Rechnungsfreigabe
Die Rechnungsfreigabe ist der interne Genehmigungsprozess für eingehende Rechnungen, der die sachliche und rechnerische Prüfung, die Kontierung und die abschließende Freigabe zur Zahlung umfasst.
Er ist einer der häufigsten und wirtschaftlich bedeutsamsten Prozesse in Unternehmen – und gleichzeitig einer der Prozesse mit dem größten Automatisierungspotenzial.
Ablauf der Rechnungsfreigabe
Ein typischer Rechnungsfreigabeprozess umfasst mehrere Schritte: Die Rechnung geht ein (per Post, E-Mail oder elektronisch), wird erfasst und dem zuständigen Besteller zugeordnet. Der Besteller prüft die sachliche Richtigkeit – stimmen Menge, Qualität und Preis mit der Bestellung überein? Bei positiver Prüfung wird die Rechnung kontiert und an die nächste Genehmigungsstufe weitergeleitet. Je nach Rechnungshöhe können mehrere Genehmigungsstufen erforderlich sein. Nach der finalen Freigabe wird die Rechnung zur Zahlung an die Buchhaltung übergeben.
Probleme manueller Rechnungsbearbeitung
Manuell abgewickelt ist dieser Prozess zeitaufwändig, fehleranfällig und schwer nachvollziehbar. Rechnungen stapeln sich auf Schreibtischen, Genehmiger sind im Urlaub, Skonto-Fristen werden versäumt und Lieferanten beschweren sich über verspätete Zahlungen.
Digitaler Rechnungsfreigabe-Workflow
Ein digitaler Rechnungsfreigabe-Workflow löst diese Probleme: Rechnungen werden digital erfasst, automatisch dem richtigen Prüfer zugewiesen, über bedingte Logik durch die Genehmigungsstufen geroutet und mit Fristenüberwachung versehen. Stellvertreterregelungen greifen bei Abwesenheit, und der gesamte Prozess wird revisionssicher dokumentiert.
Rechnungsfreigabe mit Flow360
Flow360 bietet alle Bausteine für einen effizienten Rechnungsfreigabe-Workflow: digitale Formulare, mehrstufige Freigaben, bedingte Logik und automatische Benachrichtigungen. Skonto-Fristen werden eingehalten und Suchzeiten entfallen.
RACI-Matrix
Die RACI-Matrix ist ein Werkzeug zur eindeutigen Zuordnung von Verantwortlichkeiten für jeden Schritt eines Prozesses oder Projekts.
Rechte- und Rollenkonzept
Ein Rechte- und Rollenkonzept ist die strukturierte Zuweisung von Berechtigungen an Benutzer oder Benutzergruppen innerhalb eines IT-Systems oder einer Workflow-Plattform.