Prozessautomatisierung
Prozessautomatisierung bezeichnet den Einsatz von Technologie, um manuelle, repetitive Aufgaben und Geschäftsprozesse ohne menschliches Eingreifen ablaufen zu lassen – für höhere Effizienz, geringere Fehlerquoten und schnellere Durchlaufzeiten.
Prozessautomatisierung ist der Einsatz von Software und Technologie, um Geschäftsprozesse ganz oder teilweise ohne manuelles Eingreifen auszuführen. Aufgaben, die bisher von Menschen erledigt wurden – Daten übertragen, Formulare prüfen, Benachrichtigungen versenden, Dokumente ablegen – werden von Systemen übernommen. Menschen konzentrieren sich auf wertschöpfende, kreative und strategische Tätigkeiten.
Automatisierung kann unterschiedliche Ausprägungen haben:
Teilautomatisierung: Einzelne Prozessschritte werden automatisiert, während andere manuell bleiben. Beispiel: Rechnungseingang wird automatisch erfasst und klassifiziert, die Freigabe erfolgt manuell.
End-to-End-Automatisierung: Der gesamte Prozess läuft automatisch ab, von Auslöser bis Abschluss. Beispiel: Bestellanforderung unter bestimmtem Wert wird automatisch geprüft, freigegeben, an Lieferanten übermittelt und im ERP gebucht.
Regelbasierte Automatisierung: Basiert auf definierten „Wenn-Dann"-Regeln. Einfach umzusetzen, aber unflexibel bei Ausnahmen.
KI-gestützte Automatisierung: Nutzt Machine Learning und KI, um auch unstrukturierte Daten zu verarbeiten und kontextbasierte Entscheidungen zu treffen. Beispiel: Intelligente Dokumentenverarbeitung.
Vorteile der Prozessautomatisierung
- Effizienz: Schnellere Durchlaufzeiten, keine Wartezeiten, 24/7-Verfügbarkeit
- Qualität: Weniger menschliche Fehler, konsistente Ausführung
- Kosten: Reduzierter Personalaufwand für Routinetätigkeiten
- Transparenz: Automatisch protokollierte Prozessschritte
- Skalierbarkeit: Volumen kann ohne proportionale Kostensteigerung wachsen
Herausforderungen: Nicht alle Prozesse eignen sich für Automatisierung. Hochgradig variable, kreative oder urteilsbasierte Tätigkeiten bleiben menschlich. Entscheidend ist, die richtigen Prozesse zu wählen – standardisiert, repetitiv, regelbasiert, volumenreich.
Workflow-Plattformen wie Flow360 ermöglichen Prozessautomatisierung ohne umfangreiche Programmierung. Per Low-Code/No-Code können Fachabteilungen Workflows gestalten, Automatisierungsregeln definieren und Systeme integrieren. So wird Automatisierung vom IT-Großprojekt zum agilen Verbesserungshebel – schnell, flexibel und wirtschaftlich.
Prozessanalyse
Prozessanalyse ist die systematische Untersuchung von Geschäftsprozessen, um Schwachstellen, Engpässe, Verschwendung und Optimierungspotenziale zu identifizieren – Grundlage jeder Prozessverbesserung.
Prozessdigitalisierung
Prozessdigitalisierung bezeichnet die Umwandlung papierbasierter, manueller oder medienbruchbehafteter Geschäftsabläufe in durchgängig digitale, softwaregestützte Workflows.