Vertragsverwaltung
Vertragsverwaltung umfasst die digitale Erfassung, Überwachung und Verwaltung aller Verträge eines Unternehmens – von Lieferantenverträgen über Mietverträge und Wartungsvereinbarungen bis hin zu Arbeitsverträgen und Versicherungspolicen.
Ziel ist es, den Überblick über Vertragsinhalte, Laufzeiten, Kündigungsfristen und Konditionen zu behalten und vertragliche Verpflichtungen zuverlässig einzuhalten.
Einsatzfelder und Anwendungen
In vielen mittelständischen Unternehmen werden Verträge noch in Aktenordnern, auf Netzlaufwerken oder in den E-Mail-Archiven einzelner Mitarbeiter verwaltet. Das führt zu typischen Problemen: Verträge verlängern sich ungewollt automatisch, weil Kündigungsfristen verpasst werden. Bessere Konditionen werden nicht ausgehandelt, weil Vertragsinhalte nicht regelmäßig überprüft werden. Und bei Personalwechseln geht Wissen über bestehende Vereinbarungen verloren.
Digitale Umsetzung
Ein digitaler Vertragsverwaltungsworkflow löst diese Probleme systematisch: Alle Verträge werden zentral erfasst und mit Metadaten wie Vertragspartner, Laufzeit, Kündigungsfrist, Vertragswert und Ansprechpartner versehen. Automatische Fristenüberwachung erinnert rechtzeitig vor Ablauf von Kündigungsfristen. Workflow-basierte Genehmigungsprozesse stellen sicher, dass neue Verträge und Vertragsänderungen die richtigen Freigabestufen durchlaufen. Und ein lückenloser Audit Trail dokumentiert den gesamten Vertragslebenszyklus.
Weitere Aspekte
Flow360 bietet die Möglichkeit, Vertragsverwaltungsprozesse als Workflows abzubilden, mit automatischer Fristenüberwachung, Benachrichtigungsregeln für anstehende Verlängerungen oder Kündigungen und der zentralen Speicherung aller vertragsbezogenen Dokumente und Kommunikation. So wird Vertragsverwaltung vom Risikofaktor zum gesteuerten Prozess.
Versionierung
Versionierung bezeichnet die systematische Verwaltung unterschiedlicher Versionen von Workflows, Dokumenten, Formularen oder Konfigurationen.
Vier-Augen-Prinzip
Das Vier-Augen-Prinzip ist ein Kontrollmechanismus, bei dem wichtige Entscheidungen, Transaktionen oder Freigaben von mindestens zwei unabhängigen Personen geprüft und bestätigt werden müssen.