Ein kleiner Prozess zeigt die Potentiale auf – Paketmarke erstellen
Jeden Tag verbringen Unternehmen wertvolle Zeit mit Routineaufgaben, die sich durch smarte Digitalisierung drastisch reduzieren lassen. Ein simples Beispiel ist die Bestellung einer Paketmarke. Mit einer Workflow Automation kann dieser Prozess nicht nur optimiert, sondern auch enorm beschleunigt werden. Dies führt zu einer erheblichen Zeitersparnis und einer deutlichen Verbesserung der Effizienz.
Der Vergleich: Manuelle vs. digitale Abwicklung bei der Erstellung einer Paketmarke
Manueller Ablauf (ohne Workflow):
Viele Unternehmen setzen immer noch auf manuelle Prozesse, die nicht nur zeitintensiv, sondern auch fehleranfällig sind. Hier ein typischer Ablauf:
- Paketmarke auf der Versandplattform suchen & Daten eingeben → 3–5 Minuten
- Marke ausdrucken & aufkleben → 1–2 Minuten
- Quittung herunterladen, abspeichern & per E-Mail an die Buchhaltung senden → 3–5 Minuten (falls dies überhaupt regelmäßig geschieht)
✅ Gesamtzeit: ca. 7–12 Minuten pro Vorgang
Dieser Ablauf kostet nicht nur wertvolle Arbeitszeit, sondern birgt auch das Risiko von Fehlern, wie falsche Angaben oder vergessene Dokumentationen, die später manuell nachgearbeitet werden müssen.
Digitaler Workflow:
Ein automatisierter Prozess optimiert die Abwicklung erheblich:
- Bestellung der Paketmarke durch vordefinierte Eingaben automatisiert → 1–2 Minuten
- Marke ausdrucken & aufkleben → 1–2 Minuten
- Automatische Weiterleitung der Quittung an die Buchhaltung → 0 Minuten (läuft im Hintergrund)
- Automatische Steuerung der Berechtigungen, sodass nur befugte Personen Änderungen vornehmen können → 0 Minuten
✅ Gesamtzeit: ca. 2–4 Minuten pro Vorgang
Durch den Einsatz eines digitalen Workflows werden alle relevanten Schritte nahtlos miteinander verbunden. Dies bedeutet, dass wiederkehrende Aufgaben automatisiert ablaufen, während Mitarbeiter sich wichtigeren Tätigkeiten widmen können. Zudem sorgt die automatisierte Berechtigungssteuerung dafür, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf relevante Prozesse haben und unbefugte Handlungen ausgeschlossen werden.
Das Ergebnis: Bis zu 80 % Zeitersparnis!
Mit digitalen Workflow kann pro Bestellung ca. 6–10 Minuten eingespart werden – das entspricht einer Zeitreduktion von bis zu 80 %. Dies wirkt sich insbesondere bei Unternehmen mit hohem Versandvolumen erheblich aus. Bei mehreren Vorgängen pro Tag summiert sich die Ersparnis schnell auf mehrere Stunden pro Monat, was sich in geringeren Personalkosten und höherer Produktivität widerspiegelt.
Vorteile digitaler Workflows auf einen Blick:
✔ Weniger Zeitaufwand für wiederkehrende Aufgaben durch Automatisierung
✔ Reduzierte Fehlerquote dank standardisierter Prozesse und Automatisierung
✔ Senkung der Betriebskosten, da weniger manuelle Nacharbeit erforderlich ist
✔ Steigerung der Produktivität, da Mitarbeiter sich auf strategische Aufgaben konzentrieren können
✔ Mehr Raum für kreative Ideen & Innovationen, weil repetitive Tätigkeiten entfallen
✔ Nachhaltigkeit fördern durch weniger Papierverbrauch und effizientere Ressourcennutzung
✔ Gesteuerte Berechtigungen, um unbefugte Handlungen zu vermeiden und die Sicherheit zu erhöhen
Warum digitale Workflows unverzichtbar sind
In der heutigen Geschäftswelt sind Effizienz und Geschwindigkeit entscheidende Wettbewerbsfaktoren. Unternehmen, die frühzeitig auf digitale Workflows setzen, profitieren von optimierten Prozessen, höherer Transparenz und einer verbesserten Nachverfolgbarkeit aller Abläufe.
Die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben ist ein wesentlicher Bestandteil der digitalen Transformation und ermöglicht es Unternehmen, flexibel auf Marktanforderungen zu reagieren. Insbesondere in Bereichen wie Logistik, Buchhaltung und Verwaltung können digitale Workflows enorme Einsparpotenziale erschließen.