Wareneingang

Umfassender Workflow für den Wareneingang mit detaillierter Prüfung, Qualitätskontrolle und mehrstufiger Freigabe

Der Wareneingang-Workflow ist ein umfassender Prozess zur systematischen Erfassung, Prüfung und Freigabe eingehender Lieferungen. Er stellt sicher, dass alle Waren den vereinbarten Spezifikationen entsprechen, vollständig dokumentiert sind und ordnungsgemäß in das Lager aufgenommen werden können.

Workflow-Diagramm

Workflow-Übersicht

Dieser Workflow umfasst eine mehrstufige Prüfung eingehender Lieferungen, von der ersten Erfassung der Lieferanteninformationen über detaillierte Qualitäts-, Mengen- und Preiskontrollen bis hin zur finalen Freigabe durch autorisierte Mitarbeiter.

Schritt 1: Lieferanteninformationen erfassen

Im ersten Schritt werden grundlegende Informationen zur Lieferung erfasst:

Verantwortlicher Mitarbeiter: Der Mitarbeiter, der den Wareneingang durchführt
Lieferdatum: Datum der Lieferung
Lieferschein: Upload des Lieferscheins als PDF-Dokument
Lieferantennummer: Interne Lieferantennummer (Pflichtfeld)
Bestellnummer: Interne Bestellnummer (Pflichtfeld)

Wichtig

Die Lieferantennummer und Bestellnummer sind Pflichtfelder und müssen zwingend ausgefüllt werden, um die Zuordnung der Lieferung im System zu gewährleisten.

Schritt 2: Artikelprüfung

Nach der Erfassung der Lieferanteninformationen erfolgt die Prüfung der gelieferten Artikel:

Artikelname: Bezeichnung des gelieferten Artikels (Pflichtfeld)
Artikelnummer: Eindeutige Artikelnummer (Pflichtfeld)
Menge: Gelieferte Menge (Pflichtfeld)
Einheit: Mengeneinheit (z.B. Stück, kg, Liter)
Prüfung abgeschlossen: Bestätigung der vollständigen Artikelprüfung

Dieser Schritt stellt sicher, dass alle gelieferten Artikel korrekt identifiziert und im System erfasst werden.

Schritt 3: Qualitätsprüfung

Die Qualitätskontrolle ist ein entscheidender Schritt zur Sicherstellung der Warenqualität:

Prüfer: Name des durchführenden Qualitätsprüfers
Prüfdatum: Datum der Qualitätsprüfung
Qualität entspricht Spezifikation: Bestätigung der Spezifikationskonformität
Verpackung unbeschädigt: Prüfung der Verpackungsintegrität
Hinweise zur Qualität: Freitextfeld für detaillierte Anmerkungen

Qualitätsstandards

Die Qualitätsprüfung sollte gemäß den festgelegten Qualitätsstandards und Spezifikationen des Unternehmens durchgeführt werden.

Schritt 4: Mengenprüfung

Die Mengenverifikation stellt sicher, dass die gelieferte Menge mit der Bestellung übereinstimmt:

Bestellte Menge: Ursprünglich bestellte Menge
Gelieferte Menge: Tatsächlich gelieferte Menge
Mengenabweichung: Kennzeichnung von Abweichungen
Grund für Abweichung: Dokumentation des Abweichungsgrunds

Abweichungen zwischen bestellter und gelieferter Menge werden hier systematisch erfasst und dokumentiert.

Schritt 5: Preisverifikation

Die Überprüfung der Preise gewährleistet korrekte Fakturierung:

Vereinbarter Preis: Der ursprünglich vereinbarte Preis
Fakturierter Preis: Der tatsächlich berechnete Preis
Preisabweichung: Kennzeichnung von Preisdifferenzen
Grund für Preisabweichung: Erläuterung der Preisdifferenz

Hinweis

Preisabweichungen sollten vor der Freigabe mit der Einkaufsabteilung geklärt werden.

Schritt 6: Dokumentenprüfung

Alle erforderlichen Dokumente werden auf Vollständigkeit geprüft:

Rechnung vorhanden: Bestätigung der Rechnungsvorlage
Zertifikate vorhanden: Prüfung erforderlicher Zertifikate
Weitere erforderliche Dokumente: Kontrolle zusätzlicher Dokumente
Fehlende Dokumente: Auflistung nicht vorhandener Unterlagen

Die vollständige Dokumentation ist essentiell für die ordnungsgemäße Buchung und Archivierung.

Schritt 7: Facilities-Prüfung

Die Prüfung der Facilities-Anforderungen sichert die ordnungsgemäße Lagerung:

Prüfer: Verantwortlicher Facilities-Mitarbeiter
Prüfdatum: Datum der Facilities-Prüfung
Facilities Hinweise: Spezielle Lagerungsanforderungen
Lagerkapazität: Bestätigung ausreichender Kapazität
Sicherheitsvorschriften: Einhaltung der Sicherheitsstandards

Sicherheit

Die Einhaltung der Sicherheitsvorschriften ist zwingend erforderlich und muss vor der Einlagerung bestätigt werden.

Schritt 8: Zusammenfassung und Bewertung

Alle Prüfergebnisse werden zusammengefasst und bewertet:

Prüfer: Abschließender Prüfer
Prüfdatum: Datum der Endbewertung
Status: Gesamtstatus (In Ordnung / Mit Mängeln / Zurückgewiesen)
Mangel-Kategorie: Bei Mängeln: Kategorisierung (Qualität, Menge, Preis, Dokumentation, Facilities)
Mangelbeschreibung: Detaillierte Beschreibung festgestellter Mängel

Diese Zusammenfassung bildet die Grundlage für die finale Freigabeentscheidung.

Schritt 9: Freigabe

Der finale Freigabeschritt durch autorisierte Mitarbeiter:

Ein Mitglied der Freigabe-Gruppe prüft alle vorherigen Schritte und entscheidet über:

Genehmigung: Der Wareneingang wird freigegeben und der Workflow ist abgeschlossen
Ablehnung: Der Workflow wird zur Überarbeitung an die Zusammenfassung zurückgegeben

Freigabeprozess

Bei Ablehnung muss ein Kommentar mit Begründung hinterlegt werden. Die Zusammenfassung kann dann überarbeitet und erneut zur Freigabe eingereicht werden.

Workflow-Status

Die Lieferung entspricht vollständig den Anforderungen. Alle Prüfungen wurden erfolgreich durchgeführt, es gibt keine Abweichungen bei Qualität, Menge oder Preis, und alle erforderlichen Dokumente liegen vor. Die Ware kann direkt freigegeben und eingelagert werden.

Es wurden Mängel festgestellt, die aber die grundsätzliche Annahme der Ware nicht ausschließen. Die Mängel müssen dokumentiert und nachverfolgt werden. Je nach Art der Mängel können zusätzliche Maßnahmen erforderlich sein (z.B. Nachlieferung fehlender Dokumente, Preiskorrektur).

Die Lieferung entspricht nicht den Anforderungen und wird nicht akzeptiert. Schwerwiegende Mängel in Qualität, Menge oder Dokumentation machen eine Rückweisung erforderlich. Der Lieferant wird über die Zurückweisung informiert und es werden Folgemaßnahmen eingeleitet.

Beteiligte Benutzergruppen

Der Workflow umfasst die folgenden Benutzergruppen mit spezifischen Verantwortlichkeiten:

Gruppe	Verantwortlichkeit
`Benutzer`	Durchführung aller Prüfschritte von Lieferanteninformationen bis zur Zusammenfassung
`Freigabe`	Finale Prüfung und Freigabeentscheidung über den Wareneingang

Bereit, um mit Flow360 loszulegen?

Erstellen Sie Ihren ersten Workflow in wenigen Minuten.

Jetzt kostenlos anmelden

Mangel-Kategorien

Bei festgestellten Mängeln können diese in folgende Kategorien eingeteilt werden:

Best Practices

Empfehlungen für einen effizienten Wareneingang

Vorbereitung:

Stellen Sie sicher, dass alle Bestellinformationen vor Lieferung verfügbar sind
Halten Sie Prüfgeräte und -materialien bereit
Informieren Sie alle beteiligten Abteilungen über erwartete Lieferungen

Durchführung:

Führen Sie Prüfungen zeitnah nach Wareneingang durch
Dokumentieren Sie alle Abweichungen sofort und detailliert
Nutzen Sie die Upload-Funktion für Fotos von Mängeln
Kommunizieren Sie kritische Abweichungen umgehend

Nachverfolgung:

Klären Sie Mängel zeitnah mit dem Lieferanten
Archivieren Sie alle Dokumente systematisch
Nutzen Sie die Mangeldokumentation für Lieferantenbewertungen