Fristenverwaltung
Fristenverwaltung bezeichnet die systematische Überwachung, Erinnerung und Einhaltung von Terminen und Fristen innerhalb von Geschäftsprozessen.
In Unternehmen existieren unzählige Fristen - Vertrags-Kündigungsfristen, Zahlungsziele, Prüfintervalle, gesetzliche Meldefristen, Garantiefristen, Bewerbungsfristen und viele mehr. Das Versäumen einer einzigen Frist kann erhebliche finanzielle oder rechtliche Konsequenzen haben.
Funktionsweise in der Praxis
In der Praxis verlassen sich viele Unternehmen noch auf Outlook-Erinnerungen, Excel-Listen oder das Gedächtnis einzelner Mitarbeiter. Diese Ansätze sind unzuverlässig: Wenn der zuständige Mitarbeiter krank wird, im Urlaub ist oder das Unternehmen verlässt, gehen Fristen verloren. Eine zentrale, systemgestützte Fristenverwaltung innerhalb eines Workflow-Systems schließt diese Lücke.
Weitere Aspekte
Ein digitales Fristenverwaltungssystem erfasst alle relevanten Fristen zentral, ordnet sie Verantwortlichen zu und sendet gestufte Erinnerungen: beispielsweise 90 Tage, 30 Tage und 7 Tage vor Fristablauf. Wird eine Frist nicht fristgerecht bearbeitet, greifen Eskalationsregeln. Die gesamte Fristenhistorie wird im Audit Trail dokumentiert.
Technologie und Funktionen
Besonders wertvoll wird die Fristenverwaltung, wenn sie in Workflows integriert ist: Ein auslaufender Vertrag löst automatisch einen Prüf- und Verlängerungsworkflow aus. Ein anstehendes Wartungsintervall startet einen Inspektionsworkflow. Eine ablaufende Zertifizierung initiiert den Erneuerungsprozess. So wird aus einer passiven Erinnerungsfunktion ein aktiver Prozessauslöser.
Weitere Aspekte
Flow360 ermöglicht die Konfiguration von Fristenregeln direkt in Workflows und verbindet Fristen mit automatischen Aktionen, Benachrichtigungen und Eskalationen. Damit wird die Fristenverwaltung vom Risikofaktor zum verlässlichen Bestandteil der Prozesssteuerung.
Freigabeprozess
Ein Freigabeprozess ist ein strukturierter Ablauf, in dem Dokumente, Anträge, Entscheidungen oder Arbeitsergebnisse von definierten Personen oder Instanzen geprüft und genehmigt werden, bevor sie wirksam werden.
Genehmigungsworkflow
Ein Genehmigungsworkflow ist ein automatisierter Ablauf, der die Prüfung und Genehmigung von Anträgen, Dokumenten oder Entscheidungen durch eine oder mehrere autorisierte Personen steuert.