Freigabeprozess

Er ist ein zentrales Steuerungsinstrument in Unternehmen, das Qualität sicherstellt, Risiken minimiert und Compliance gewährleistet.

Überblick und Funktionsweise

Freigabeprozesse durchziehen alle Unternehmensbereiche: Im Einkauf müssen Bestellungen genehmigt werden, in der Buchhaltung Rechnungen, im Personalwesen Urlaubsanträge und Neueinstellungen, im Marketing Kampagnenmaterialien, in der Qualitätssicherung Prüfprotokolle und in der Geschäftsführung Investitionsentscheidungen. Die Komplexität reicht von einfachen einstufigen Genehmigungen bis zu mehrstufigen Freigabeketten mit parallelen Prüfpfaden.

Technologie und Funktionen

Ein nicht digitalisierter Freigabeprozess birgt typische Risiken: Anträge gehen in E-Mail-Postfächern unter, Genehmigungsketten werden umgangen, es fehlt ein Nachweis darüber, wer wann was genehmigt hat, und Stellvertreterregelungen bei Abwesenheit funktionieren nicht zuverlässig. All diese Probleme sind in der Praxis häufig und können erhebliche finanzielle und compliance-relevante Folgen haben.

Digitale Umsetzung

Die Digitalisierung von Freigabeprozessen über ein Workflow-Management-System beseitigt diese Schwachstellen: Klare Regeln definieren Zuständigkeiten und Reihenfolgen. Automatische Weiterleitung sorgt dafür, dass der nächste Freigeber sofort informiert wird. Fristen und Eskalationen verhindern Stillstand. Der Audit Trail dokumentiert jeden Schritt lückenlos. Und mobile Freigaben ermöglichen es Entscheidern, auch unterwegs schnell zu genehmigen.

Weitere Aspekte

Flow360 macht Freigabeprozesse zum Kernstück seiner Plattform und ermöglicht es Unternehmen, beliebig komplexe Genehmigungsabläufe per Drag & Drop zu modellieren und vollständig zu automatisieren.