Krankmeldung
Digitaler Workflow für die Erfassung und Genehmigung von Krankmeldungen mit Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
Der Krankmeldungs-Workflow ermöglicht die digitale Erfassung und Verwaltung von Krankmeldungen. Mitarbeitende können ihre Arbeitsunfähigkeit inklusive der ärztlichen Bescheinigung direkt im System einreichen, während die Personalabteilung die Meldungen prüft, genehmigt und die Mitarbeitenden automatisch über die Bearbeitung informiert.
Workflow-Diagramm
Workflow-Übersicht
Dieser schlanke und effiziente Workflow sorgt für eine schnelle und rechtssichere Bearbeitung von Krankmeldungen. Alle relevanten Informationen werden zentral erfasst, Vertretungsregelungen können dokumentiert werden, und die Mitarbeitenden erhalten eine Bestätigung ihrer Krankmeldung.
Schritt 1: Krankmeldung erfassen
Der Mitarbeitende meldet sich krank und gibt alle erforderlichen Informationen ein:
- Mitarbeiter: Person, für die die Krankmeldung gilt
- Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung: Upload der AU-Bescheinigung als PDF (Pflichtfeld)
- Erster Tag der Krankschreibung: Beginn der Arbeitsunfähigkeit
- Letzter Tag der Krankschreibung: Ende der Arbeitsunfähigkeit (falls bekannt)
- Vertretung: Information über mögliche Vertretungspersonen
Wichtig
Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung muss als PDF-Datei hochgeladen werden. Dies ist ein Pflichtfeld und erforderlich für die Bearbeitung der Krankmeldung.
Hinweis
Bei Unsicherheit über das Ende der Krankschreibung kann das Feld "Letzter Tag" zunächst leer gelassen und später ergänzt werden. Die Vertretungsangabe hilft der Abteilung bei der Planung während Ihrer Abwesenheit.
Schritt 2: Genehmigung der Krankmeldung
Die Personalabteilung bzw. Freigabe-Gruppe prüft die eingereichte Krankmeldung:
- Vollständigkeit der Angaben
- Gültigkeit der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
- Plausibilität der Zeiträume
- Vertretungsregelungen
Mögliche Aktionen:
- Genehmigung: Die Krankmeldung wird akzeptiert und der Workflow geht weiter zur Bestätigung
- Ablehnung: Bei fehlenden oder fehlerhaften Angaben wird die Krankmeldung zur Korrektur zurückgegeben
Rückfragen
Bei einer Ablehnung muss ein Kommentar mit Begründung hinterlegt werden. Der Mitarbeitende kann die Krankmeldung dann korrigieren und erneut einreichen.
Schritt 3: Bestätigung
Nach erfolgreicher Genehmigung erhält der Mitarbeitende eine Bestätigung mit allen wichtigen Informationen:
Die Bestätigung enthält:
- Dankestext für die Meldung
- Genesungswünsche
- Zusammenfassung der eingegebenen Daten:
- Erster Tag der Krankschreibung
- Letzter Tag der Krankschreibung
- Vertretungsperson
- Grüße der Personalabteilung
Abschluss
Mit dieser Bestätigung ist die Krankmeldung offiziell im System erfasst. Der Mitarbeitende und die Personalabteilung haben einen dokumentierten Nachweis des Vorgangs.
Workflow-Verlauf
Bei vollständigen und korrekten Angaben durchläuft die Krankmeldung alle drei Schritte ohne Verzögerung. Der Mitarbeitende reicht die Krankmeldung ein, die Personalabteilung prüft und genehmigt sie, und der Mitarbeitende erhält umgehend eine Bestätigung. Der gesamte Prozess ist in wenigen Minuten abgeschlossen.
Wenn die Personalabteilung Rückfragen hat oder Angaben unvollständig sind, wird die Krankmeldung mit einem Kommentar zur Überarbeitung zurückgegeben. Der Mitarbeitende erhält eine Benachrichtigung, korrigiert die Angaben und reicht die Krankmeldung erneut ein. Die Personalabteilung prüft die aktualisierte Version.
Sowohl die initiale Erfassung als auch die Bestätigung nutzen Pool-Zuweisung. Dies bedeutet, dass die Aufgaben reihum an Mitglieder der jeweiligen Gruppen vergeben werden, was eine gleichmäßige Verteilung der Arbeitslast sicherstellt. Bei der Bestätigung wird der Workflow automatisch an den Mitarbeitenden zurückgegeben, der die ursprüngliche Krankmeldung erstellt hat.
Aufgabenzuweisung
Features in diesem Workflow:
Der Mitarbeitende startet den Workflow durch Eingabe der Krankmeldung. Die erste Aufgabe (Krankmeldung erfassen) wird an die Benutzer-Gruppe vergeben, wobei die Pool-Zuweisung eine gleichmäßige Verteilung ermöglicht.
Pool-Zuweisung wird für die erste und letzte Aufgabe verwendet. Die Aufgaben werden reihum an Gruppenmitglieder verteilt, wodurch eine faire Arbeitslastverteilung erreicht wird. Dies ist besonders sinnvoll bei größeren Teams.
Die Bestätigung (Schritt 3) wird automatisch an den Mitarbeitenden zugewiesen, der die ursprüngliche Krankmeldung erfasst hat (Vorgänger-Zuweisung). So erhält jeder Mitarbeitende seine persönliche Bestätigung.
Beteiligte Benutzergruppen
Der Workflow umfasst die folgenden Benutzergruppen mit spezifischen Verantwortlichkeiten:
| Gruppe | Verantwortlichkeit |
|---|---|
Benutzer | Erfassung der eigenen Krankmeldung mit allen erforderlichen Informationen |
Freigabe | Prüfung und Genehmigung der Krankmeldungen durch Personalabteilung |
Rechtliche Hinweise
Vorteile der digitalen Krankmeldung
Effizienzsteigerung und Rechtssicherheit
Für Mitarbeitende:
- Schnelle und unkomplizierte Meldung von überall
- Automatische Bestätigung des Eingangs
- Transparenter Bearbeitungsstatus
- Digitale Ablage aller Dokumente
Für die Personalabteilung:
- Zentrale und strukturierte Erfassung aller Krankmeldungen
- Automatische Dokumentation und Archivierung
- Einfache Auswertung von Fehlzeiten
- Rechtssichere Aufbewahrung der AU-Bescheinigungen
- Schnelle Übersicht über Vertretungsregelungen
Für das Unternehmen:
- Digitalisierung des HR-Prozesses
- Reduzierung von Papier und manuellen Prozessen
- Compliance mit gesetzlichen Vorgaben
- Grundlage für Fehlzeitenanalysen
Häufig gestellte Fragen
Best Practices
Empfehlungen für einen reibungslosen Ablauf
Für Mitarbeitende:
- Melden Sie sich so früh wie möglich krank, idealerweise vor Arbeitsbeginn
- Scannen oder fotografieren Sie die AU-Bescheinigung in guter Qualität
- Achten Sie darauf, dass alle Angaben auf der Bescheinigung lesbar sind
- Speichern Sie die Datei als PDF
- Geben Sie wenn möglich eine Vertretung an
Für die Personalabteilung:
- Bearbeiten Sie Krankmeldungen zeitnah
- Bei Unklarheiten: Nutzen Sie die Ablehnungsfunktion mit klarem Kommentar
- Dokumentieren Sie besondere Umstände im System
- Informieren Sie relevante Abteilungen über längere Ausfälle
- Nutzen Sie die Daten für Fehlzeitenstatistiken