Swimlane-Diagramm
Ein Swimlane-Diagramm ist eine spezielle Form der Prozessvisualisierung, bei der der Workflow in parallele horizontale oder vertikale „Bahnen" (Lanes) unterteilt wird.
Jede Bahn repräsentiert eine verantwortliche Rolle, Abteilung oder ein System. Die Prozessschritte werden in der jeweiligen Bahn platziert, die für ihre Ausführung zuständig ist. So wird auf einen Blick sichtbar, wer welche Aufgabe übernimmt und wo Übergaben zwischen Beteiligten stattfinden.
Überblick und Funktionsweise
Der Name leitet sich von der Aufteilung eines Schwimmbeckens in Bahnen ab. Genau wie im Schwimmbad hat jeder Beteiligte seine eigene Bahn, in der er sich bewegt, und Übergaben finden dort statt, wo Prozessschritte die Bahngrenze überschreiten.
Weitere Aspekte
Swimlane-Diagramme sind besonders wertvoll für abteilungsübergreifende Prozesse, bei denen die Klärung von Verantwortlichkeiten und Schnittstellen entscheidend ist. Ein Einkaufsprozess beispielsweise durchläuft typischerweise die Fachabteilung (Bedarfsmeldung), den Einkauf (Angebotsvergleich), den Vorgesetzten (Freigabe), den Lieferanten (Lieferung) und die Buchhaltung (Rechnungsprüfung). Das Swimlane-Diagramm macht diese Übergaben explizit und hilft, Reibungsverluste an den Schnittstellen zu identifizieren.
Weitere Aspekte
In der Praxis werden Swimlane-Diagramme häufig als Vorstufe zur Workflow-Automatisierung erstellt: Sie dokumentieren den Soll-Prozess und dienen als Blaupause für die Konfiguration im Workflow-System. Jede Swimlane wird zu einer Rolle im System, und jeder Prozessschritt wird zu einem Workflow-Knoten.
Weitere Aspekte
Flow360 nutzt ein visuelles Drag-&-Drop-Konzept, das die Logik von Swimlane-Diagrammen in konfigurierbare Workflows überführt.
Stellvertreterregelung
Eine Stellvertreterregelung ist ein Mechanismus in einem Workflow-Management-System, der bei Abwesenheit eines Bearbeiters – etwa durch Urlaub, Krankheit oder Dienstreise – automatisch dafür sorgt, dass dessen Aufgaben und Genehmigungen an eine definierte Vertretung übergeben werden.
Template (Vorlage)
Ein Template – im Deutschen Vorlage – ist ein vorgefertigtes Muster für wiederkehrende Workflows, Formulare, E-Mails oder Dokumente, das die Erstellung neuer Prozesse beschleunigt und Konsistenz über alle Instanzen hinweg sicherstellt.