Prozessreife (Process Maturity)

Prozessreife – im Englischen Process Maturity – beschreibt den Entwicklungsstand der Prozessorganisation eines Unternehmens.

Reifegradmodelle bewerten, wie systematisch, standardisiert und optimiert Geschäftsprozesse gestaltet sind, und geben Orientierung für den Weg zu einer höheren Prozessreife.

Das bekannteste Reifegradmodell ist das Capability Maturity Model (CMM) mit fünf Stufen: Stufe 1 (Initial) – Prozesse sind ad hoc und chaotisch, Ergebnisse hängen von Einzelpersonen ab. Stufe 2 (Managed) – Grundlegende Prozesse sind definiert und werden projekt- oder fallbezogen gesteuert. Stufe 3 (Defined) – Prozesse sind unternehmensweit standardisiert und dokumentiert. Stufe 4 (Quantitatively Managed) – Prozesse werden mithilfe von Kennzahlen gesteuert und überwacht. Stufe 5 (Optimizing) – Prozesse werden kontinuierlich und systematisch verbessert.

Für die Einführung einer Workflow-Plattform ist die Einschätzung der eigenen Prozessreife hilfreich: Unternehmen auf Stufe 1 profitieren am meisten von der Standardisierung durch Workflow-Management, sollten aber mit einfachen Prozessen beginnen. Unternehmen auf Stufe 2 oder 3 können bestehende Prozessdefinitionen direkt in Workflows überführen. Und Unternehmen auf Stufe 4 oder 5 nutzen die Analysefähigkeiten der Plattform für datengestützte Optimierung.

Workflow-Plattformen wie Flow360 unterstützen Unternehmen auf jeder Reifestufe: Sie bieten einfache Einstiegsmöglichkeiten für die erste Standardisierung, leistungsfähige Modellierungswerkzeuge für komplexe Prozesse und integrierte Analysefunktionen für die kontinuierliche Verbesserung. Die Plattform wächst mit der Prozessreife des Unternehmens.

Agiles Geschäftsprozessmanagement – Flexibilität und Iteration

Traditionelles Geschäftsprozessmanagement folgt einem strukturierten, sequenziellen Ansatz: Prozesse werden detailliert analysiert, modelliert, dokumentiert und dann umgesetzt. Änderungen erfordern einen formalen Change-Prozess. Agiles Geschäftsprozessmanagement wendet die Prinzipien agiler Methoden auf das Prozessmanagement an und ermöglicht schnellere Anpassungen, iterative Verbesserungen und eine höhere Reaktionsfähigkeit auf Veränderungen.

Was ist agiles Geschäftsprozessmanagement?

Agiles Geschäftsprozessmanagement kombiniert die Struktur des klassischen Prozessmanagements mit der Flexibilität agiler Arbeitsweisen. Kernmerkmale sind:

Iterative Prozessentwicklung: Prozesse werden nicht in einem großen Wurf perfektioniert, sondern in kurzen Zyklen entwickelt, getestet und verbessert
Schnelle Umsetzung: Statt monatelanger Analysephasen werden erste Prozessversionen rasch produktiv gesetzt
Kontinuierliche Anpassung: Prozesse werden regelmäßig auf Basis von Feedback und KPIs optimiert
Crossfunktionale Teams: Prozessbeteiligte aus verschiedenen Abteilungen arbeiten gemeinsam an der Prozessgestaltung
Nutzenorientierung: Fokus auf schnelle, messbare Mehrwerte statt vollständiger Perfektion
Transparenz und Feedback: Prozessleistung wird transparent gemacht, Verbesserungsvorschläge aktiv eingeholt

Unterschiede zum klassischen Prozessmanagement

Aspekt	Klassisches PM	Agiles PM
Vorgehen	Sequenziell (Analyse → Design → Implementierung)	Iterativ (Build → Measure → Learn)
Zeitrahmen	Monate bis Jahre	Wochen bis Monate (Sprints)
Dokumentation	Umfassend und formal	Schlank, nur notwendige Dokumentation
Änderungen	Formal über Change Management	Flexibel und kontinuierlich
Fokus	Prozessstabilität und Compliance	Anpassungsfähigkeit und Innovation
Steuerung	Top-down, zentrale Prozessabteilung	Bottom-up, dezentrale Prozessteams

Aufbau Prozessmanagement – agil und systematisch

Der Aufbau eines Prozessmanagement-Systems nach agilen Prinzipien erfolgt in iterativen Schritten:

Phase 1: Quick Wins identifizieren (Sprint 1-2)

Statt einer umfassenden Prozesslandkarte werden zunächst 2-3 Prozesse identifiziert, die:

Hohen Impact haben (Häufigkeit, Kosten, Kundenrelevanz)
Schnell digitalisierbar sind
Breite Akzeptanz bei Beteiligten finden

Diese Prozesse werden als Minimum Viable Process (MVP) modelliert und umgesetzt.

Phase 2: Lernen und Anpassen (Sprint 3-4)

Nach der Einführung wird der Prozess in der Praxis beobachtet:

Welche Schritte funktionieren gut, welche nicht?
Wo gibt es Verzögerungen oder Fehlerquellen?
Was sagen die Nutzer?

Basierend auf diesem Feedback wird der Prozess iterativ verbessert.

Phase 3: Skalierung (Sprint 5+)

Erfolgreiche Prozesse werden schrittweise auf weitere Bereiche ausgeweitet:

Ähnliche Prozesse in anderen Abteilungen
Vor- und nachgelagerte Prozesse
Komplexere Varianten

Dabei wird kontinuierlich dokumentiert, was funktioniert und was nicht – eine lebende Wissensdatenbank entsteht.

Agile Methoden im Prozessmanagement

Konkrete agile Praktiken, die im Prozessmanagement angewendet werden können:

1. Prozess-Sprints

2-4 Wochen fokussierte Arbeit an einem Prozess
Sprint Planning: Was soll erreicht werden?
Daily Standup: Kurze Abstimmung im Prozessteam
Sprint Review: Demonstration des Prozesses an echten Beispielen
Retrospektive: Was lief gut, was sollte verbessert werden?

2. Prozess-Backlog

Priorisierte Liste aller Prozessverbesserungen und -digitalisierungen
Regelmäßige Neubewertung nach Business Value und Aufwand
Transparenz über geplante Verbesserungen

3. Kanban für Prozessaufgaben

Visualisierung des Prozessverbesserungs-Workflows
Spalten: Idee → In Analyse → In Umsetzung → Testing → Produktiv
Limitierung paralleler Aufgaben (Work in Progress Limits)

4. Process Owner als Product Owner

Der Process Owner übernimmt die Rolle des Product Owners
Verantwortlich für Priorisierung und kontinuierliche Verbesserung
Direkte Zusammenarbeit mit Prozessnutzern

Vorteile agilen Geschäftsprozessmanagements

Schnellere Time-to-Value: Erste Prozessverbesserungen sind nach Wochen statt Monaten sichtbar
Höhere Nutzerakzeptanz: Betroffene werden zu Beteiligten, ihre Ideen fließen direkt ein
Bessere Anpassungsfähigkeit: Prozesse können flexibel auf veränderte Anforderungen reagieren
Kontinuierliche Verbesserung: Verbesserung wird zur Routine, nicht zum Projekt
Geringeres Risiko: Kleinere Änderungen reduzieren das Risiko von Fehlentwicklungen

Agiles Prozessmanagement mit Workflow-Plattformen

No-Code-Plattformen wie Flow360 sind ideal für agiles Geschäftsprozessmanagement:

Schnelle Prototypen: Prozesse können innerhalb von Stunden modelliert und getestet werden
Iterative Anpassung: Änderungen sind ohne IT-Projekt direkt umsetzbar
Echtzeit-Feedback: Prozessmetriken zeigen sofort, wie sich Änderungen auswirken
Versionierung: Frühere Prozessversionen bleiben nachvollziehbar
Dezentrale Prozessgestaltung: Fachabteilungen können ihre Prozesse eigenständig optimieren

Der Aufbau eines Prozessmanagements muss nicht langwierig und bürokratisch sein – mit agilen Prinzipien wird Prozessmanagement zu einem dynamischen, nutzerorientierten Werkzeug für kontinuierliche Verbesserung.