Vier-Augen-Prinzip
Das Vier-Augen-Prinzip ist ein Kontrollmechanismus, bei dem wichtige Entscheidungen, Transaktionen oder Freigaben von mindestens zwei unabhängigen Personen geprüft und bestätigt werden müssen.
Es dient der Fehlervermeidung, der Betrugsprävention und der Qualitätssicherung und ist in vielen Branchen – insbesondere im Finanzwesen, in der Pharmazie und im öffentlichen Sektor – regulatorisch vorgeschrieben.
Funktionsweise in der Praxis
In der Praxis wird das Vier-Augen-Prinzip häufig bei Zahlungsfreigaben, Vertragsunterschriften, Bestellgenehmigungen ab bestimmten Schwellenwerten, Qualitätsfreigaben und Änderungen an sensiblen Systemkonfigurationen angewendet. Die beiden Prüfer sollen dabei unterschiedliche Perspektiven einbringen: Der Antragsteller kennt den fachlichen Kontext, der Genehmiger bringt eine unabhängige Kontrollsicht ein.
Weitere Aspekte
In einem Workflow-Management-System lässt sich das Vier-Augen-Prinzip automatisch durchsetzen: Das System verhindert, dass dieselbe Person einen Vorgang sowohl einreicht als auch genehmigt. Genehmigungsstufen sind so konfiguriert, dass mindestens zwei verschiedene Benutzer ihre Zustimmung geben müssen. Und der Audit Trail dokumentiert, wer wann welche Entscheidung getroffen hat, sodass die Einhaltung des Vier-Augen-Prinzips jederzeit nachweisbar ist.
Weitere Aspekte
Für Unternehmen, die einer Wirtschaftsprüfung unterliegen oder branchenspezifische Compliance-Anforderungen erfüllen müssen, ist die systemseitige Durchsetzung des Vier-Augen-Prinzips ein wesentliches Argument für die Einführung einer Workflow-Plattform. Flow360 ermöglicht die Konfiguration mehrstufiger Freigaben mit Separierung der Bearbeiterrollen, sodass das Vier-Augen-Prinzip automatisch und nachweisbar eingehalten wird.
Vertragsverwaltung
Vertragsverwaltung umfasst die digitale Erfassung, Überwachung und Verwaltung aller Verträge eines Unternehmens – von Lieferantenverträgen über Mietverträge und Wartungsvereinbarungen bis hin zu Arbeitsverträgen und Versicherungspolicen.
Wartungsprotokoll
Ein Wartungsprotokoll ist die strukturierte Dokumentation durchgeführter Wartungs- und Instandhaltungsarbeiten an Maschinen, Anlagen, Gebäuden oder Fahrzeugen.