmigt werden, bevor sie wirksam werden.