Non-Disclosure Agreement
Optimiere deine NDA-Prozesse mit diesem digitalen Workflow für effiziente Verwaltung und rechtssichere Dokumentation von Geheimhaltungsvereinbarungen
Dieser Workflow ermöglicht die standardisierte, rechtssichere und effiziente Erstellung und Versendung von Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs) an potenzielle Geschäftspartner, Lieferanten oder Mitarbeiter. Der Prozess digitalisiert den gesamten Ablauf von der Ersterfassung der Empfängerdaten bis zum automatisierten Versand des personalisierten NDA-Dokuments.
Workflow-Diagramm
Vorteile für Ihr Unternehmen
Mit diesem Workflow für Geheimhaltungsvereinbarungen profitiert Ihr Unternehmen von:
- Rechtssicherheit durch standardisierte Dokumentation und Nachverfolgbarkeit
- Zeitersparnis von durchschnittlich 30-45 Minuten pro NDA-Vorgang
- Fehlerreduktion durch automatisierte Datenübernahme statt manueller Eingaben
- Compliance-Verbesserung durch einheitliche Prozesse und zentrale Dokumentation
- Beschleunigung der Geschäftsanbahnung durch schnellere NDA-Prozesse
Besonders wertvoll ist der Workflow für Rechtsabteilungen, Business Development und Einkauf, die regelmäßig mit externen Partnern vertrauliche Informationen austauschen.
Technische Implementierung
Der Workflow besteht aus vier Hauptkomponenten:
- Datenerfassungsformular mit 12 Feldern für Partner- und Kontaktdaten
- Dokumentengenerierung mittels Word-Vorlagen und dynamischer Textersetzung
- PDF-Konvertierung des finalen NDA-Dokuments
- Automatisierter E-Mail-Versand mit personalisiertem Betreff und Anrede
Die Template-Variablen werden aus dem Formular in die Word-Vorlage übernommen. Der Workflow verwendet Textvorlagenfelder, die mit den entsprechenden Formularfeldern verknüpft sind.
Hinweis: Die eigene NDA-Vorlage im Word-Format (.docx) muss mit den korrekten Textvorlagenfeldern befüllt und im Schritt "NDA-Vorlage" hinzugefügt werden.
Workflow Digitalisierung des NDA-Prozesses
Business Impact
Laut einer internen ROI-Analyse sparen Unternehmen mit diesem digitalisierten NDA-Workflow durchschnittlich 75% der Bearbeitungszeit pro Vorgang und reduzieren Compliance-Risiken um bis zu 60%. Bei 10 NDAs pro Monat entspricht dies einer jährlichen Zeitersparnis von etwa 90 Stunden.
NDA-Anfrage erfassen
Im ersten Schritt werden alle relevanten Informationen zum potenziellen Vertragspartner erfasst. Dies beinhaltet sowohl die Firmendaten als auch die Kontaktdaten des Ansprechpartners.
Nachdem alle Daten eingegeben wurden, werden diese für die Erstellung des NDA-Dokuments im nächsten Schritt verwendet.
NDA-Dokument generieren
In diesem Schritt wird das personalisierte NDA-Dokument auf Basis der zuvor erfassten Daten erstellt.
Experten-Tipp zur Standardisierung
Erstelle eine zentrale NDA-Vorlage mit allen gängigen Varianten (z.B. einseitig/gegenseitig, verschiedene Laufzeiten) als einzelne Textbausteine und nutze Optionsfelder, um die jeweils passenden Abschnitte im Dokument ein- oder auszublenden. So erreichst du maximale Standardisierung bei gleichzeitiger Flexibilität.
Das generierte PDF-Dokument wird automatisch dem Workflow zugeordnet und steht für den nächsten Schritt bereit.
NDA per E-Mail versenden
Im letzten Schritt wird das generierte NDA-Dokument automatisch per E-Mail an den zuvor erfassten Kontakt versendet.
Nach erfolgreichem Versand der E-Mail wird der Workflow abgeschlossen und dokumentiert.
Rollenzuweisung im Workflow
Der Workflow umfasst die folgenden Benutzergruppen und ihre Verantwortlichkeiten:
| Benutzergruppe | Verantwortlichkeit | Schritt |
|---|---|---|
Benutzer | Erfassung der NDA-Anfrage mit allen Partnerinformationen | NDA Anfrage |
Benutzer | Überprüfung und Freigabe des generierten NDA-Dokuments | NDA Vorlage |
Benutzer | Kontrolle und Versand der finalen E-Mail mit NDA-Anhang | NDA Anfrage E-Mail |
Integrationen und Schnittstellen
Auskunftsanfrage DSGVO
Effizienter Workflow zur Bearbeitung von Auskunftsanfragen gemäß Art. 15 DSGVO mit systematischer Datensammlung, Konsolidierung und fristgerechter Beantwortung
Wareneingang
Umfassender Workflow für den Wareneingang mit detaillierter Prüfung, Qualitätskontrolle und mehrstufiger Freigabe