Auditmanagement Workflow
Umfassender Workflow für die Planung, Durchführung und Nachverfolgung von Audits in allen Unternehmensbereichen
Der Auditmanagement Workflow bietet eine strukturierte, systematische Vorgehensweise für die Planung, Durchführung und Nachverfolgung von Audits in verschiedenen Unternehmensbereichen. Diese digitalisierte Prozesslösung unterstützt Unternehmen dabei, ihre Qualitätsstandards zu sichern, Compliance-Anforderungen zu erfüllen und kontinuierliche Verbesserung zu fördern.
Workflow-Diagramm
Workflow-Überblick
Der Auditmanagement Workflow besteht aus mehreren aufeinanderfolgenden Phasen, die den kompletten Auditzyklus abbilden - von der initialen Planung bis zum abschließenden Reporting und Follow-up. Der Prozess ist darauf ausgelegt, verschiedene Unternehmensbereiche wie Produktion, IT, HR, Finance, Legal und Facilities zu berücksichtigen.
Planung
Erstellung des Jahresauditplans mit Definition der Ziele, Bereiche und Risikobewertungen. In dieser Phase werden strategische Entscheidungen getroffen und Ressourcen zugewiesen.
Schlüsselelemente
Festlegung von Auditverantwortlichen, Auditbereichen, Risikobewertung und strategischen Zielen
Vorbereitung
Detaillierte Vorbereitung einzelner Audits mit Checklisten, Dokumentenanforderungen und Gesprächsleitfäden für die ausgewählten Bereiche.
Bereichsspezifische Checklisten
Der Workflow enthält spezifische Vorlagen für die verschiedenen Unternehmensbereiche wie Produktion, IT, HR, Finance, Legal und Facilities
Durchführung
Ausführung des Audits mit Dokumentation aller Beobachtungen, Interviewergebnisse und Dokumentenprüfungen.
Dokumentation
Strukturierte Erfassung von Beweisen und Beobachtungen während des Audits
Feststellungen
Dokumentation und Bewertung der Auditfeststellungen mit entsprechenden Beweisen.
Bewertung
Klassifizierung der Feststellungen nach Schweregrad und Risikopotential
Maßnahmenmanagement
Erstellung eines Maßnahmenplans, Zuweisung von Verantwortlichkeiten und Verfolgung der Umsetzungsfristen.
Verantwortlichkeiten
Klare Zuweisung von Aufgaben mit Fristen und Ressourcenbedarf
Follow-up
Überprüfung der Maßnahmenumsetzung durch ein Follow-up-Audit.
Wirksamkeitsprüfung
Bewertung der umgesetzten Maßnahmen und ihrer Effektivität
Reporting
Erstellung des finalen Audit-Reports mit Zusammenfassung aller Ergebnisse und Freigabe durch autorisierte Personen.
Freigabeprozess
Mehrstufiger Freigabeprozess für den Jahresauditplan, Maßnahmenplan und den finalen Audit-Report
Detaillierte Workflow-Beschreibung
Jahresauditplan
Der Workflow beginnt mit der Erstellung eines Jahresauditplans, der die Grundlage für alle folgenden Auditaktivitäten bildet.
Auditvorbereitung
Nach Festlegung des Jahresplans folgt die detaillierte Vorbereitung der einzelnen Audits.
Ein verantwortlicher Auditleiter wird bestimmt und der konkrete Audittermin festgelegt. Diese Person trägt die Hauptverantwortung für das Audit.
Der Workflow bietet bereichsspezifische Checklisten, die als Leitfaden für die Durchführung dienen:
- Produktion: Maschinenwartung, Sicherheitsprotokolle, Qualitätskontrollen...
- IT: Sicherheitsrichtlinien, Datenschutz, Systemwartung...
- HR: Arbeitsverträge, Schulungsnachweise, Compliance mit Arbeitsrecht...
- Finance: Buchhaltungsdokumente, interne Kontrollen, Risikomanagement...
- Legal: Vertragsmanagement, Compliance, Datenschutz...
- Facilities: Gebäudewartung, Sicherheitsmaßnahmen, Energieeffizienz...
Eine Liste der benötigten Dokumente wird erstellt und ein Gesprächsleitfaden für Interviews mit Mitarbeitern vorbereitet, um die Effizienz des Audits zu maximieren.
Auditdurchführung
Die eigentliche Durchführung des Audits erfolgt anhand der vorbereiteten Unterlagen und Checklisten.
| Aktivität | Beschreibung |
|---|---|
| Dokumentation | Der Auditor dokumentiert das tatsächliche Durchführungsdatum und lädt das ausgefüllte Auditprotokoll hoch |
| Beobachtungen | Wichtige Beobachtungen während des Audits werden festgehalten |
| Interviews | Ergebnisse der Mitarbeiterinterviews werden zusammengefasst |
| Dokumentenprüfung | Die Ergebnisse der Prüfung der angeforderten Dokumente werden dokumentiert |
Feststellungen dokumentieren
Nach Abschluss der Auditdurchführung werden alle Feststellungen systematisch dokumentiert.
Wichtige Bestandteile
- Detaillierte Beschreibung der Auditfeststellungen
- Dokumentation der Beweise für jede Feststellung
- Bewertung der Schwere und Risikopotenziale
Maßnahmenplan erstellen
Auf Basis der Feststellungen wird ein umfassender Maßnahmenplan entwickelt.
Verantwortlichkeiten
Zuweisung von Verantwortlichen für die Maßnahmenumsetzung
Fristen
Festlegung von Fälligkeitsdaten für die Maßnahmenumsetzung
Ressourcen
Definition der benötigten Ressourcen für eine erfolgreiche Umsetzung
Verantwortliche zuweisen
Im nächsten Schritt werden die Maßnahmen konkreten Personen zugewiesen.
Aufgabenzuweisung
Den Verantwortlichen werden spezifische Aufgaben zugewiesen, einschließlich einer detaillierten Beschreibung und eventueller zusätzlicher Kommentare. Ihre Kontaktdaten werden erfasst, um eine direkte Kommunikation zu ermöglichen.
Fristenverfolgung
Die Umsetzung der Maßnahmen wird durch ein strukturiertes Fristensystem verfolgt.
Follow-up-Audit
Nach Ablauf der Umsetzungsfrist wird ein Follow-up-Audit durchgeführt.
Wirksamkeitsprüfung
Das Follow-up-Audit überprüft die Umsetzung und Wirksamkeit der vereinbarten Maßnahmen. Die Ergebnisse werden dokumentiert und bei Bedarf weitere Empfehlungen ausgesprochen.
Audit-Report-PDF
Zum Abschluss des Auditprozesses wird ein umfassender Report erstellt.
Der Audit-Report enthält eine Zusammenfassung aller Ergebnisse, Feststellungen, Maßnahmen und deren Umsetzungsstatus. Das fertige Dokument wird als PDF hochgeladen.
Der Audit-Report durchläuft einen mehrstufigen Freigabeprozess:
- Freigabe des Jahresauditplans
- Freigabe des Maßnahmenplans
- Freigabe des finalen Audit-Reports
Jeder dieser Schritte erfordert eine formelle Genehmigung durch autorisierte Personen.
Nach der finalen Freigabe wird der Report an alle relevanten Stakeholder verteilt und archiviert.
Anwendergruppen
Der Workflow ist für verschiedene Anwendergruppen konzipiert:
| Anwendergruppe | Rolle im Workflow |
|---|---|
| Auditverantwortliche | Erstellen den Jahresauditplan und koordinieren den gesamten Auditprozess |
| Auditoren | Führen die Audits durch und dokumentieren die Feststellungen |
| Bereichsverantwortliche | Werden in die Vorbereitung eingebunden und sind für die Maßnahmenumsetzung verantwortlich |
| Genehmiger | Prüfen und genehmigen den Auditplan, Maßnahmenplan und finalen Report |
| Management | Erhält den finalen Bericht und nutzt die Ergebnisse für strategische Entscheidungen |
Besondere Merkmale
Anwendungsbereiche
Der Auditmanagement Workflow eignet sich für verschiedene Audittypen:
Interne Audits
Zur Überprüfung und Verbesserung interner Prozesse und Systeme
Compliance-Audits
Zur Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Anforderungen
Lieferantenaudits
Zur Bewertung und Qualifizierung von Lieferanten
Systemaudits
Zur Überprüfung von Managementsystemen wie QMS, UMS oder ISMS
Prozessaudits
Zur Bewertung der Effektivität und Effizienz von Geschäftsprozessen
Vorteile des Workflows
- Standardisierung: Einheitlicher Prozess für alle Auditaktivitäten
- Transparenz: Klare Dokumentation aller Schritte und Ergebnisse
- Nachverfolgbarkeit: Lückenlose Verfolgung von Feststellungen bis zur Maßnahmenumsetzung
- Effizienz: Reduzierung manueller Arbeiten und Vermeidung von Medienbrüchen
- Qualitätssicherung: Mehrstufiger Freigabeprozess für wichtige Dok
Compliance und Recht
Richtlinien, Pflichten und rechtssichere Prozesse für Unternehmen verständlich und praxisnah erklärt.
Auskunftsanfrage DSGVO
Effizienter Workflow zur Bearbeitung von Auskunftsanfragen gemäß Art. 15 DSGVO mit systematischer Datensammlung, Konsolidierung und fristgerechter Beantwortung