Prozessinstanz
Eine Prozessinstanz ist ein einzelner, konkreter Durchlauf eines definierten Workflow-Modells mit spezifischen Daten, Beteiligten und Zeitstempeln.
Während das Workflow-Modell den allgemeinen Ablauf beschreibt – etwa „Urlaubsantrag - Mitarbeiter stellt Antrag → Vorgesetzter genehmigt → HR wird informiert" –, ist die Prozessinstanz die tatsächliche Ausführung dieses Modells für einen bestimmten Fall.
Überblick und Funktionsweise
Das Konzept der Prozessinstanz ist zentral für das Workflow-Management, weil es die Brücke zwischen dem abstrakten Prozessmodell und der konkreten Geschäftsrealität schlägt. Jede Prozessinstanz hat einen eigenen Lebenszyklus: Sie wird initiiert, durchläuft verschiedene Zustände (in Bearbeitung, wartend auf Genehmigung, genehmigt, abgelehnt), und wird schließlich abgeschlossen oder abgebrochen.
Weitere Aspekte
Für die Prozessüberwachung und -analyse sind Prozessinstanzen die grundlegende Auswertungseinheit. Manager können sich einen Überblick über alle laufenden Instanzen verschaffen, nach Status filtern, überfällige Instanzen identifizieren und bei Bedarf in einzelne Instanzen hineinschauen, um den genauen Bearbeitungsstand zu sehen. Über die Aggregation vieler Instanzen lassen sich Kennzahlen wie durchschnittliche Durchlaufzeit, Fehlerquote oder Prozessvolumen ermitteln.
Weitere Aspekte
Workflow-Plattformen wie Flow360 verwalten Prozessinstanzen automatisch und bieten Dashboards, in denen alle laufenden und abgeschlossenen Instanzen übersichtlich dargestellt werden. Jede Instanz ist vollständig im Audit Trail dokumentiert und kann jederzeit nachvollzogen werden.
Prozessdigitalisierung
Prozessdigitalisierung bezeichnet die Umwandlung papierbasierter, manueller oder medienbruchbehafteter Geschäftsabläufe in durchgängig digitale, softwaregestützte Workflows.
Prozesslandkarte
Eine Prozesslandkarte ist eine visuelle Übersicht aller Geschäftsprozesse eines Unternehmens, gegliedert nach ihrer Funktion und ihrem Beitrag zur Wertschöpfung.