Stellvertreterregelung
Eine Stellvertreterregelung ist ein Mechanismus in einem Workflow-Management-System, der bei Abwesenheit eines Bearbeiters – etwa durch Urlaub, Krankheit oder Dienstreise – automatisch dafür sorgt, dass dessen Aufgaben und Genehmigungen an eine definierte Vertretung übergeben werden.
Ziel ist es, Workflow-Unterbrechungen zu vermeiden und die Durchlaufzeit auch bei Personalausfällen stabil zu halten.
Funktionsweise in der Praxis
Ohne digitale Stellvertreterregelung passiert in der Praxis häufig Folgendes: Ein Genehmiger geht in den Urlaub, vergisst aber, seine Outlook-Weiterleitung einzurichten. Anträge und Freigabeanforderungen laufen ins Leere, Fristen werden überschritten, und Kollegen müssen mühsam herausfinden, an wen sie sich stattdessen wenden können.
Weitere Aspekte
In einem Workflow-System wird die Stellvertreterregelung zentral konfiguriert: Jeder Benutzer kann einen oder mehrere Stellvertreter definieren, die automatisch benachrichtigt werden, wenn ihm Aufgaben zugewiesen werden und er als abwesend markiert ist. Die Konfiguration kann dauerhaft hinterlegt oder für bestimmte Abwesenheitszeiträume aktiviert werden.
Weitere Aspekte
Fortgeschrittene Stellvertreterregelungen berücksichtigen zusätzlich die Berechtigungen: Der Stellvertreter erhält automatisch die notwendigen Zugriffsrechte, um die delegierten Aufgaben bearbeiten zu können, ohne dauerhaft erweiterte Berechtigungen zu benötigen. Nach Rückkehr des ursprünglichen Bearbeiters werden die temporären Rechte wieder entzogen.
Weitere Aspekte
Flow360 bietet integrierte Stellvertreterregelungen, die direkt mit der Benutzerverwaltung und den Workflow-Zuweisungen verknüpft sind. Unternehmen können so sicherstellen, dass ihre Geschäftsprozesse auch bei Abwesenheit einzelner Mitarbeiter reibungslos weiterlaufen.
Statusverfolgung
Statusverfolgung bezeichnet die Echtzeit-Überwachung des aktuellen Bearbeitungsstands von Workflows, Aufgaben und Vorgängen innerhalb eines Workflow-Management-Systems.
Swimlane-Diagramm
Ein Swimlane-Diagramm ist eine spezielle Form der Prozessvisualisierung, bei der der Workflow in parallele horizontale oder vertikale „Bahnen" (Lanes) unterteilt wird.