Aufbau von Vertrauen in künstliche Intelligenz – KI

Warum KI und Workflow Automation gemeinsam mehr bewirken

In der digitalen Transformation gelten Künstliche Intelligenz (KI) und Workflow Automation als zwei der wichtigsten Hebel für mehr Effizienz, Qualität und Wettbewerbsfähigkeit. Alleinstehend bieten beide Technologien bereits erhebliche Vorteile – doch erst in Kombination entfalten sie ihr volles Potenzial. Während Workflow Automation dafür sorgt, dass Prozesse konsistent, wiederholbar und fehlerfrei ablaufen, bringt KI die Fähigkeit ins Spiel, komplexe Entscheidungen auf Basis großer Datenmengen zu unterstützen, Muster zu erkennen und sogar proaktiv Handlungsempfehlungen zu geben.

KI macht automatisierte Workflows intelligenter – etwa indem sie Inhalte analysiert, Daten auswertet oder bei der Priorisierung von Aufgaben hilft. Umgekehrt bietet Workflow Automation der KI die notwendige Struktur und Verlässlichkeit, um deren Erkenntnisse zielgerichtet und effizient umzusetzen. Gemeinsam sorgen sie dafür, dass Routinetätigkeiten reduziert, Engpässe aufgelöst und wertvolle Ressourcen freigesetzt werden. So bleibt mehr Raum für kreative, strategische und zwischenmenschliche Aufgaben – also genau das, was Menschen besonders gut können.

Doch die erfolgreiche Einführung dieser Technologien steht und fällt mit der Akzeptanz im Team. Deshalb ist es entscheidend, nicht nur die technischen Voraussetzungen zu schaffen, sondern auch kulturell und kommunikativ den Boden für nachhaltige Veränderung zu bereiten. Der folgende Text zeigt Ihnen, wie Sie dabei vorgehen – praxisnah, motivierend und mit einem klaren Blick auf die Potenziale von KI und Workflowautomation im Zusammenspiel.

Wie können Sie also Ihrem Team dabei helfen, versierte, selbstbewusste Nutzer von KI und Workflowautomation zu werden?

Jede Veränderung bringt Unsicherheit mit sich, die zu Desinteresse, Apathie oder Misstrauen führen kann. Gerade beim Einsatz neuer Technologien wie Künstlicher Intelligenz und automatisierten Workflows sind solche Reaktionen nicht ungewöhnlich. Doch Sie können den Befürchtungen Ihres Teams gezielt entgegenwirken, indem Sie eine überzeugende Argumentation für den kombinierten Einsatz von KI und Workflow Automation entwickeln – und Ihr Team gleichzeitig mit den Fähigkeiten ausstatten, die es benötigt, um daraus echten Mehrwert zu schöpfen. Denn wenn KI und Automatisierung sinnvoll kombiniert werden, entstehen durchgängige Prozesse, die Zeit sparen, Fehler minimieren und Freiräume für kreative, strategische Aufgaben schaffen. Dies erfordert eine sorgfältige Planung und durchdachte Kommunikation.

Positionieren Sie KI und Workflow Automation positiv

Für viele bedeutet der Einsatz von KI oder automatisierten Abläufen vor allem eines: Kontrollverlust. Deshalb ist es entscheidend, diese Technologien als Werkzeuge zur Effizienzsteigerung zu präsentieren – nicht als Ersatz für Mitarbeitende. Wenn Sie das Ziel kommunizieren, mehr Aufgaben mit Unterstützung von KI und Automation zu bewältigen, sollten Sie betonen, dass es um Zusammenarbeit zwischen Mensch, KI und Systemen geht. KI kann keine kreative Perspektive liefern, aber bei der Ideenfindung unterstützen; Workflow Automation ersetzt keine Expertise, aber sie sorgt dafür, dass Routineprozesse fehlerfrei und automatisch ablaufen. Zeigen Sie anhand konkreter Beispiele, wie sich mit Hilfe automatisierter Abläufe und KI mühsame Aufgaben wie:

• Recherchen,
• Statusabfragen oder
• Berichtserstellung

vereinfachen lassen. So gewinnen Ihre Teammitglieder mehr Zeit für hochwertige Arbeit – und erleben den Wandel als Befreiung, nicht als Bedrohung.

Legen Sie klare Richtlinien fest

Ein häufiger Grund für Zurückhaltung beim Einsatz von KI oder Automatisierung ist Unsicherheit darüber, wo diese sinnvoll und verantwortungsvoll eingesetzt werden können. Viele Mitarbeitende geben an, dass es in ihrem Unternehmen keine klaren Richtlinien für die Nutzung von KI gibt – bei der Automation sieht es oft ähnlich aus. Erarbeiten Sie gemeinsam mit anderen Führungskräften transparente Leitlinien:

• Wo kann Workflow Automation Prozesse optimieren?
• Wo bleibt menschliche Kontrolle erforderlich?

Einführung vorbereiten

Menschen sind eher bereit, neue Technologien anzuwenden, wenn sie wissen, wie diese konkret in den Arbeitsalltag eingebettet werden. Laut Gallup ist die Wahrscheinlichkeit, dass Mitarbeitende KI nutzen, 4,7-mal höher, wenn es einen strukturierten Einführungsplan gibt. Das gilt auch für Workflow Automation: Wer versteht, welche Prozesse automatisiert werden und welchen Einfluss das auf den eigenen Aufgabenbereich hat, kann aktiv mitgestalten. Entwickeln Sie daher einen kombinierten Einführungsplan, der nicht nur Technologie, sondern auch Zeitrahmen, Ziele und Beteiligte definiert. Ermutigen Sie Ihr Team, eigenständig Potenziale für Automatisierung und KI-Einsatz zu identifizieren – und positionieren Sie Early Adopters als Inspirationsquellen und Multiplikatoren für den Rest des Teams.

Ein weiterer wirkungsvoller Hebel, um Vertrauen aufzubauen, sind personalisierte Erklär-Videos, die bei Flow360 direkt aus den automatisierten Workflows erstellt werden können. Mithilfe von KI werden diese Videos schnell generiert und können auf die jeweilige Zielgruppe zugeschnitten werden. Solche Videos erklären anschaulich, wie der jeweilige Prozess abläuft, welche Rolle die einzelnen Beteiligten spielen und warum die Abläufe so gestaltet sind, wie sie sind. Mitarbeitende verstehen dadurch nicht nur das „Was“, sondern auch das „Warum“ – und erkennen, welchen wichtigen Beitrag sie mit ihrem Handeln im Gesamtprozess leisten. Das fördert Identifikation, erzeugt Akzeptanz und stärkt die Bereitschaft, sich aktiv in KI-gestützte und automatisierte Prozesse einzubringen.

Schulen Sie Ihr Team

Wissen allein reicht nicht – Ihr Team braucht Fähigkeiten, um KI und automatisierte Workflows effektiv zu nutzen. Laut McKinsey geben 48 % der Mitarbeitenden an, dass eine gezielte Schulung ihre tägliche Nutzung von KI-Tools verbessern würde.

Kombinieren Sie Ihre Trainingsangebote daher:

• Vermitteln Sie technisches Know-how ebenso wie strategisches Denken im Umgang mit Automatisierung.
• Fördern Sie das Verständnis für Zusammenhänge – etwa wie ein automatisierter Prozess durch KI-gestützte Entscheidungen noch intelligenter werden kann.
• Schaffen Sie zusätzlich Austauschformate: Pairings von erfahrenen mit weniger vertrauten Nutzer*innen können helfen, Hemmschwellen abzubauen und kollektives Lernen zu fördern.

_{Quelle: McKinsey & Company. „The State of AI in 2023: Generative AI’s Breakout Year“}

Werden Sie zum Vorbild für KI- und Automationskompetenz

Wenn Sie als Führungskraft zeigen, dass Sie den Einsatz von KI und automatisierten Workflows nicht nur dulden, sondern aktiv vorantreiben, wirkt das auf Ihr Team motivierend und richtungsweisend. Ein KI-First-Ansatz in Kombination mit Workflowautomation signalisiert: Wir gestalten Zukunft aktiv – und schätzen technologische Kompetenz als Teil unserer Unternehmenskultur. Diese Haltung stärkt das Selbstvertrauen des Teams, fördert Identifikation und Stolz auf die eigene Rolle. Wer sieht, dass die Führung bereit ist, mutig voranzugehen und offen für Neues zu sein, wird eher bereit sein, sich selbst mit neuen Arbeitsweisen auseinanderzusetzen.

Ermutigen Sie zu kontinuierlicher Innovation

Sobald Ihr Team mit KI und Workflow Automation vertraut ist, sollten Sie den nächsten Schritt fördern: kreative Anwendung und kontinuierliche Verbesserung. Rufen Sie zum Mitdenken auf – mit kleinen Formaten wie einem „KI- & Automation-Hackathon“, bei dem das Team alltägliche Probleme mit digitalen Mitteln löst. Oder schaffen Sie feste Räume im Alltag, z. B. eine digitale Austauschplattform oder eine feste Rubrik im Teammeeting, auf der Automationsideen und Erfolgsgeschichten geteilt werden. So entsteht eine Innovationskultur, in der der Umgang mit KI und Workflowautomation nicht als technisches Spezialthema, sondern als integraler Bestandteil produktiver und moderner Zusammenarbeit wahrgenommen wird.