Instanziierung (eines Workflows)

In der Workflow-Technologie unterscheidet man zwischen der Workflow-Definition (auch Template oder Prozessmodell) und der Workflow-Instanz (auch Prozessinstanz oder Case). Die Workflow-Definition ist die allgemeine Vorlage, die den Ablauf beschreibt – etwa „Urlaubsantrag" mit allen Schritten, Regeln und Beteiligten. Die Instanziierung erzeugt daraus einen konkreten Durchlauf – „Urlaubsantrag von Max Mustermann für 10.–14. Juni".

Workflow-Definition vs. Workflow-Instanz

Jede Instanz durchläuft die in der Definition festgelegten Schritte, trägt aber eigene Daten: Wer hat den Antrag gestellt? Welcher Zeitraum? Wer muss genehmigen? Welcher Status liegt vor? Während die Workflow-Definition einmal modelliert wird, können hunderte oder tausende Instanzen parallel laufen.

Auslöser für Workflow-Instanziierung

Die Instanziierung wird typischerweise durch ein Ereignis ausgelöst:

• Ein Benutzer füllt ein Formular aus und startet den Workflow
• Ein System-Event triggert den Start (z.B. eingehende E-Mail, Webhook)
• Ein zeitgesteuerter Trigger startet den Workflow automatisch (z.B. monatliche Reports)
• Ein anderer Workflow startet als Teil seiner Logik einen Unter-Workflow

Technische Umsetzung

Technisch gesehen erhält jede Workflow-Instanz eine eindeutige ID, eigene Zustandsdaten (Variablen, Dokumente, Historien) und durchläuft unabhängig von anderen Instanzen ihren Lebenszyklus – von „gestartet" über „in Bearbeitung" bis „abgeschlossen" oder „abgebrochen".

Monitoring und Analyse von Workflow-Instanzen

Für Anwender ist die Instanziierung meist transparent: Sie klicken auf „Neuer Antrag" oder „Prozess starten", und im Hintergrund wird eine neue Instanz erzeugt. Für Prozessverantwortliche ist das Konzept aber wichtig, um Monitoring und Auswertungen zu verstehen: „Wie viele Instanzen laufen gerade?" „Welche Instanzen sind überfällig?" „Wie lange dauern Instanzen im Durchschnitt?"

Workflow-Plattformen wie Flow360 verwalten Workflow-Definitionen und Instanzen automatisch, bieten Dashboards zur Überwachung aktiver Instanzen und ermöglichen Analysen über abgeschlossene Durchläufe – die Grundlage für kontinuierliche Prozessverbesserung.