Integrieren Sie Freigaben als Elemente direkt in Ihre Workflows – genau an den Stellen, wo Entscheidungen, Qualitätssicherung oder Compliance-Prüfungen erforderlich sind.
Für einfache und komplexe Prüfpfade
Genehmigen Sie Prozesse einfach und sicher direkt vom Smartphone.
Anzahl der erforderlichen Entscheider nach Bedarf einstellbar
Alle Beteiligten erhalten automatische Benachrichtigungen zum Freigabeprozess.
Verantwortlichkeiten transparent geregelt
Revisionssicher & Strukturiert
Gezielte Verantwortlichkeiten als zentraler Workflow-Baustein
Ein effizienter Freigabe-Workflow schafft Klarheit und Verbindlichkeit. In Flow360 werden Genehmigungsprozesse zu verlässlichen Bausteinen Ihrer gesamten Prozesslandschaft. Durch die tiefe Integration in die Workflow Automation lassen sich Freigabeschritte präzise steuern und dokumentieren – transparent für alle Beteiligten und manipulationssicher in der Ausführung.
Präzise Zuweisung durch Rollen und Historie
Das Besondere an Flow360: Sie behalten die volle Kontrolle über die Verantwortlichkeiten. Jedem Schritt im Freigabe-Workflow können Sie gezielt eine bestimmte Person oder eine definierte Benutzergruppe zuweisen. Besonders effizient: Das System ermöglicht es, Freigaben automatisch an Personen zu delegieren, die bereits in vorangegangene Prozessschritte involviert waren. Dies sichert den Kontext und beschleunigt die Entscheidungsfindung erheblich.
Nahtlose Steuerung der Prozesskette
Ein Freigabe-Workflow fungiert als entscheidender Weichensteller innerhalb Ihrer Automation. Sobald eine Genehmigung erfolgt oder abgelehnt wird, triggert dies unmittelbar die nächsten definierten Aktionen – wie den Versand von Benachrichtigungen, die Generierung von Dokumenten oder die Aktivierung nachgelagerter Prozesszweige. Diese technische Konformität garantiert, dass Ihre IT-Governance auch bei mehrstufigen Entscheidungsstrukturen gewahrt bleibt.
Revisionssicherheit und Transparenz
Jede Interaktion innerhalb eines Freigabe-Workflows wird revisionssicher protokolliert. Durch die Verwendung standardisierter Genehmigungsmasken stellen Sie sicher, dass alle Entscheidungen nachvollziehbar dokumentiert sind und den internen Compliance-Vorgaben entsprechen. Fachbereiche können diese Freigabe-Bausteine agil in neue Workflows integrieren, während die IT durch die zentrale Verwaltung von Benutzergruppen die volle Kontrolle über die Zugriffsberechtigungen behält.
Ob sensible Inhalte, kritische Abläufe oder Compliance-Pflichten – mit Freigabeschritten binden Sie Entscheider aktiv und nachvollziehbar in den Prozess ein.
Ein- oder mehrstufige Freigaben einfach definierbar.
Nur autorisierte Personen dürfen freigeben.
Beteiligte werden automatisch informiert.
Alle Entscheidungen werden lückenlos dokumentiert.
Freigaben sind wichtige Kontrollpunkte im Prozessverlauf. Sie verhindern falsche Ausführungen und stellt sicher, dass nur geprüfte Inhalte umgesetzt werden – inklusive digitaler Unterschrift, wenn gewünscht.
Freigabe-Knoten beschleunigen Entscheidungen, stellen Nachvollziehbarkeit sicher und sorgen dafür, dass nur geprüfte Schritte im Geschäftsprozess weiterlaufen.
Szenario: Ein Werkstattmeister oder Teamleiter benötigt kurzfristig ein Ersatzteil oder ein neues Arbeitsgerät, das über dem Standardbudget liegt. Der Prozess erfordert die fachliche Bestätigung und die finale Freigabe durch die Geschäftsführung.
Der Meister startet den Prozess über ein Workflow-Formular. Für alle folgenden Korrekturschleifen oder Rückfragen nutzt Flow360 die Funktion „Person aus der Historie“. Der Vorteil: Wenn die Geschäftsführung den Antrag zur Überarbeitung zurückreicht, landet er exakt bei dem Meister, der ihn erstellt hat – und nicht zufällig bei einem anderen Meister der gleichen Benutzergruppe. So bleibt das Fachwissen gebündelt und die Zuständigkeit klar definiert.
Die Geschäftsführung entscheidet über eine standardisierte Freigabemaske. Hier greift die logische Entscheidungsroutine: Freigabe erteilt: Der Workflow springt zum nächsten positiven Baustein (z. B. automatischer Versand der Bestellung). Freigabe verneint (mit Begründung): Der Prozess wird an der Stelle fortgesetzt, die der Workflow für diesen Fall vorsieht – beispielsweise in einer Korrekturschleife zurück zum Antragsteller oder als Beendigung des Vorgangs.
Basierend auf der Entscheidung der Geschäftsführung führt Flow360 die Automation fort: Bei Erfolg: Sofortige Generierung eines PDF-Protokolls für die Buchhaltung und Benachrichtigung an den Mitarbeiter. Bei Korrekturbedarf: Der Status wechselt auf „Nacharbeit“. Dank der Historien-Zuweisung wird der ursprüngliche Ersteller sofort informiert, dass seine Expertise für die Anpassung gefragt ist.
Fragen und Antworten zu Freigabe Workflow
Sie können beliebig viele Freigabestufen definieren – nacheinander oder parallel. Die Konfiguration ist vollständig flexibel.
Die Freigabeberechtigung wird rollenbasiert gesteuert. Nur autorisierte Personen sehen und bearbeiten Freigaben.
Flow360 versendet automatisch Benachrichtigungen per E-Mail oder In-App, sobald eine Freigabe erforderlich ist.
Ja. Alle Freigaben werden automatisch protokolliert. Sie können jederzeit eingesehen und exportiert werden.
Ja. Sie können Vertreter definieren, die Freigaben im Vertretungsfall übernehmen dürfen.
Ja. Der Freigabeschritt kann an jeder beliebigen Stelle im Workflow eingebaut werden.
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