Onboarding-Prozess

Der Onboarding-Prozess umfasst alle Maßnahmen und Aufgaben, die bei der Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters anfallen – vom ersten Tag bis zur vollständigen Integration in das Team und die Unternehmensabläufe.

Ein strukturiertes Onboarding sorgt dafür, dass neue Mitarbeiter schnell produktiv werden, sich willkommen fühlen und langfristig an das Unternehmen gebunden werden.

Ein typischer Onboarding-Prozess erstreckt sich über mehrere Wochen und involviert verschiedene Abteilungen: Die IT richtet Arbeitsplatz, E-Mail-Konto und Systemzugänge ein. Die Personalabteilung übergibt Vertragsunterlagen und koordiniert Pflichtschulungen. Der Vorgesetzte plant Einarbeitungsgespräche und stellt den Einarbeitungsplan zusammen. Die Fachabteilung organisiert fachliche Einweisungen. Und die Verwaltung kümmert sich um Schlüssel, Parkplatz und Firmenausweis.

Ohne digitale Steuerung ist dieser Prozess fehleranfällig: Aufgaben werden vergessen, Zugänge sind am ersten Tag nicht eingerichtet, Schulungen werden nicht terminiert. Das frustriert den neuen Mitarbeiter und hinterlässt einen schlechten ersten Eindruck. Studien belegen, dass ein schlechtes Onboarding die Fluktuation in der Probezeit signifikant erhöht.

Ein digitaler Onboarding-Workflow automatisiert die Koordination aller Beteiligten: Aufgaben werden automatisch generiert und zugewiesen, Fristen überwacht, Checklisten abgearbeitet und der Fortschritt in einem Dashboard visualisiert. Bedingte Logik passt den Workflow an die jeweilige Position an – ein IT-Mitarbeiter benötigt andere Einrichtungen als ein Vertriebsmitarbeiter.

Flow360 bietet die Möglichkeit, den gesamten Onboarding-Prozess als Workflow abzubilden, mit individuellen Checklisten, automatischen Benachrichtigungen und abteilungsübergreifender Aufgabenkoordination.

Arbeitsplatz einrichten – Checkliste für einen professionellen Start

Die Einrichtung des Arbeitsplatzes ist ein zentraler Bestandteil des Onboarding-Prozesses. Eine strukturierte Checkliste zur Arbeitsplatz-Einrichtung stellt sicher, dass der neue Mitarbeiter vom ersten Tag an vollständig ausgestattet ist und produktiv arbeiten kann.

IT-Ausstattung und technische Infrastruktur

Die IT-Abteilung muss eine Vielzahl von Aufgaben koordinieren, damit der Arbeitsplatz funktionsfähig ist:

Hardware bereitstellen: Laptop oder Desktop-PC, Monitor(e), Tastatur, Maus, Dockingstation
Mobilgeräte: Diensthandy, Tablet (falls erforderlich)
Peripherie: Headset, Webcam, Drucker-Zugang
Netzwerkzugang: LAN/WLAN-Konfiguration, VPN-Zugang
E-Mail-Konto: Einrichtung des Postfachs, Signatur, Verteilerlisten
Softwarelizenzen: Office-Paket, Fachsoftware, CRM, ERP-Zugang
Systemzugänge: Active Directory, Cloud-Dienste, Projektmanagement-Tools
Schulung: Einweisung in IT-Richtlinien, Passwortregeln, Datenschutz

Mit einer digitalen Checkliste können IT-Mitarbeiter jeden Punkt systematisch abarbeiten, den Status dokumentieren und bei Problemen direkt Rückmeldung geben.

Physischer Arbeitsplatz und Büroausstattung

Neben der IT-Ausstattung muss auch der physische Arbeitsplatz vorbereitet werden:

Schreibtisch und ergonomischer Bürostuhl: Höhenverstellbar und auf den Mitarbeiter angepasst
Büromaterial: Notizblöcke, Stifte, Locher, Tacker, Ordner
Telefon: Festnetzanschluss mit Durchwahl, Voicemail-Einrichtung
Namensschild: Am Schreibtisch und ggf. am Büro
Garderobe und persönlicher Stauraum: Spind oder Schrank
Beleuchtung und Ergonomie: Schreibtischlampe, Fußstütze, Monitorarm

Zugang und Sicherheit

Der neue Mitarbeiter benötigt physischen Zugang zu den Unternehmensräumen:

Zutrittskarten und Schlüssel: Gebäudezugang, Büroschlüssel, Schließfächer
Parkplatz oder Fahrradstellplatz: Zuweisung und Kennzeichnung
Sicherheitsunterweisung: Fluchtwege, Notausgänge, Brandschutz
Datenschutz und IT-Sicherheit: Schulung zu DSGVO, Umgang mit vertraulichen Daten
Betriebsausweis: Foto, Ausstellung, Aushändigung

Organisatorische und administrative Aufgaben

Parallel zur technischen Einrichtung sind administrative Schritte notwendig:

Visitenkarten: Bestellung mit korrekten Kontaktdaten
E-Mail-Signatur: Vorlage mit Corporate Design
Telefonverzeichnis: Eintrag in interne und externe Verzeichnisse
Organigramm: Aufnahme in die Organisationsstruktur
Zuordnung zu Teams und Projekten: Einladung zu relevanten Meetings, Chat-Gruppen, Projektordnern

Fachliche Einarbeitung

Neben der technischen Ausstattung muss der neue Mitarbeiter fachlich integriert werden:

Einarbeitungsplan: Zeitplan mit Schulungen, Einweisungen, Meetings
Zugang zu Wissensdatenbanken: Intranet, Wiki, Prozessdokumentationen
Schulungen: Produktschulungen, Prozesstrainings, Software-Workshops
Mentor oder Pate: Ansprechpartner für Fragen in den ersten Wochen

Digitale Checkliste für die Arbeitsplatz-Einrichtung

Eine digitale Checkliste zur Arbeitsplatz-Einrichtung bringt alle beteiligten Abteilungen zusammen und sorgt für reibungslose Koordination:

Automatische Aufgabenzuweisung: IT, HR, Facility Management und Fachbereich erhalten ihre spezifischen Aufgaben
Statusverfolgung in Echtzeit: Alle Beteiligten sehen, was bereits erledigt ist und was noch fehlt
Erinnerungen und Eskalationen: Automatische Benachrichtigungen bei Verzögerungen
Dokumentation: Nachvollziehbare Protokollierung aller Schritte
Individualisierung: Checkliste passt sich je nach Position, Abteilung und Standort an

Mit einer Workflow-Plattform wie Flow360 wird die Arbeitsplatz-Einrichtung zu einem koordinierten, transparenten Prozess – kein Punkt wird vergessen, alle Aufgaben sind klar zugeordnet, und der neue Mitarbeiter erlebt einen professionellen, gut organisierten Start im Unternehmen.