Template (Vorlage)
Ein Template – im Deutschen Vorlage – ist ein vorgefertigtes Muster für wiederkehrende Workflows, Formulare, E-Mails oder Dokumente, das die Erstellung neuer Prozesse beschleunigt und Konsistenz über alle Instanzen hinweg sicherstellt.
Anstatt jeden Workflow von Grund auf neu zu erstellen, wird ein bewährtes Template als Ausgangspunkt verwendet und bei Bedarf angepasst.
Template-Arten im Workflow-Management
Im Workflow-Management gibt es Templates auf verschiedenen Ebenen: Workflow-Templates definieren den gesamten Prozessablauf – etwa eine Vorlage für den Urlaubsantragsprozess mit allen Schritten, Rollen und Regeln. Formular-Templates liefern vorgefertigte Eingabemasken für häufige Anwendungsfälle. E-Mail-Templates standardisieren die Kommunikation innerhalb von Workflows – Genehmigungsbenachrichtigungen, Erinnerungen oder Ablehnungsmitteilungen. Und Dokumenten-Templates erzeugen automatisch formatierte PDF-Reports aus Workflow-Daten.
Vorteile von Workflow-Templates
Die Vorteile von Templates sind vielfältig: Schnellerer Start, weil nicht bei null begonnen werden muss. Höhere Qualität, weil Templates auf Best Practices und Erfahrungswerten basieren. Bessere Konsistenz, weil alle Instanzen demselben Muster folgen. Geringere Fehlerquote, weil bewährte Konfigurationen wiederverwendet werden. Und effizientere Governance, weil die IT zentrale Templates bereitstellen und pflegen kann.
Templates als Einstieg in die Workflow-Automatisierung
Für Unternehmen, die mit Workflow-Automatisierung beginnen, sind Templates ein idealer Einstiegspunkt: Statt wochenlang den perfekten Workflow zu konzipieren, wird ein passendes Template ausgewählt, an die eigenen Bedürfnisse angepasst und produktiv geschaltet. Flow360 bietet eine Vorlagen-Bibliothek mit Templates für die häufigsten Geschäftsprozesse im Mittelstand.
Swimlane-Diagramm
Ein Swimlane-Diagramm ist eine spezielle Form der Prozessvisualisierung, bei der der Workflow in parallele horizontale oder vertikale „Bahnen" (Lanes) unterteilt wird.
Ticketsystem
Ein Ticketsystem ist eine Softwarelösung zur systematischen Erfassung, Kategorisierung, Zuweisung und Nachverfolgung von Anfragen, Störungen oder Aufgaben.