Rechte- und Rollenkonzept
Ein Rechte- und Rollenkonzept ist die strukturierte Zuweisung von Berechtigungen an Benutzer oder Benutzergruppen innerhalb eines IT-Systems oder einer Workflow-Plattform.
Es definiert, wer auf welche Daten zugreifen, welche Aktionen ausführen und welche Systembereiche einsehen darf. Ein durchdachtes Konzept ist grundlegend für Datensicherheit, Compliance und eine funktionale Aufgabentrennung.
Need-to-know-Prinzip und Rollendefinition
Das Grundprinzip folgt dem „Need-to-know"-Ansatz: Jeder Benutzer erhält nur die Berechtigungen, die er für seine Aufgaben tatsächlich benötigt – nicht mehr und nicht weniger. Anstatt Rechte pro Einzelperson zu vergeben, werden Rollen definiert, die typische Aufgabenprofile abbilden: etwa „Antragsteller", „Genehmiger", „Administrator" oder „Viewer". Jede Rolle ist mit spezifischen Berechtigungen verknüpft, und Benutzer werden einer oder mehreren Rollen zugeordnet.
Rechte- und Rollenkonzept im Workflow-Management
Im Kontext von Workflow-Management-Systemen regelt das Rechte- und Rollenkonzept unter anderem: Wer darf welche Workflows erstellen und bearbeiten? Wer kann bestimmte Formulardaten einsehen? Wer hat Genehmigungsbefugnis für welche Prozesse? Wer darf Dashboard-Daten analysieren? Und wer kann Systemeinstellungen verändern?
Bedeutung für Compliance und Sicherheit
Für die DSGVO-Compliance ist ein solches Konzept unerlässlich, da es sicherstellt, dass personenbezogene Daten nur von berechtigten Personen eingesehen werden. Auch für die interne Kontrolle ist es wichtig: Es verhindert Interessenkonflikte, indem beispielsweise dieselbe Person nicht gleichzeitig einen Antrag stellen und genehmigen kann.
Flow360 bietet ein granulares Rechte- und Rollenkonzept mit konfigurierbaren Benutzergruppen und Berechtigungen, das die Anforderungen mittelständischer Unternehmen an Sicherheit und Compliance zuverlässig erfüllt.
Rechnungsfreigabe
Die Rechnungsfreigabe ist der interne Genehmigungsprozess für eingehende Rechnungen, der die sachliche und rechnerische Prüfung, die Kontierung und die abschließende Freigabe zur Zahlung umfasst.
Regelbasierte Automatisierung
Regelbasierte Automatisierung bezeichnet die Automatisierung von Prozessschritten auf Basis vordefinierter Geschäftsregeln nach dem Wenn-Dann-Prinzip.