Prozessdigitalisierung

Ziel ist es, analoge Prozessschritte wie handschriftliche Formulare, physische Unterschriften, Aktenordner und manuelle Weiterleitungen durch digitale Äquivalente zu ersetzen und dabei gleichzeitig Optimierungspotenziale zu heben.

Prozessdigitalisierung geht über die bloße Übertragung bestehender Abläufe in digitale Form hinaus. Wer einen Papierformularprozess einfach als PDF-Formular nachbaut, hat noch nicht digitalisiert, sondern nur das Medium gewechselt. Echte Prozessdigitalisierung hinterfragt den bestehenden Ablauf: Welche Schritte sind tatsächlich notwendig? Wo können Automatisierungen menschliche Eingriffe ersetzen? Welche Daten werden mehrfach erfasst und könnten einmalig eingegeben und weitergereicht werden?

Typische Digitalisierungskandidaten im Mittelstand sind Freigabeprozesse, Antragsverfahren, Prüf- und Qualitätsprotokolle, Eingangsrechnungsverarbeitung, Personalverwaltungsprozesse und Kundenanfragen. Diese Prozesse zeichnen sich durch hohe Wiederholungsfrequenz, klare Regeln und mehrere beteiligte Personen aus – ideale Voraussetzungen für die Automatisierung.

Die Einführung erfolgt idealerweise schrittweise: Zunächst werden ein oder zwei Prozesse mit schnellem Sichtbarkeitseffekt digitalisiert, um Erfahrungen zu sammeln und Akzeptanz zu schaffen. Anschließend werden weitere Prozesse nach und nach in die Plattform überführt.

No-Code-Workflow-Plattformen wie Flow360 machen Prozessdigitalisierung auch ohne IT-Projekt realisierbar: Fachabteilungen können ihre Prozesse eigenständig in digitale Workflows überführen, testen und produktiv schalten. Das senkt die Einstiegshürde erheblich und beschleunigt die digitale Transformation im Mittelstand.

Abgrenzung: Digitalisierung vs. Digitale Transformation

Die Begriffe Digitalisierung und Digitale Transformation werden häufig synonym verwendet, bezeichnen jedoch unterschiedliche Ebenen organisatorischer Veränderung. Ein klares Verständnis dieser Abgrenzung hilft Unternehmen, ihre Digitalisierungsinitiativen strategisch richtig einzuordnen.

Was ist Digitalisierung?

Digitalisierung bezeichnet die Umwandlung analoger Informationen und Prozesse in digitale Formate. Es geht um die technische Übertragung:

• Datendigitalisierung: Papierdokumente werden gescannt und als PDF gespeichert
• Prozessdigitalisierung: Manuelle Abläufe werden durch softwaregestützte Workflows ersetzt
• Kommunikationsdigitalisierung: E-Mail ersetzt Papierpost, digitale Formulare ersetzen Papierformulare

Digitalisierung ist primär eine operative Verbesserung bestehender Prozesse. Der Prozess selbst bleibt im Kern unverändert – er wird lediglich effizienter, schneller und transparenter ausgeführt. Ein Urlaubsantrag wird weiterhin gestellt, geprüft und genehmigt – nur eben digital statt auf Papier.

Typische Ziele der Digitalisierung:

• Effizienzsteigerung durch Automatisierung
• Reduktion von Medienbrüchen
• Transparenz und Nachvollziehbarkeit
• Kostensenkung durch Wegfall manueller Tätigkeiten

Was ist Digitale Transformation?

Digitale Transformation geht weit über die Digitalisierung hinaus. Sie bezeichnet die grundlegende Veränderung von Geschäftsmodellen, Arbeitsweisen und Kundenbeziehungen durch den Einsatz digitaler Technologien.

Digitale Transformation hinterfragt nicht nur das „Wie", sondern auch das „Was" und „Warum":

• Geschäftsmodell-Innovation: Netflix transformierte das Videogeschäft von physischen Verleihshops zu Streaming-Plattformen – das ist keine Digitalisierung bestehender Prozesse, sondern ein völlig neues Geschäftsmodell
• Kundenerlebnis: Unternehmen schaffen neue digitale Touchpoints und personalisierte Customer Journeys
• Datengetriebene Entscheidungen: Statt Bauchgefühl dominieren Analytics, KI und Predictive Models
• Plattform-Ökosysteme: Vom linearen Wertschöpfungsprozess zum vernetzten Ökosystem mit Partnern, Kunden und Lieferanten
• Kulturwandel: Agile Arbeitsweisen, selbstorganisierte Teams, kontinuierliches Lernen

Typische Merkmale digitaler Transformation:

• Schaffung neuer digitaler Produkte oder Services
• Veränderung der Wertschöpfungskette
• Neue Formen der Kundeninteraktion und -bindung
• Datenbasierte Entscheidungsfindung wird zur Norm
• Unternehmenskultur und Führungsverständnis ändern sich

Der entscheidende Unterschied

Digitalisierung als Grundlage für Transformation

Wichtig: Digitalisierung und Digitale Transformation schließen sich nicht aus – im Gegenteil. Digitalisierung ist oft die notwendige Grundlage für die digitale Transformation.

Ein Unternehmen, das seine operativen Prozesse nicht digitalisiert hat, wird schwer in der Lage sein, datengetriebene Geschäftsmodelle zu entwickeln. Wer keine digitalen Kundeninteraktionen hat, kann keine Customer Journey Analytics betreiben. Prozessdigitalisierung schafft die Datenbasis, Transparenz und Agilität, die für weitergehende Transformationsinitiativen erforderlich sind.

Praktische Einordnung für den Mittelstand

Mittelständische Unternehmen sollten beide Ebenen parallel adressieren:

1. Kurzfristig: Digitalisierung operativer Prozesse

   • Schnelle Erfolge, spürbare Effizienzgewinne
   • Schaffung digitaler Grundlagen (Daten, Workflows, Tools)
   • Kulturelle Vorbereitung auf digitale Arbeitsweisen

2. Mittelfristig: Strategische digitale Transformation

   • Hinterfragen bestehender Geschäftsmodelle
   • Entwicklung digitaler Services oder Plattformen
   • Aufbau datengetriebener Entscheidungsstrukturen

Der Weg führt typischerweise von der Prozessdigitalisierung zur digitalen Transformation – aber beide Ebenen müssen bewusst gestaltet werden, um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben.