Wartungsprotokoll
Ein Wartungsprotokoll ist die strukturierte Dokumentation durchgeführter Wartungs- und Instandhaltungsarbeiten an Maschinen, Anlagen, Gebäuden oder Fahrzeugen.
Es erfasst, welche Arbeiten wann, von wem und mit welchem Ergebnis durchgeführt wurden, und dient als Nachweis für die ordnungsgemäße Instandhaltung – sowohl gegenüber internen Qualitätsanforderungen als auch gegenüber externen Prüfern und Behörden.
Funktionsweise in der Praxis
In der betrieblichen Praxis werden Wartungsprotokolle häufig noch auf Papier ausgefüllt – oft unter schwierigen Bedingungen wie in Produktionshallen, auf Baustellen oder bei Außendiensteinsätzen. Papierprotokolle gehen verloren, sind unleserlich, werden verspätet eingereicht und müssen aufwändig archiviert werden. Die nachträgliche Auswertung – etwa die Frage „Wann wurde Maschine X zuletzt gewartet?" – erfordert manuelles Durchsuchen von Aktenordnern.
Digitale Umsetzung
Ein digitales Wartungsprotokoll innerhalb eines Workflow-Systems löst diese Probleme umfassend: Techniker füllen das Protokoll auf Tablet oder Smartphone über ein digitales Formular aus – inklusive Fotos, Messwerten und digitaler Unterschrift. Das Protokoll wird automatisch der richtigen Anlage zugeordnet, im Audit Trail gespeichert und an die zuständigen Stellen weitergeleitet. Automatische Erinnerungen sorgen dafür, dass das nächste Wartungsintervall nicht vergessen wird. Und Dashboards zeigen den Wartungsstatus aller Anlagen auf einen Blick.
Weitere Aspekte
Flow360 eignet sich hervorragend für die Digitalisierung von Wartungsprotokollen, da es mobile Formulare, Foto-Upload, automatische Fristenüberwachung und PDF-Report-Generierung in einer Plattform vereint.
Vier-Augen-Prinzip
Das Vier-Augen-Prinzip ist ein Kontrollmechanismus, bei dem wichtige Entscheidungen, Transaktionen oder Freigaben von mindestens zwei unabhängigen Personen geprüft und bestätigt werden müssen.
Webhook
Ein Webhook ist ein ereignisgesteuerter Kommunikationsmechanismus, bei dem ein System automatisch Daten an ein anderes System sendet, sobald ein bestimmtes Ereignis eintritt.