Urlaubsantrag digital

Der digitale Urlaubsantrag ist die elektronische Abbildung des gesamten Urlaubsgenehmigungsprozesses – vom Antrag des Mitarbeiters über die Prüfung und Genehmigung durch den Vorgesetzten bis zur Aktualisierung der Personalakte und des Abwesenheitskalenders.

Er ist einer der häufigsten Einstiegsprozesse für die Workflow-Automatisierung im Mittelstand, weil er jeden Mitarbeiter betrifft, einfach zu verstehen ist und schnell sichtbare Ergebnisse liefert.

Probleme des traditionellen Urlaubsantrags

Der traditionelle Prozess sieht in vielen Unternehmen noch so aus: Der Mitarbeiter druckt ein Formular aus, füllt es von Hand aus, gibt es dem Vorgesetzten zur Unterschrift, dieser leitet es an die Personalabteilung weiter, die den Urlaub im System einträgt. Bei Abwesenheit des Vorgesetzten bleibt der Antrag liegen. Bei Überschneidungen mit Kollegen fehlt der Überblick. Und der Mitarbeiter weiß oft tagelang nicht, ob sein Antrag genehmigt wurde.

Digitaler Urlaubsantrag im Workflow

Ein digitaler Urlaubsworkflow beseitigt all diese Schwachstellen: Der Antrag wird über ein Online-Formular gestellt, in dem der gewünschte Zeitraum und die Urlaubsart angegeben werden. Das System prüft automatisch den Resturlaubsanspruch und zeigt Überschneidungen mit Teamkollegen an. Der Vorgesetzte erhält eine automatische Benachrichtigung und kann den Antrag mit einem Klick genehmigen – auch mobil. Nach der Genehmigung werden Abwesenheitskalender, Personalakte und gegebenenfalls Stellvertreterregelungen automatisch aktualisiert.