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Mai 2024

Effizienz in Verwaltungsprozessen

Immer mehr Unternehmen setzen auf bewährte Methoden wie Kaizen, Kanban und KVP, um die Zeitverschwendung im Büro zu minimieren und dabei Exzellenz anzustreben.

Unser Schreibtisch ist überladen mit Akten, Post-it-Zetteln und einem Papierchaos, während ständig neue E-Mails und Anrufe ablenken. Statistiken zeigen, dass deutsche Büros, in denen etwa 17 Millionen Menschen arbeiten, oft von Unordnung geprägt sind. Mitarbeiter verbringen durchschnittlich 13 Prozent ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach Unterlagen, über 70 Minuten täglich werden für die Bearbeitung von E-Mails aufgewendet, wobei nur jede dritte Email relevant ist, und fast 70 Prozent der Kundenreklamationen entstehen im administrativen Bereich. Das führt zu erheblichem Zeit- und Geldverlust. Laut einer Studie des Fraunhofer IPA von 2010 verschwenden Büroangestellte durchschnittlich mehr als 30 Prozent ihrer Arbeitszeit.

 Ineffiziente Prozesse führen zu langen Durchlaufzeiten und einem schlechten Kundenservice, was erhebliche wirtschaftliche Schäden verursacht. Unternehmen erkennen die Notwendigkeit einer Reform ihrer Büroprozesse und orientieren sich zunehmend an Konzepten wie “Lean Administration”, “Office Excellence” und “Büro Kaizen”, einer Methode zur Optimierung von Unternehmen, die Sauberkeit und Ordnung als wesentliche Voraussetzungen für den Erfolg betrachtet-

 Beratungsunternehmen und Coaches spezialisieren sich auf die Optimierung von Büros, während Benchmarkingprojekte und Office-Excellence-Kongresse Erfahrungen von Unternehmen wie VW, Siemens und Bosch teilen. Büroeffizienz ist zu einem Topthema im Management geworden, und sogar Office-Excellence-Awards werden verliehen.

 Es ist erstaunlich, wie viel Potenzial für Effizienzgewinne unter den Aktenstapeln schlummert. Das Kaizen-Institut in Bad Homburg schätzt, dass in den meisten Büros etwa 35 Prozent der Zeit und 50 Prozent des Platzes eingespart werden könnten.

 Professionelle Methoden werden eingesetzt, darunter “Büro-Kaizen”, “Lean Administration” und “KVP im Office”. Das Total Productive Management (TPM) bietet einen systematischen Ansatz zur Prozessoptimierung im Büro. Die Umsetzung erfolgt in verschiedenen Stufen, beginnend mit der Schaffung von Ordnung und Standards, gefolgt von der Verbesserung von Prozessen zwischen Abteilungen, der Optimierung im Team, der Leistungsmessung aus Kundensicht bis hin zur aktiven Anwendung von Best-Practice-Lösungen.

 Befreien Sie Ihr Büro von Unordnung und verschwenden Sie keine Zeit mehr! Entdecken Sie bewährte Methoden wie Kaizen, Kanban und KVP, um Ihre Verwaltungsprozesse zu optimieren und Exzellenz zu erreichen.

 Nutzen Sie das volle Potenzial Ihres Büros und gestalten Sie eine produktive Arbeitsumgebung. Der Kampf gegen die Misswirtschaft in Büros ist unumgänglich – beginnen Sie noch heute!

Mit kleinen Investitionen in der Digitalisierung voranschreiten

Digitale Transformation mit Workflow-Automation

Die digitale Transformation hat die Art und Weise, wie Unternehmen operieren, revolutioniert. In der Ära der Industrie 4.0 stehen Unternehmen vor der Herausforderung, ihre Prozesse zu optimieren und innovative Technologien einzuführen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Eine effektive Möglichkeit, diese Transformation anzugehen, besteht in der Implementierung von Workflow-Automation. Diese ermöglicht Unternehmen, ihre Abläufe zu optimieren, die Effizienz zu steigern und gleichzeitig mit kleinen Investitionen bedeutende Fortschritte in Richtung Industrie 4.0 zu erzielen.

Die digitale Transformation bezieht sich auf den umfassenden Einsatz digitaler Technologien, um Geschäftsprozesse zu verbessern, die Kundenerfahrung zu optimieren und die Wettbewerbsfähigkeit zu steigern. In der Industrie 4.0 stehen intelligente, vernetzte Systeme im Mittelpunkt, die eine nahtlose Kommunikation zwischen Maschinen und Menschen ermöglichen. Dabei kann Workflow-Automation als Schlüssel zur Effizienzsteigerung eingesetzt werden. Durch die Automatisierung von Geschäftsprozessen, wodurch menschliche Interventionen minimiert werden, können repetitive Aufgaben automatisieren, die Fehlerquote reduzieren und gleichzeitig die Reaktionszeiten verbessert werden. Dies wird durch die Implementierung von Software und Technologien erreicht, die Aufgaben, Daten und Entscheidungen nahtlos integrieren.

Der Einstieg in die Workflow-Automation erfordert keine riesigen finanziellen Aufwendungen. Viele Unternehmen können mit kleinen Investitionen beginnen, indem sie gezielt Prozesse identifizieren, die automatisiert werden können, und darauf basierend kostengünstige Lösungen implementieren. Dies ermöglicht einen schrittweisen Übergang zur Digitalisierung, ohne das Budget zu überstrapazieren.

Workflow-Automation kann in verschiedenen Unternehmensbereichen eingesetzt werden, von der Produktion über das Supply Chain Management bis hin zu allen administrativen Aufgaben. In der Produktion können automatisierte Systeme den Materialfluss steuern, die Lagerverwaltung verbessern und die Produktionseffizienz steigern. Im Bereich des Supply Chain Managements können automatisierte Bestellungs- und Lieferprozesse die Lieferkette rationalisieren und die Lieferzeiten verkürzen. Administrative Aufgaben wie Rechnungsbearbeitung, Urlaubsanträge, Bestellungsprozesse, Mitarbeitereinarbeitung, Planung und Durchführung von Events können automatisiert werden, was zu erhöhter Effizienz, Zeitersparnis und minimierten Fehlern führt. 

Trotz der offensichtlichen Vorteile können bei der Einführung von Workflow-Automation auch Herausforderungen auftreten, wie beispielsweise der Widerstand gegen Veränderungen und Datenschutzbedenken. Es ist wichtig, diese Herausforderungen anzuerkennen und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen. Gleichzeitig bieten sich Chancen in Form von gesteigerter Effizienz, besserer Datenqualität und der Möglichkeit, Mitarbeiter für wertschöpfende Tätigkeiten freizusetzen.

Die digitale Transformation mit Workflow-Automation ermöglicht es Unternehmen, sich den Anforderungen der Industrie 4.0 anzupassen, ohne dabei das Budget zu überfordern. Durch kleine, gezielte Investitionen können Prozesse optimiert, die Effizienz gesteigert und die Wettbewerbsfähigkeit verbessert werden. Es ist an der Zeit, den Schritt in Richtung Industrie 4.0 zu wagen und die Chancen der digitalen Transformation voll auszuschöpfen.

April 2024

Aufbau eines Change Management Programm für die Einführung eines Workflow Automatisierungstools

Ein effektives Change-Management-Programm für die Einführung eines Workflow-Automatisierungstools sollte mehrere Schlüsselaspekte berücksichtigen.

Zunächst ist eine umfassende Analyse der aktuellen Arbeitsprozesse notwendig, um Schwachstellen zu identifizieren, die durch die Automatisierung verbessert werden können. Dies bildet die Grundlage für den gesamten Veränderungsprozess.

Die Einbindung der Führungsebene ist entscheidend. Die Unterstützung des Top-Managements ist notwendig, um Ressourcen zu sichern und die Vision des Wandels zu kommunizieren. Dies schafft eine klare Ausrichtung auf strategische Ziele. Die Leadership sollte aktiv den Wandel fördern und dies in ihrer Kommunikation deutlich machen.

Ein entscheidender Schritt ist die Entwicklung von Schulungsprogrammen für Mitarbeiter auf verschiedenen Ebenen. Diese Schulungen sollten praxisnah sein und die direkte Anwendung des Automatisierungstools im Arbeitskontext ermöglichen. Eine gut durchdachte Kommunikationsstrategie ist unerlässlich, um die Mitarbeiter über die Gründe für die Einführung des Tools zu informieren und die positiven Auswirkungen auf Effizienz und Qualität zu betonen. 

Die Identifikation von Change-Agents innerhalb des Unternehmens ist ein weiterer wichtiger Schritt. Diese Personen spielen eine Schlüsselrolle dabei, ihre Kollegen zu motivieren, zu unterstützen und bei der Integration des Automatisierungstools behilflich zu sein. Ein Pilotprojekt in einer begrenzten Abteilung ermöglicht es, die Auswirkungen und Herausforderungen in einem kontrollierten Umfeld zu testen und Feedback zu sammeln.

Risikomanagement ist ein fortlaufender Prozess. Potenzielle Risiken sollten identifiziert und Strategien entwickelt werden, um diese zu minimieren. Ein Überwachungssystem ist entscheidend, um die Leistung und Akzeptanz des Automatisierungstools zu überwachen. Dies ermöglicht es, frühzeitig auf Probleme zu reagieren und Anpassungen vorzunehmen.

Nach dem erfolgreichen Abschluss des Pilotprojekts kann die Skalierung und Integration des Workflow-Automatisierungstools auf die gesamte Organisation erfolgen. Dabei ist sicherzustellen, dass die Integration nahtlos verläuft und gut in bestehende Systeme und Prozesse eingepasst wird. Die Anerkennung der Bemühungen und Erfolge der Mitarbeiter während des Change-Prozesses ist ebenfalls wichtig, um die positive Einstellung aufrechtzuerhalten. Feiern von Meilensteinen und Erfolgen trägt dazu bei, eine Kultur des Wandels und der kontinuierlichen Verbesserung zu fördern. Durch diesen ganzheitlichen Ansatz kann ein Change-Management-Programm dazu beitragen, die Einführung eines Workflow-Automatisierungstools erfolgreich zu gestalten und die Akzeptanz innerhalb der Organisation zu fördern.

März 2024

Wie digitalisiere ich Prozesse richtig?

Die Digitalisierung von Prozessen ist ein bedeutender Schritt, um die Effizienz zu steigern, Kosten zu reduzieren und die Flexibilität in einem Unternehmen zu verbessern.

Hier sind einige Schritte, die Sie beim Digitalisieren von Prozessen beachten können.

Beginnen Sie mit einer umfassenden Analyse der bestehenden Prozesse in Ihrem Unternehmen. Identifizieren Sie, welche Abläufe ineffizient sind oder Verbesserungspotenzial bieten. Definieren Sie klare Ziele für die Digitalisierung, sei es die Steigerung der Effizienz, Kosteneinsparungen oder eine verbesserte Kundenerfahrung.

Wählen Sie die geeignete Technologie für Ihre Bedürfnisse aus, wie zum Beispiel Workflow-Management-Systeme, CRM-Software, ERP-Systeme usw. Vereinfachen und standardisieren Sie Prozesse, um die Effizienz zu steigern. Identifizieren Sie repetitive Aufgaben, die automatisiert werden können, und setzen Sie Workflow-Automatisierungstools ein, um manuelle Schritte zu minimieren.

Stellen Sie sicher, dass die digitalisierten Prozesse nahtlos in vorhandene Systeme integriert sind. Nutzen Sie APIs für eine reibungslose Datenübertragung zwischen verschiedenen Anwendungen. Achten Sie darauf, dass die digitalisierten Prozesse sicher sind, indem Sie entsprechende Sicherheitsmaßnahmen implementieren.

Schulen Sie Ihre Mitarbeiter in der Nutzung neuer Technologien und implementieren Sie ein Change-Management-Programm, um Widerstände gegenüber Veränderungen zu minimieren. Überwachen Sie die digitalisierten Prozesse kontinuierlich, sammeln Sie Feedback und nutzen Sie Analysen, um Schwachstellen zu identifizieren und Verbesserungen vorzunehmen.

Stellen Sie sicher, dass die digitalisierten Prozesse den geltenden rechtlichen und regulatorischen Anforderungen entsprechen. Erwägen Sie die Nutzung von Cloud-Services, um Flexibilität und Skalierbarkeit zu verbessern. Definieren Sie Key Performance Indicators (KPIs), um den Erfolg der Digitalisierung zu messen.

Denken Sie daran, dass die Digitalisierung ein kontinuierlicher Prozess ist, und es ist wichtig, flexibel zu bleiben und sich an sich ändernde Bedürfnisse anzupassen.

Wie kann Flow360 dabei unterstützen?
Flow360 ist ein Cloud-Service, erfüllt konsequent alle rechtlichen Anforderungen (inkl. der DSGVO-Vorgaben), durch die intuitive Benutzeroberfläche, kann das Tool von jedem im Unternehmen für seine Prozesse genutzt werden. Durch die einfache Integration der Mitarbeiter erreichen sie schnelle eine hohe Akzeptanz.  Als Administrator behalten sie durch die gute Übersicht auf den individuell konfigurierbaren Dashboards immer den Überblick. Flow360 integriert sich nahtlos in ihre bestehenden Systeme und hilft ihnen durch die einfach flexibel gestaltbaren Flow-Charts sich schnell einen Überblick über ihre bestehenden Prozesse zu machen und diese anhand von Auswertungen kontinuierlich verbessern zu können oder schnell an Änderungen in den Abläufen anpassen zu können.

Februar 2024

Rollenbeschreibung Prozessmanager:innen

Die Rolle eines Prozessmanagers oder einer Prozessmanagerin ist darauf ausgerichtet, effiziente Geschäftsprozesse zu entwickeln, zu implementieren und zu überwachen, um die Gesamtleistung eines Unternehmens zu verbessern.

Die genaue Rolle kann je nach Branche, Unternehmensgröße und spezifischen Anforderungen variieren, aber im Allgemeinen umfasst die Rolle eines Prozessmanagers folgende Aufgaben:

Prozessanalyse:
Identifikation und Analyse bestehender Geschäftsprozesse. Bewertung von Prozessschwachstellen, Engpässen und ineffizienten Abläufen.

Prozessdesign und -optimierung:
Entwicklung von verbesserten Prozessmodellen, die Effizienz, Produktivität und Qualität maximieren. Einführung von Best Practices und Standards für Prozessoptimierung. Implementierung von Automatisierungstechnologien zur Vereinfachung von Abläufen.

Prozessimplementierung:
Koordination der Einführung neuer Prozesse oder Optimierungen. Schulung von Mitarbeitern in Bezug auf neue Prozessabläufe. Sicherstellung, dass alle relevanten Abteilungen den neuen Prozess verstehen und akzeptieren.

Leistungsüberwachung:
Kontinuierliche Überwachung der Prozessleistung und Identifizierung von Verbesserungsmöglichkeiten. Implementierung von Leistungskennzahlen (KPIs) zur quantitativen Bewertung der Prozessleistung.

Qualitätsmanagement:
Sicherstellung, dass die Prozesse den Qualitätsstandards entsprechen. Umsetzung von Maßnahmen zur Fehlervermeidung und -korrektur.

Change Management:
Verwaltung von Veränderungsprozessen innerhalb der Organisation. Kommunikation von Veränderungen an die Mitarbeiter und Unterstützung bei der Akzeptanz neuer Abläufe.

Risikomanagement:
Identifikation potenzieller Risiken in Geschäftsprozessen. Entwicklung von Strategien zur Risikominimierung und -bewältigung.

Interdisziplinäre Zusammenarbeit:
Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen, um sicherzustellen, dass die Prozesse den Gesamtzielen des Unternehmens dienen. Schnittstellenmanagement zwischen verschiedenen Teams und Abteilungen.

Dokumentation:
Erstellung und Pflege von Prozessdokumentationen. Sicherstellung, dass Prozessänderungen dokumentiert und für alle relevanten Stakeholder zugänglich sind.

Kontinuierliche Verbesserung:
Förderung einer Kultur der kontinuierlichen Verbesserung. Implementierung von Methoden und Techniken zur fortlaufenden Optimierung von Prozessen.

Die Rolle eines Prozessmanagers erfordert vor allem eine Kombination aus analytischen Fähigkeiten, Kommunikationskompetenz, Projektmanagementfähigkeiten und einem tiefen Verständnis für die geschäftlichen Anforderungen und Ziele.