Kennen Sie das auch? Diese Arbeitstage, an denen die To-Do-Liste schier endlos ist und doch bleibt das Wesentliche unerledigt.
Das Gegenteil eines „Flow-Zustands“. Anspannung und Stress steigen, und am Ende des Tages bleibt das Gefühl, erschöpft zu sein, ohne wirklich produktiv gewesen zu sein. Aber das hat nichts mit Faulheit oder Unfähigkeit zu tun. Es könnte vielmehr ein Hinweis darauf sein, dass Ihre Energie und Aufmerksamkeit von Aufgaben absorbiert werden, die Sie inhaltlich nicht weiterbringen. Oft liegt die Ursache in den Arbeitsabläufen und der eingesetzten Software, die anstatt zu unterstützen, eher bremst und Stress erzeugt.
Wie entstehen solche Hürden und wie können wir sie überwinden? Arbeitsbarrieren verstecken sich oft an unerwarteten Stellen: in der Art und Weise, wie Teams kommunizieren, in umständlichen Arbeitsprozessen und überflüssigen Freigabeschleifen. Diese Hürden hindern Mitarbeitende daran, ihr Potenzial auszuschöpfen und die neugierigste, engagierteste Version ihres beruflichen Selbst zu sein.
Zu häufige Überprüfung von Entscheidungen
Eine Ursache kann eine zu häufige Überprüfung von Entscheidungen sein. Das verlangsamt den Workflow. Sollen zusätzliche Freigaben den Qualitätsanspruch sichern? Dann sind sie wertvoll und können das Kundenerlebnis verbessern. Wenn sie aber nur verzögern, ohne Mehrwert zu schaffen, schadet das eher der Zufriedenheit der Kunden und Mitarbeitenden. Um das herauszufinden hilft es für jeden Arbeitsschritt das Glück des Kunden im Blick zu haben.
Ständige Prozessänderung
Ein weiteres Hindernis ist eine ständige Prozessänderung. Auch wenn kontinuierliche Verbesserung wichtig ist, kann sie in übertriebener Form wie ein Hamsterrad wirken – neue Systeme und Regeln kommen hinzu, die Komplexität steigt und der wirkliche Nutzen bleibt aus. Statt die Problemlösung mit noch mehr Prozessen zu überfrachten, kann es effektiver sein, bestehende Schritte zu verschlanken. Für das Einführen von Änderungen ist daher ein klares Vorgehen hilfreich. Bevor ein Workflow geändert wird, sollte geprüft werden, ob die Änderung im Team und in der gesamten Organisation auf Zustimmung stößt.
Angst vor Veränderung
Genau so kann aber auch die Angst, die Art und Weise zu ändern, was immer so getan wurde, lähmend sein. Teams sollten aber kein Problem damit haben, darauf hinzuweisen, wenn ein Tool oder ein Prozess die Leute tatsächlich ausbremst und ihnen das Leben schwerer macht. In solchen Gegebenheiten ist eine Veränderung dringend angebracht – und die Menschen, die sich dafür einsetzen, sind Helden!
Um diese Innovationshelden zu unterstützen, sind einfache und klare Vorschlagsprozesse entscheidend, die sich immer direkt an zwei Personen in der Unternehmensleitung richten und so blockierende Faktoren vermeiden.
Reduktion
Viele Hindernisse können auch durch das Reduzieren von überflüssigen Meetings und unproduktiven Feedbackprozessen beseitigt werden. Regelmäßige Überprüfungen der gewohnten Meetings und Kommunikationskanäle schaffen Raum für das Wesentliche.
Unklare Fachsprache
Ein häufiger Produktivitätskiller ist auch eine unklare Fachsprache, die Missverständnisse auslöst. Gut beschriebene und verständliche Arbeitsanweisungen geben Sicherheit und Effizienz. Ein guter Test für klare Anweisungen ist: „Würde ein 10-Jähriger das verstehen?“ Wenn die Antwort ja lautet, ist die Anweisung sicher auch für viele Mitarbeiter verständlich. Konkret und bildlich zu formulieren ist hier entscheidend – Nehmen wir an, ein Chef sagt, Sie sollen‚ einen erstklassigen Kundenservice bieten, oder er sagt, Ihre Aufgabe ist es, dem Kunden ein Lächeln ins Gesicht zu zaubern. Welcher Satz ist leichter zu verstehen?
Mit klaren, sinnvollen Prozessen und einem auf das Wesentliche fokussierten Arbeitsumfeld schaffen Sie die Grundlage für ein produktives und erfülltes Arbeiten – und eine nachhaltige Zufriedenheit der Mitarbeitenden und Kunden.