Reisekostenabrechnung

Dazu gehören Fahrt- und Flugkosten, Hotelübernachtungen, Verpflegungspauschalen, Taxifahrten, Parkgebühren und sonstige Auslagen. Der Prozess ist in vielen Unternehmen zeitaufwändig, unbeliebt und fehleranfällig – und bietet damit enormes Potenzial für die Workflow-Automatisierung.

Herausforderungen der manuellen Reisekostenabrechnung

Der klassische, nicht digitalisierte Ablauf sieht oft so aus: Der Mitarbeiter sammelt Belege in einem Umschlag, füllt nach der Reise ein Abrechnungsformular aus, heftet die Belege an und reicht alles beim Vorgesetzten zur Genehmigung ein. Dieser prüft, unterschreibt und leitet die Unterlagen an die Buchhaltung weiter, die die Beträge prüft, die Reise steuerlich bewertet und die Erstattung veranlasst. Dieser Prozess dauert häufig Wochen und ist für alle Beteiligten frustrierend.

Digitale Reisekostenabrechnung im Workflow

Ein digitaler Reisekostenworkflow beschleunigt und vereinfacht den Prozess erheblich: Belege werden per Smartphone fotografiert und direkt hochgeladen. Das digitale Formular berechnet Verpflegungspauschalen automatisch anhand der Reisedaten und gesetzlichen Sätze. Der Workflow routet die Abrechnung zur Genehmigung und weiter an die Buchhaltung. Alle Belege sind digital archiviert und revisionssicher dokumentiert.

Vorteile für den deutschen Mittelstand

Besonders im deutschen Mittelstand, wo das Reisekostenrecht komplex ist und die steuerliche Behandlung genau eingehalten werden muss, bietet ein standardisierter Workflow Sicherheit. Flow360 ermöglicht die Erstellung individueller Reisekostenworkflows mit automatischen Berechnungen, Belegupload und mehrstufiger Genehmigung.