Genehmigungsworkflow
Ein Genehmigungsworkflow ist ein automatisierter Ablauf, der die Prüfung und Genehmigung von Anträgen, Dokumenten oder Entscheidungen durch eine oder mehrere autorisierte Personen steuert.
Er ist im Grunde synonym zum Freigabe-Workflow, wird aber in der betrieblichen Praxis oft spezifischer für formale Genehmigungsprozesse mit verbindlichem Charakter verwendet.
Aufbau eines Genehmigungsworkflows
Der Aufbau eines Genehmigungsworkflows folgt typischerweise einem Muster: Ein Antragsteller reicht einen Vorgang ein, der Workflow routet ihn an den oder die zuständigen Genehmiger, diese prüfen den Vorgang und genehmigen, lehnen ab oder fordern Nachbesserung an. Je nach Ergebnis setzt der Workflow den nächsten Schritt um – etwa die Weiterleitung an die nächste Genehmigungsstufe, die Auslösung einer Bestellung oder die Rücksendung an den Antragsteller mit Kommentar.
Komplexität und Genehmigungsstufen
In der Praxis variieren Genehmigungsworkflows erheblich in ihrer Komplexität: Ein einfacher Urlaubsantrag erfordert nur eine einstufige Genehmigung durch den Vorgesetzten. Eine Investitionsentscheidung über 100.000 Euro durchläuft möglicherweise vier Genehmigungsstufen – Abteilungsleiter, Controlling, Geschäftsführung und gegebenenfalls den Aufsichtsrat. Bedingte Logik sorgt dafür, dass Vorgänge je nach Kriterien wie Betrag, Kategorie oder Risikostufe automatisch den passenden Genehmigungspfad nehmen.
Erfolgsfaktoren für Genehmigungsworkflows
Entscheidend für effektive Genehmigungsworkflows sind Stellvertreterregelungen bei Abwesenheit, mobile Genehmigungsmöglichkeiten für Entscheider unterwegs, klar definierte Eskalationspfade und ein lückenloser Audit Trail. Flow360 bietet all diese Funktionen in einer No-Code-Umgebung, sodass Unternehmen auch komplexe Genehmigungshierarchien ohne Programmieraufwand abbilden können.
Fristenverwaltung
Fristenverwaltung bezeichnet die systematische Überwachung, Erinnerung und Einhaltung von Terminen und Fristen innerhalb von Geschäftsprozessen.
Geschäftsprozess
Ein Geschäftsprozess ist eine strukturierte Abfolge von Aktivitäten, die darauf ausgerichtet ist, ein definiertes Geschäftsziel zu erreichen – etwa ein Produkt herzustellen, eine Dienstleistung zu erbringen oder einen Kundenauftrag abzuwickeln.