„Wenn das, was ihr macht, keine KI ist, dann weiß ich es nicht!“
Diese Aussage bringt ein häufiges Missverständnis in der IT-Welt auf den Punkt. Wann wird eine Ergebnis mittels künstlicher Intelligenz erzeugt und wann nicht? Wie verhält sich das bei Workflow Automationen? Und wie passt KI in dieses Bild?
Was ist Workflow Automation?
Workflow Automation bezieht sich auf die Automatisierung von Geschäftsprozessen durch klar definierte, regelbasierte Abläufe. Dabei werden wiederkehrende Aufgaben automatisch und ohne großen Interpretationsspielraum erledigt. Denken Sie an einen strikten Fahrplan: Jeder Schritt wird nach vorgegebenen „Wenn-Dann“-Regeln abgearbeitet.
Vorteile der Workflow Automation:
- Vorhersehbarkeit: Jeder Schritt ist definiert und nachvollziehbar.
- Stabilität: Regelbasierte Prozesse vermeiden unvorhergesehene Fehler.
- Transparenz: Die Abläufe sind auditierbar und erfüllen Compliance-Anforderungen.
- Schnelle Implementierung: Im Vergleich zu komplexen KI-Systemen sind regelbasierte Workflows oft schneller zu implementieren und zu warten.
Warum Workflow Automation keine KI ist – und warum das auch richtig und wichtig ist
Kein Black-Box-Algorithmus:
Im Gegensatz zu KI, die auf maschinellem Lernen und komplexen statistischen Modellen basiert, läuft bei der Workflow Automation alles nach klar definierten Regeln. Das hat gleich mehrere Vorteile:
- Kontrolle und Sicherheit:
Unternehmen wissen genau, wie Prozesse ablaufen, was insbesondere in regulierten Umgebungen entscheidend ist. - Reproduzierbare Ergebnisse:
Gleiche Eingaben führen stets zu gleichen, verlässlichen Resultaten. - Einfachheit:
Die Implementierung und Wartung ist unkompliziert, da kein aufwändiges Training von Algorithmen nötig ist.
Für viele administrative Aufgaben in KMU ist diese deterministische und transparente Vorgehensweise genau das Richtige – sie sorgt für Effizienz und minimiert menschliche Fehler.
Wo kommt die Künstliche Intelligenz ins Spiel?
Auch wenn Workflow Automation und KI unterschiedliche Ansätze sind, können sie sich hervorragend ergänzen. KI kann dort unterstützen, wo Prozesse komplexere Entscheidungen erfordern oder große, unstrukturierte Datenmengen verarbeitet werden müssen.
Ein praktisches Beispiel:
Automatisierte Rechnungserfassung
- Dokumentenerfassung:
Eine eingehende Rechnung wird digital erfasst – per Scan oder per E-Mail. Hier kommt KI in Form von Optical Character Recognition (OCR) ins Spiel, um gedruckten oder handgeschriebenen Text in maschinenlesbare Daten umzuwandeln. - Datenextraktion:
KI-Algorithmen extrahieren relevante Informationen wie Rechnungsnummer, Datum, Betrag und Lieferant. Sie können dabei auch verschiedene Layouts und Formatierungen erkennen und verarbeiten. - Integration in den Workflow:
Die extrahierten Daten werden an unser Workflow Automation-System übergeben. Anhand vordefinierter Regeln wird der weitere Prozess gesteuert – beispielsweise die automatische Weiterleitung der Rechnung an den zuständigen Manager zur Genehmigung.
Dieses Zusammenspiel sorgt für eine effiziente und fehlerarme Abwicklung administrativer Aufgaben. Die KI unterstützt dabei spezifische Schritte, während der zentrale, regelbasierte Workflow die Gesamtsteuerung übernimmt.
Definition
Für IT-Entscheider ist es wichtig, den klaren Unterschied zwischen Workflow Automation und Künstlicher Intelligenz zu verstehen.
Workflow Automation
basiert auf vordefinierten, transparenten und stabilen Abläufen, die insbesondere bei administrativen Prozessen punkten.
Künstliche Intelligenz
bietet hingegen wertvolle Unterstützung, indem sie zum Beispiel unstrukturierte Daten in strukturierte Informationen umwandelt und so den manuellen Aufwand reduziert.
Bei Flow360.io kombinieren wir das Beste aus beiden Welten: Regelbasierte Automatisierung für einen sicheren und nachvollziehbaren Ablauf sowie den gezielten Einsatz von KI, um komplexe Datenprozesse zu optimieren. So schaffen wir Lösungen, die nicht nur effizient und transparent sind, sondern auch den Herausforderungen einer dynamischen Geschäftswelt gewachsen sind.
Bleiben Sie gespannt – die Zukunft der Prozessautomatisierung ist bereits jetzt greifbar und revolutioniert, wie wir arbeiten!