In unserer digitalisierten Arbeitswelt geht es bei „Workflow“ längst nicht mehr nur um die richtige Organisation von Arbeit. Es bedeutet heute vor allem, repetitive und lästige Aufgaben mithilfe automatisierter Prozesse zu optimieren, sodass mehr Zeit und Ressourcen für die wirklich wichtigen, kreativen und wertschöpfenden Tätigkeiten bleiben.
Die Realität in vielen Unternehmen zeigt jedoch, dass genau hier ein Missverständnis besteht: Viele Führungskräfte setzen den Begriff „Workflow“ noch immer mit reiner Prozessoptimierung durch menschliches Eingreifen gleich und verkennen das Potenzial automatisierter Workflows.
Ein automatisierter Workflow entlastet Teams, indem er repetitive Aufgaben übernimmt, standardisierte Abläufe beschleunigt und die Qualität durch den Einsatz digitaler Tools sichert. Das Ziel ist, dass Routinearbeiten wie Datenverarbeitung, Freigaben oder Berichtserstellung ohne ständiges manuelles Eingreifen erledigt werden. Doch in manchen Unternehmen sind Führungskräfte noch skeptisch gegenüber diesen automatisierten Prozessen. Sie setzen lieber auf traditionelle, manuell gesteuerte Abläufe – oft aus Sorge, Kontrolle zu verlieren, oder weil sie nicht an die Effizienz von Automatisierung glauben. Dabei verkennen sie, wie viel Zeit und Energie durch Automatisierung freigesetzt werden könnte, um sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren.
Wiederkehrende Reportings oder Genehmigungsprozesse
Ein klassisches Beispiel sind wiederkehrende Reportings oder Genehmigungsprozesse. Solche Aufgaben beanspruchen oft Stunden wertvoller Arbeitszeit und sind fehleranfällig, wenn sie manuell durchgeführt werden. Automatisierte Workflows könnten diese Routinearbeiten nicht nur schneller erledigen, sondern auch eine höhere Qualität und Konsistenz der Ergebnisse sicherstellen. Auch hier wird die Bedeutung moderner digitaler Tools oft unterschätzt: Plattformen, die auf Künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen basieren, können die Effizienz um ein Vielfaches steigern und Routineaufgaben sogar proaktiv erledigen, indem sie selbstständig lernen und sich anpassen. Doch leider halten viele Führungskräfte noch immer an veralteten Systemen fest, weil sie den Mehrwert nicht erkennen oder der Technik nicht vertrauen.
Software kann komplexe Arbeitsprozesse verstehen und ausführen
Ein weiteres Problem ist der mangelnde Glaube daran, dass die Software komplexe Arbeitsprozesse verstehen und ausführen kann. Dabei können moderne Tools inzwischen erstaunlich komplexe Aufgaben bewältigen und durch intelligente Automatisierung nicht nur einzelne Schritte, sondern ganze Prozesse koordinieren und steuern. Das bedeutet eine erhebliche Erleichterung für die Teams und eine deutliche Verbesserung der Effizienz und Qualität. Trotzdem werden Mitarbeitende oft gezwungen, altmodische, mühsame Workflows beizubehalten, weil die Führungsebene die Potenziale der Automatisierung nicht vollständig ausschöpft.
Die Lösung liegt in einem grundlegenden Umdenken
Automatisierte Workflows sind nicht nur eine technologische Spielerei, sondern eine wesentliche Verbesserung des Arbeitsalltags. Sie erhöhen die Produktivität, gewährleisten eine konstant hohe Qualität und verschaffen den Mitarbeitenden den Freiraum, sich auf anspruchsvollere und strategische Aufgaben zu konzentrieren. Führungskräfte, die diesen Wert erkennen und in entsprechende Tools investieren, stärken damit nicht nur ihre Teams, sondern auch die Innovationskraft des gesamten Unternehmens.