Statusverfolgung
Statusverfolgung bezeichnet die Echtzeit-Überwachung des aktuellen Bearbeitungsstands von Workflows, Aufgaben und Vorgängen innerhalb eines Workflow-Management-Systems.
Sie beantwortet jederzeit die Frage - „Wo steht mein Vorgang gerade, wer bearbeitet ihn, und wann ist er voraussichtlich abgeschlossen?"
Überblick und Funktionsweise
In Unternehmen ohne digitale Statusverfolgung ist diese Frage oft nur durch aufwändige Rückfragen zu beantworten: E-Mails an den Bearbeiter, Anrufe bei der Fachabteilung oder manuelles Durchsuchen von Postfächern. Das kostet Zeit und erzeugt Frustration – sowohl beim Anfragenden als auch beim Bearbeiter, der seine Arbeit für Statusauskünfte unterbrechen muss.
Weitere Aspekte
Ein Workflow-Management-System macht den Status jedes Vorgangs automatisch sichtbar: Antragsteller können den Fortschritt ihres Antrags in Echtzeit verfolgen, ähnlich einer Paketverfolgung. Manager sehen auf einen Blick, wie viele Vorgänge in welchem Status sind, wo Staus entstehen und welche Aufgaben überfällig sind. Und Bearbeiter haben eine klare Übersicht über ihre offenen Aufgaben mit Prioritäten und Fälligkeiten.
Weitere Aspekte
Die Statusverfolgung umfasst typischerweise mehrere Ebenen: den Status einzelner Aufgaben (offen, in Bearbeitung, abgeschlossen), den Status des Gesamtworkflows (aktiv, wartend, eskaliert, abgeschlossen), die Verweildauer in jedem Status und historische Statusverläufe für die Nachvollziehbarkeit.
Weitere Aspekte
Flow360 bietet umfassende Statusverfolgung über Dashboards, individuelle Aufgabenlisten und automatische Benachrichtigungen. Jeder Beteiligte hat jederzeit den für ihn relevanten Überblick – ohne Rückfragen und ohne Wartezeiten.
SSO (Single Sign-On)
Single Sign-On (SSO) ist ein Authentifizierungsverfahren, bei dem sich Benutzer mit einer einzigen Anmeldung Zugang zu mehreren verbundenen Anwendungen und Systemen verschaffen, ohne sich bei jeder Anwendung separat anmelden zu müssen.
Stellvertreterregelung
Eine Stellvertreterregelung ist ein Mechanismus in einem Workflow-Management-System, der bei Abwesenheit eines Bearbeiters – etwa durch Urlaub, Krankheit oder Dienstreise – automatisch dafür sorgt, dass dessen Aufgaben und Genehmigungen an eine definierte Vertretung übergeben werden.