Workflow-Management-System
Ein Workflow-Management-System (WfMS) ist eine Software-Plattform zur Modellierung, Ausführung, Überwachung und Optimierung von Geschäftsprozessen – das zentrale Werkzeug für digitale Prozessautomatisierung.
Ein Workflow-Management-System (WfMS oder WFMS) ist eine Softwarelösung, die es ermöglicht, Geschäftsprozesse zu definieren, zu automatisieren und zu steuern. Es orchestriert Aufgaben, leitet sie an die richtigen Bearbeiter weiter, triggert Systemaktionen, überwacht Fristen und dokumentiert jeden Schritt. Ein WfMS ist damit das technische Rückgrat für prozessorientierte Organisationen.
Überblick und Funktionsweise
Kernfunktionen eines Workflow-Management-Systems:
Weitere Aspekte
1. Prozessmodellierung: Visuelle Designer zur Gestaltung von Workflows – typischerweise mit Drag-&-Drop-Interfaces und Notationen wie BPMN.
Weitere Aspekte
2. Workflow-Engine: Die zentrale Ausführungsumgebung, die Workflows orchestriert, Regeln evaluiert, Aufgaben zuweist und Systemaktionen triggert.
Weitere Aspekte
3. Aufgabenmanagement: Arbeitslisten für Benutzer, Benachrichtigungen, Priorisierung, Stellvertreterregelungen.
Weitere Aspekte
4. Formular-Designer: Erstellung digitaler Formulare zur Datenerfassung – oft No-Code.
Weitere Aspekte
5. Integration: Schnittstellen (APIs, Webhooks) zu anderen Systemen wie ERP, CRM, DMS, E-Mail.
Weitere Aspekte
6. Monitoring & Analytics: Dashboards, KPIs, Prozessauswertungen zur Überwachung und Optimierung.
Weitere Aspekte
7. Rechte- und Rollenmanagement: Zugriffssteuerung, wer welche Workflows sehen und bearbeiten darf.
Weitere Aspekte
8. Audit Trail: Lückenlose Protokollierung aller Prozessschritte für Compliance und Nachvollziehbarkeit.
Weitere Aspekte
Workflow-Management-Systeme werden in verschiedenen Ausprägungen angeboten:
- On-Premise vs. Cloud (SaaS): Installation auf eigenen Servern oder cloudbasiert
- Low-Code vs. Code-basiert: Visuelle Konfiguration oder klassische Programmierung
- Generisch vs. branchenspezifisch: Universell einsetzbar oder auf bestimmte Branchen zugeschnitten
Einsatzfelder
Für mittelständische Unternehmen haben sich cloudbasierte, Low-Code-Lösungen durchgesetzt, da sie schnell einsatzbereit, skalierbar und kostengünstig sind – ohne Investitionen in Server, Lizenzen oder langwierige Implementierungsprojekte.
Digitale Umsetzung
Plattformen wie Flow360 repräsentieren die moderne Generation von Workflow-Management-Systemen: Cloud-nativ, No-Code/Low-Code, API-first, mobil, KI-unterstützt. Sie ermöglichen es Unternehmen, Prozesse in Tagen statt Monaten zu digitalisieren und kontinuierlich anzupassen – die Grundlage für agile, datengetriebene Organisationen.
Wertstromanalyse (Value Stream Mapping)
Die Wertstromanalyse – im Englischen Value Stream Mapping (VSM) – ist eine Methode aus dem Lean Management zur Visualisierung und Analyse aller Aktivitäten, die zur Erstellung eines Produkts oder einer Dienstleistung beitragen.
Zero Trust Security
Zero Trust Security ist ein IT-Sicherheitsmodell, das auf dem Prinzip „niemals vertrauen, immer überprüfen" basiert – jeder Zugriff wird authentifiziert, autorisiert und kontinuierlich validiert, unabhängig davon, ob er von intern oder extern kommt.