Eine Benutzer-Lizenz brauchen Sie für Personen, die:

• Aufgaben und Workflows persönlich zugewiesen bekommen
• Freigaben erteilen oder Genehmigungen durchführen
• Dokumente bearbeiten oder kommentieren
• Den Status ihrer Aufgaben aktualisieren

Keine Lizenz benötigen:

• Mitarbeiter in Abteilungen, die als Team arbeiten und keine individuelle Zuordnung benötigen (z. B. Lager, Produktion, Empfang)
• Personen, die nur informiert werden (z. B. per E-Mail-Benachrichtigung)
• Kollegen, die Ergebnisse nur einsehen, aber nicht bearbeiten
• Externe Stakeholder ohne direkte Prozessbeteiligung

Praxis-Beispiel: In Ihrem Unternehmen mit 50 Mitarbeitern arbeiten vielleicht 15 in Büro-Workflows mit individuellen Aufgaben (benötigen Lizenzen), während 35 weitere in Bereichen wie Produktion oder Logistik als Abteilung agieren (keine individuellen Lizenzen nötig).

Unser Tipp: Starten Sie mit den Lizenzen für Mitarbeiter, die individuell zugeordnet werden müssen. Sie können jederzeit flexibel weitere Lizenzen hinzufügen, wenn Ihr Team wächst oder sich Ihre Prozesse erweitern.

Die Planner-Funktion macht Flow360 zu einem automatischen Prozess-Assistenten. Einmal geplant und das System übernimmt die Ausführung.

Mit dem Planner kann man:

Workflows terminieren

• Planen Sie Aufgaben für sich selbst oder Ihr Team im Voraus
• Stellen Sie sicher, dass wichtige Prozesse zum richtigen Zeitpunkt starten
• Vermeiden Sie, dass wiederkehrende Aufgaben vergessen werden

Wiederkehrende Prozesse automatisieren

• Richten Sie Wartungszyklen, Prüfungen oder Reviews als automatische Trigger ein
• Definieren Sie Intervalle (täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich)
• Weisen Sie diese automatisch den zuständigen Personen oder Gruppen zu

Praxis-Beispiele:

• Wartung & Instandhaltung: Maschinenwartungen alle 3 Monate automatisch an das Technik-Team
• Compliance & Audits: Monatliche Sicherheitschecks automatisch an Abteilungsleiter
• HR-Prozesse: Jährliche Mitarbeitergespräche automatisch terminieren und zuweisen
• Qualitätssicherung: Wöchentliche Qualitätsprüfungen ohne manuelle Erinnerung

Ihr Vorteil: Einmal eingerichtet, läuft alles automatisch. Sie sparen Zeit, vergessen nichts mehr und Ihr Team weiß immer, wann welche Aufgabe ansteht.

Die Starter-Lizenz ist speziell für kleine Unternehmen und Teams konzipiert, um Ihnen den Einstieg in professionelles Workflow-Management besonders attraktiv zu machen.

Die Vorteile für Sie:

• Optimales Preis-Leistungs-Verhältnis für kleinere Teams
• Alle wesentlichen Funktionen ohne Kompromisse bei der Qualität
• Faire Skalierung – wenn Sie wachsen, wechseln Sie einfach in den nächsten Plan

Warum diese Begrenzung sinnvoll ist: Kleine Unternehmen haben andere Anforderungen als große Unternehmen mit mehreren Managementebenen. Die Starter-Lizenz bietet genau die Funktionen und den Support, die Teams bis 20 Personen wirklich brauchen – ohne dass Sie für Enterprise-Features bezahlen, die Sie (noch) nicht nutzen.

Sie wachsen über 20 Nutzer hinaus? Perfekt! Das zeigt, dass Flow360 Ihr Unternehmen erfolgreich unterstützt. Der Wechsel in unseren Basic oder Professional-Plan ist jederzeit unkompliziert möglich und bietet Ihnen dann zusätzliche Features für größere Organisationen.

Unser Versprechen: Sie zahlen immer nur für das, was Sie tatsächlich brauchen – egal ob Sie 5 oder 500 Mitarbeiter haben.

Die Webformular-Integration benötigen Sie, wenn externe Personen oder Kunden Prozesse in Ihrem Unternehmen anstoßen sollen – direkt von Ihrer Website aus.

Typische Anwendungsfälle:

Kundenanfragen automatisieren

• Kontaktformulare auf Ihrer Website starten automatisch einen Bearbeitungs-Workflow
• Angebotsanfragen werden direkt an den zuständigen Vertriebsmitarbeiter geleitet
• Supportanfragen landen sofort im richtigen Team

Service-Prozesse digitalisieren

• Terminbuchungen triggern automatisch Bestätigungs- und Vorbereitungsprozesse
• Reklamationen oder Rücksendungen starten den entsprechenden Workflow
• Bewerbungen über Ihre Karriereseite starten den Recruiting-Prozess

Ihr Vorteil: Keine manuelle Übertragung mehr. Daten aus dem Formular fließen direkt in Ihren Workflow – spart Zeit, vermeidet Fehler und sorgt für sofortige Bearbeitung.

Praxis-Beispiel: Ein Kunde füllt auf Ihrer Website ein Angebotsformular aus → Flow360 startet automatisch den Angebotsprozess → Ihr Vertrieb erhält alle Informationen strukturiert und kann sofort reagieren.

Das können externe Benutzer tun:

Prozesse starten

• Lieferanten lösen Bestellungen oder Lieferavisierungen aus
• Servicepartner melden Wartungsbedarfe direkt im System
• Kunden stellen Serviceanfragen oder Supporttickets

Freigaben erteilen

• Kunden geben Angebote, Entwürfe oder Lieferungen frei
• Partner bestätigen Bestellungen oder Aufträge
• Externe Stakeholder erteilen erforderliche Genehmigungen

Ihre Vorteile:

✓ Maximale Sicherheit – Externe sehen NUR ihre eigenen Aufgaben, keine internen Prozessdetails
✓ Schnellere Abläufe – Keine Wartezeiten durch E-Mail-Pingpong oder Telefonanrufe
✓ Volle Kontrolle – Sie bestimmen präzise, welche Aktionen externe Benutzer durchführen können
✓ Professioneller Eindruck – Ihre Partner arbeiten in einem strukturierten System statt per E-Mail

Praxis-Beispiel: Ein Kunde erhält eine Freigabeanfrage für ein Angebot direkt per Link → Er gibt mit einem Klick frei → Ihr Produktionsprozess startet automatisch. Kein Zugriff auf Ihre internen Abläufe, aber maximale Effizienz.

Wichtig: Externe Benutzer benötigen ebenfalls eine User-Lizenz, erhalten aber ausschließlich Zugriff auf die spezifischen Aufgaben, die Sie ihnen zuweisen.

Ja, für die meisten kleinen Unternehmen sind 3 GB mehr als ausreichend – und hier ist warum:

Typische Dateigrößen in Workflows:

• Textinformationen und Formulardaten: Nur wenige Kilobyte pro Workflow
• PDF-Dokumente: Durchschnittlich 100-500 KB pro Datei
• Bilder: Werden automatisch komprimiert und optimiert
• Office-Dokumente: Meist unter 1 MB

Das bedeutet konkret: Mit 3 GB können Sie mehrere tausend Workflows mit Dokumenten speichern, bevor der Speicher voll ist.

Rechenbeispiel:

• 1 Workflow mit 3 PDF-Anhängen (je 300 KB) = ca. 1 MB
• 3 GB = Platz für etwa 3.000 solcher Workflows

Sie benötigen mehr Speicher? Kein Problem! Sie können jederzeit zusätzlichen Speicher hinzubuchen oder in einen höheren Plan wechseln. Wir informieren Sie rechtzeitig, bevor Ihr Speicher zur Neige geht.

Unser Tipp: Die meisten Starter-Kunden nutzen nach einem Jahr erst 30-50% ihres Speicherplatzes. Starten Sie entspannt – Sie haben mehr als genug Raum zum Wachsen.

Flow360 ist nativ in Deutsch und Englisch verfügbar. Über die integrierte Google-Translate-Funktion können Sie die englische Oberfläche in über 100 weitere Sprachen übersetzen lassen.

Ja! Sie können Flow360 14 Tage lang vollkommen kostenlos und unverbindlich testen – mit vollem Funktionsumfang.

Das erwartet Sie im Test:

Voller Zugriff auf alle Features

• 10 Manager-Lizenzen
• 100 User-Lizenzen
• Alle Premium-Funktionen freigeschaltet
• Keine Einschränkungen, keine versteckten Limits

Persönliche Unterstützung inklusive

• Unbegrenzte Support-Anfragen während der Testphase
• Direkter Zugang zu unseren Prozess-Spezialisten
• Hilfe beim Einrichten Ihrer ersten Workflows
• Beratung zu Best Practices für Ihre spezifischen Anforderungen

So starten Sie:

1. Kostenlos registrieren – keine Kreditkarte erforderlich
2. Sofortiger Zugang zu allen Funktionen
3. 14 Tage ausgiebig testen und ausprobieren
4. Nach Ablauf entscheiden Sie in Ruhe – kein automatisches Abo

Unser Versprechen: Sie testen Flow360 unter realen Bedingungen mit echtem Support. So können Sie sicher sein, dass die Software perfekt zu Ihren Prozessen passt, bevor Sie sich entscheiden.

Bereit zum Start? Nutzen Sie die 14 Tage, um Flow360 mit Ihren eigenen Workflows zu erleben – wir unterstützen Sie dabei!

Ja! Bei jährlicher Zahlung sparen Sie ca. 20% im Vergleich zur monatlichen Buchung.

Ihre Vorteile bei Jahreszahlung:

💰 Deutliche Kostenersparnis

• Rund 20% Rabatt auf den Gesamtpreis
• Entspricht 2+ Monaten gratis pro Jahr
• Planbare, fixe Kosten für Ihr Budget

Flexibel bleiben: Sie sind sich noch nicht sicher? Starten Sie monatlich und wechseln Sie jederzeit zur Jahreszahlung, um von den Ersparnissen zu profitieren.

Unser Tipp: Die meisten unserer Kunden wählen nach der Testphase die Jahreszahlung – weil Flow360 schnell zum unverzichtbaren Tool wird und sich die Ersparnis lohnt.

Nein, keine langfristige Vertragsbindung – Sie bleiben flexibel!

Ihre Optionen:

Monatliches Abonnement

• Monatlich kündbar
• Maximale Flexibilität
• Ideal zum Einstieg oder für projektbezogene Nutzung

Jährliches Abonnement

• Ca. 20% Rabatt gegenüber monatlicher Zahlung
• Einmal zahlen, ein Jahr nutzen

Das bedeutet für Sie:

✓ Keine versteckten Klauseln – transparente Konditionen
✓ Jederzeit anpassbar – Lizenzen hinzufügen oder reduzieren
✓ Kein Risiko – wenn Flow360 nicht passt, können Sie monatlich aussteigen
✓ Sie haben die Kontrolle – keine unerwarteten Verpflichtungen

Unser Ansatz: Wir möchten, dass Sie bei uns bleiben, weil Flow360 Sie begeistert – nicht weil ein Vertrag Sie bindet. Deshalb setzen wir auf Qualität und Service statt auf Knebelverträge.

Starten Sie risikofrei mit der 14-tägigen Testphase und entscheiden Sie dann, welches Modell am besten zu Ihnen passt.