Mangelbericht mit Freigabe
Digitaler Workflow zur systematischen Erfassung, Bearbeitung und Nachverfolgung von Mängeln an Geräten und Anlagen mit abschließender Freigabe
Dieser digitale Workflow ermöglicht die strukturierte Erfassung, Bearbeitung und Nachverfolgung von Mängeln an Geräten oder Anlagen in deinem Unternehmen. Durch den formalisierten Prozess werden Verantwortlichkeiten klar definiert, die Behebung von Mängeln dokumentiert und die erfolgreiche Abstellung durch eine abschließende Freigabe bestätigt.
Workflow-Diagramm
Workflow Digitalisierung: Geschäftsvorteile
Die Digitalisierung des Mangelmanagements bietet folgende Vorteile:
- Reduzierte Ausfallzeiten: Durch schnellere Erfassung und Bearbeitung werden Stillstandzeiten minimiert
- Transparenz im Prozess: Jederzeit nachvollziehbarer Status der Mängelbehebung
- Qualitätssicherung: Standardisierter Prozess mit Freigabe garantiert hohe Qualität der Behebung
- Compliance: Lückenlose Dokumentation aller Mängel und Maßnahmen
- Kontinuierliche Verbesserung: Analyse häufiger Mängel zur präventiven Maßnahmenplanung
ROI-Betrachtung
Unternehmen berichten von bis zu 35% reduzierten Ausfallzeiten und 28% sinkenden Wartungskosten durch digitalisiertes Mangelmanagement. Die Zeit bis zur Behebung kritischer Mängel kann um bis zu 60% verkürzt werden.
Workflow Digitalisierung: Technische Umsetzung
Der Workflow besteht aus folgenden Hauptkomponenten:
- 4 sequentielle Formularschritte zur strukturierten Datenerfassung
- Rollenbasierte Zuweisung für klare Verantwortlichkeiten
- Vorgänger-Zuweisung zur Kontinuität im Bearbeitungsprozess
- Abschließender Freigabeschritt mit Kommentarfunktion
Die Daten werden in Echtzeit in der Datenbank gespeichert und stehen für Auswertungen zur Verfügung.
Standardisierungs-Tipp
Führe unternehmensweit einheitliche Kategorien für Mängel und Unternehmensbereich ein. Dies erleichtert spätere Auswertungen und ermöglicht präzisere KPIs zur Prozessverbesserung.
Prozessablauf
Der Workflow führt Benutzer durch einen strukturierten Prozess von der Meldung eines Mangels bis zur Abnahme der Behebung.
Allgemeine Informationen erfassen
Im ersten Schritt werden die grundlegenden Informationen zum Mangel dokumentiert.
Details zum Mangel dokumentieren
Im zweiten Schritt werden spezifischere Angaben zum Mangel und dessen Auswirkungen erfasst.
Behebung planen und dokumentieren
Im dritten Schritt werden die Maßnahmen zur Behebung geplant und nach Durchführung dokumentiert.
Nachverfolgung sicherstellen
Im vierten Schritt werden präventive Maßnahmen und mögliche Rückfälle dokumentiert.
Freigabe einholen
Im letzten Schritt wird die erfolgreiche Behebung des Mangels durch eine befugte Person freigegeben.
Prozessoptimierung
Analysiere regelmäßig die häufigsten Mangelkategorien und betroffenen Unternehmensbereiche. Die gewonnenen Erkenntnisse können genutzt werden, um systematische Verbesserungen einzuleiten und wiederkehrende Probleme an der Wurzel zu bekämpfen.
Zuständigkeiten im Workflow
Die Bearbeitung des Workflows erfolgt durch unterschiedliche Rollen mit klar definierten Verantwortlichkeiten:
| Rolle | Zuständigkeit | Berechtigungen |
|---|---|---|
Benutzer | Erfassung aller Mängel, Durchführung aller Schritte | Starten des Workflows, Ausfüllen aller Formulare |
Freigabe | Abschließende Qualitätskontrolle und Freigabe | Prüfung und Abnahme der Mangelbehebung, Zurückweisung bei Mängeln |