Lean Management

Ursprünglich im Toyota-Produktionssystem entwickelt, hat sich Lean Management weit über die Fertigung hinaus verbreitet und wird heute in allen Unternehmensbereichen angewendet – von der Verwaltung über den Kundenservice bis zur Softwareentwicklung.

Der Lean-Ansatz identifiziert sieben Arten der Verschwendung: Überproduktion, Wartezeiten, unnötige Transporte, Überbearbeitung, überhöhte Bestände, unnötige Bewegungen und Fehler bzw. Nacharbeit. Im Kontext von Geschäftsprozessen und Workflows manifestiert sich Verschwendung beispielsweise als unnötige Genehmigungsstufen, doppelte Dateneingaben, überflüssige E-Mail-Schleifen, lange Liegezeiten in Postfächern oder fehlerhafte Formulare, die Nachbearbeitung erfordern.

Workflow-Automatisierung ist ein natürliches Werkzeug für Lean Management: Automatische Weiterleitung eliminiert Transportzeiten. Digitale Formulare mit Validierung reduzieren Fehler und Nacharbeit. Bedingte Logik sorgt dafür, dass nur notwendige Prozessschritte durchlaufen werden. Parallele Verarbeitung verkürzt Wartezeiten. Und KPI-Dashboards machen Verschwendung sichtbar, die zuvor unbemerkt blieb.

Für mittelständische Unternehmen bietet die Kombination aus Lean-Prinzipien und Workflow-Automatisierung einen besonders pragmatischen Ansatz: Statt eines großangelegten Lean-Transformationsprojekts können einzelne Prozesse schrittweise digitalisiert und dabei gleichzeitig verschlankt werden. Der Workflow-Editor zwingt dazu, den Prozess explizit zu modellieren – und genau dabei fallen unnötige Schritte und Ineffizienzen auf. Flow360 unterstützt diesen Ansatz durch intuitive Prozessmodellierung und integriertes Prozess-Monitoring.

Achtsames Prozessmanagement – Lean mit menschlichem Fokus

Während klassisches Lean Management stark auf Effizienz, Verschwendungsreduktion und Kennzahlensteuerung fokussiert, erweitert achtsames Prozessmanagement diese Perspektive um den bewussten, reflektierten Umgang mit Menschen, Komplexität und Veränderung. Es verbindet die strukturellen Vorteile des Lean-Ansatzes mit einem achtsamkeitsbasierten Führungsverständnis.

Was bedeutet achtsames Prozessmanagement?

Achtsames Prozessmanagement bedeutet, Prozesse nicht nur rational-technisch zu optimieren, sondern dabei die menschlichen, kulturellen und systemischen Dimensionen bewusst wahrzunehmen und zu berücksichtigen:

• Bewusste Wahrnehmung: Prozessbeteiligte werden ermutigt, ihre tägliche Arbeit bewusst zu beobachten – wo entstehen Frustration, Stress oder Fehler?
• Empathie für Betroffene: Prozessdesign berücksichtigt die Perspektive aller Beteiligten, nicht nur Effizienzkriterien
• Reflexion statt Aktionismus: Vor jeder Prozessänderung wird innegehalten und reflektiert: Ist diese Optimierung wirklich sinnvoll? Welche unbeabsichtigten Folgen könnte sie haben?
• Nachhaltigkeit: Prozesse werden so gestaltet, dass sie langfristig tragfähig sind – nicht auf Kosten der Mitarbeitergesundheit oder Arbeitsqualität
• Fehlerkultur: Fehler werden als Lernchancen verstanden, nicht als Versagen Einzelner

Prinzipien achtsamen Prozessmanagements

1. Menschen vor Prozessen

Während Lean Management oft den Prozess optimiert und erwartet, dass sich Menschen anpassen, stellt achtsames Prozessmanagement die Frage: Wie können Prozesse so gestaltet werden, dass sie zu den Menschen passen? Das bedeutet:

• Einbindung der Prozessnutzer in die Prozessgestaltung (Partizipation)
• Berücksichtigung unterschiedlicher Arbeitsweisen und Kompetenzen
• Vermeidung von Überforderung durch überkomplexe Prozesse
• Raum für Autonomie und Entscheidungsspielraum

2. Qualität vor Geschwindigkeit

Achtsames Prozessmanagement hinterfragt reine Effizienzsteigerung kritisch:

• Schnellere Prozesse sind nicht immer besser Prozesse
• Manche Aufgaben benötigen Zeit für Reflexion, Kreativität oder Sorgfalt
• Zu hohe Taktung kann zu Stress, Fehlern und Qualitätsverlust führen
• Balance zwischen Produktivität und nachhaltiger Arbeitsgestaltung

3. Kontinuierliche Reflexion (achtsames Kaizen)

Statt permanenter Optimierung ohne Pause wird bewusst Zeit für Reflexion eingebaut:

• Regelmäßige Retrospektiven: Was läuft gut? Was belastet uns?
• Bewusste Pausen zwischen Verbesserungsinitiativen
• Raum für Zweifel und kritische Fragen
• Ehrliche Selbsteinschätzung: Haben wir uns übernommen?

4. Ganzheitliche Betrachtung (systemisches Denken)

Prozesse existieren nicht isoliert, sondern sind eingebettet in soziale, kulturelle und technische Systeme:

• Welche Auswirkungen hat eine Prozessänderung auf andere Bereiche?
• Verschieben wir Probleme nur, statt sie zu lösen?
• Berücksichtigen wir unbeabsichtigte Nebenwirkungen?

Achtsames Prozessmanagement in der Praxis

Achtsame Prozessanalyse

Statt mit vorgefertigten Optimierungszielen in die Prozessanalyse zu gehen, beginnt achtsames Prozessmanagement mit offenen Fragen:

• Wie erleben die Beteiligten den aktuellen Prozess?
• Wo entstehen Stress, Frust oder Unsicherheit?
• Was funktioniert bereits gut und sollte bewahrt werden?
• Welche stillschweigenden Annahmen liegen dem Prozess zugrunde?

Diese Fragen werden nicht nur vom Prozessmanager gestellt, sondern gemeinsam mit den Prozessbeteiligten in Workshops reflektiert.

Achtsame Prozessgestaltung

Bei der Neugestaltung von Prozessen berücksichtigt achtsames Prozessmanagement:

• Sinnhaftigkeit: Versteht jeder Beteiligte, warum dieser Prozessschritt notwendig ist?
• Transparenz: Sind Prozessziele, -regeln und -verantwortlichkeiten klar kommuniziert?
• Handlungsspielraum: Gibt es Raum für situationsgerechte Anpassungen?
• Lernförderlichkeit: Unterstützt der Prozess Kompetenzentwicklung oder reduziert er Menschen auf Ausführende?

Achtsame Prozesseinführung

Neue Prozesse werden nicht „ausgerollt", sondern behutsam eingeführt:

• Pilotphasen mit bewusster Beobachtung und Feedback
• Zeit für Eingewöhnung und Lernen
• Offenheit für Anpassungen basierend auf Erfahrungen
• Wertschätzung für bisherige Arbeitsweisen

Achtsame Prozesssteuerung

KPIs werden nicht unreflektiert übernommen, sondern kritisch hinterfragt:

• Messen wir wirklich das Richtige?
• Führen unsere Kennzahlen zu dysfunktionalem Verhalten?
• Berücksichtigen wir auch qualitative Aspekte?
• Ist unser Dashboard ein Steuerungsinstrument oder ein Überwachungsinstrument?

Achtsames Prozessmanagement und Lean Management – kein Widerspruch

Achtsames Prozessmanagement steht nicht im Widerspruch zu Lean Management, sondern ergänzt es:

• Lean bringt Struktur, Methodik und Fokus auf Verschwendungsvermeidung
• Achtsamkeit bringt Reflexion, Empathie und systemisches Denken

Die Kombination ermöglicht eine nachhaltige Prozessoptimierung, die sowohl effizient als auch menschengerecht ist.

Achtsames Prozessmanagement mit digitalen Tools

Workflow-Plattformen wie Flow360 können achtsames Prozessmanagement unterstützen, wenn sie richtig eingesetzt werden:

• Partizipative Prozessgestaltung: No-Code-Plattformen ermöglichen es Fachabteilungen, ihre Prozesse selbst zu gestalten statt „von oben" verordnet zu bekommen
• Transparenz: Digitale Workflows machen Prozesse sichtbar und nachvollziehbar
• Flexibilität: Prozesse können iterativ angepasst werden, basierend auf Feedback
• Entlastung: Automatisierung nimmt repetitive, ermüdende Tätigkeiten ab und schafft Raum für wertschöpfende Arbeit
• Dokumentation: Reflektierte Entscheidungen und Prozessänderungen werden nachvollziehbar dokumentiert

Entscheidend ist die Haltung: Wird die Plattform genutzt, um Menschen zu kontrollieren und maximal zu beschleunigen? Oder um ihnen repetitive Aufgaben abzunehmen und sinnvolle Arbeit zu ermöglichen?

Achtsames Prozessmanagement verbindet das Beste aus beiden Welten: Die Klarheit und Effizienz des Lean Management mit der Reflexion, Empathie und Nachhaltigkeit achtsamer Führung.