Effizienz für Ihre Geschäftsprozesse

Was ist ein Workflow?

Eine Workflow ermöglicht die strukturierte Abfolge von Arbeitsschritten, die zur Erledigung einer bestimmten Aufgabe oder zur Erreichung eines Ziels notwendig sind.

Ein Geschäftsprozess wird durch den Bau eines Workflows in Flow360 mittels Drag&Drop-Funktion erstellt .
 
Ein Workflow beschreibt, wer was wann und in welcher Reihenfolge tun muss. Dabei werden Informationen, Dokumente oder Aufgaben systematisch von einem Bearbeitungsschritt zum nächsten weitergeleitet.
Workflows definieren klare Verantwortlichkeiten, Zeitvorgaben und Bedingungen für jeden Schritt. Sie können einfach sein – wie die Freigabe einer Rechnung – oder komplex mit vielen parallelen und bedingten Verzweigungen.

Unterschied zwischen Workflow und Geschäftsprozess

Die Begriffe Workflow und Geschäftsprozess werden oft synonym verwendet, bezeichnen aber unterschiedliche Konzepte:

Geschäftsprozess ist der übergeordnete Begriff. Er beschreibt eine End-to-End-Abfolge von Aktivitäten, die einen geschäftlichen Mehrwert schaffen – vom Kundenauftrag bis zur Auslieferung und Rechnungsstellung. Geschäftsprozesse sind strategisch ausgerichtet und umfassen oft mehrere Abteilungen und Systeme.

Workflow ist die konkrete, operative Umsetzung eines Geschäftsprozesses oder eines Teilbereichs davon. Er definiert die einzelnen Arbeitsschritte im Detail: Wer macht was, mit welchen Tools, in welcher Reihenfolge und unter welchen Bedingungen.

Workflows sind die konkrete Umsetzung von Geschäftsprozessen im Arbeitsalltag. Während Geschäftsprozesse die strategischen Unternehmensziele und das große Ganze abbilden, das "Was" und "Warum" definieren. Workflows bilden die einzelnen operativen Schritte ab - das "Wie" und "Wann". Workflow-Management-Systeme setzen Geschäftsprozesse in ausführbare, automatisierte Workflows um und schaffen durch Analysen und Berichte eine kontinuierliche Verbindung zwischen diesen beiden Ebenen.

Mann baut eine Geschäftsprozess Automation mit Flow360

Ein Beispiel:

Der Geschäftsprozess "Auftragsabwicklung" umfasst alle Schritte von der Anfrage bis zur Lieferung und Zahlung. Innerhalb dieses Prozesses gibt es mehrere Workflows – etwa den "Workflow zur Bonitätsprüfung", den "Workflow zur Auftragsfreigabe" oder den "Workflow zur Rechnungsstellung".

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Wo kommen Workflows zum Einsatz?

Workflows finden sich in nahezu allen Unternehmensbereichen und Branchen:

Personalwesen: Onboarding neuer Mitarbeiter, Urlaubsanträge, Zeiterfassung oder Bewerbungsverfahren laufen über standardisierte Workflows.

Finanzen: Von der Rechnungsprüfung über Freigabeprozesse bis zur Budgetplanung – Workflows sorgen für Kontrolle und Compliance.

Marketing: Kampagnenplanung, Content-Freigaben, Social-Media-Veröffentlichungen und Lead-Nurturing basieren auf durchdachten Workflows.

IT und Support: Ticket-Systeme, Change-Management und Incident-Response folgen definierten Workflow-Strukturen.

Vertrieb: Lead-Qualifizierung, Angebotserstellung, Vertragsmanagement und Kundenbetreuung profitieren von automatisierten Workflows.

Produktion: Bestellwesen, Qualitätssicherung, Wartungsprozesse und Lagerverwaltung werden durch Workflows gesteuert.

Instandhaltung: Wartungsplanung, Störungsmeldungen, Prüfintervalle, Ersatzteilbestellungen und Instandsetzungsaufträge werden über strukturierte Workflows koordiniert und dokumentiert.

Überall dort, wo wiederkehrende Prozesse stattfinden und mehrere Personen oder Abteilungen zusammenarbeiten, schaffen Workflows Struktur und Transparenz.

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Was ist ein Workflow-Management-System?

 

Ein Workflow-Management-System (WfMS) ist eine Softwarelösung, die Workflows digital abbildet, automatisiert und überwacht. Es orchestriert die einzelnen Arbeitsschritte, leitet Aufgaben automatisch an die richtigen Personen weiter und stellt sicher, dass alle Prozesse nach den definierten Regeln ablaufen.

Moderne Workflow-Management-Systeme bieten grafische Oberflächen zur Modellierung von Prozessen, ermöglichen die Integration mit bestehenden Systemen und liefern Echtzeiteinblicke in den Status laufender Workflows. Sie benachrichtigen Beteiligte automatisch, setzen Fristen und dokumentieren jeden Schritt lückenlos.

Die Systeme unterscheiden sich in ihrem Funktionsumfang – von einfachen Aufgabenverwaltungen bis hin zu komplexen Business-Process-Management-Plattformen mit KI-gestützten Analysen und Optimierungsvorschlägen.

Instandhaltung

So könnte ein Workflow aussehen

Geplante Maschinenwartung

Wartungsplanung

Verantwortlich: Instandhaltungsplaner
Zeitpunkt: 1 Woche vor Wartung

  • Wartungsauftrag im System erstellt
  • Techniker zugewiesen
  • Benötigte Ersatzteile bestellt/reserviert
  • Produktionsstillstand eingeplant: Information an Maschinenbediener + Techniker

Materialvorbereitung

Verantwortlich: Instandhaltungstechniker
Zeitpunkt: Am Wartungstag, vor Beginn

Ersatzteile & Material bereitstellen:

  • Hydraulikölfilter (Art.-Nr.: _________)
  • Luftfilter (Art.-Nr.: _________)
  • Schmierfett (Typ: _________)
  • ....

WARTUNGSDURCHFÜHRUNG

Verantwortlich: Instandhaltungstechniker
Zeitpunkt: Am Wartungstag

  • Checkliste Sichtprüfung
  • Checkliste Reinigung
  • Checkliste Schmierung
  • Checkliste Verschleißteile

Checkliste Inbetriebnahme & Test

Verantwortlich: Instandhaltungstechniker
Zeitpunkt: Am Wartungstag

  • Hauptschalter EIN
  • Maschine hochgefahren
  • Referenzfahrt durchgeführt
  • ...

Wartungsprotokoll Abnahme

Verantwortlich: Werksleitung
Zeitpunkt: Nach erfolgter Wartung und Inbetriebnahme 

  • Übergabeprotokoll unterschrieben
  • Maschine offiziell freigegeben
  • Dokumentation wird abgelegt
  • Neuer Wartungstermin wird angelegt
Abstraktes Interface-Design, das einen vertikalen Workflow-Ablauf darstellt. Der Prozess beginnt oben mit einem Checklisten-Icon und führt zu einer Aufgabenkarte mit dem Profilbild einer lächelnden Frau und einem grünen Häkchen (Erfolg oder Fertigstellung). Dieser Schritt führt zu einer nachfolgenden Karte mit einem roten PDF-Icon (Dokumentenerstellung oder -anhang) und dann zu einer abschließenden Karte mit einem blauen Brief-Icon (Versand oder Benachrichtigung per E-Mail).

Vorteile von Workflow Systemen

Zeitersparnis und Effizienzsteigerung: Automatisierte Workflows eliminieren manuelle, repetitive Aufgaben und beschleunigen Durchlaufzeiten erheblich. Mitarbeiter können sich auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren.

Fehlerreduktion: Standardisierte Prozesse und automatische Validierungen minimieren menschliche Fehler und sorgen für konsistente Qualität.

Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Jeder Prozessschritt wird dokumentiert. Sie wissen jederzeit, wo eine Aufgabe steht, wer verantwortlich ist und welche Schritte noch ausstehen.

Compliance und Governance: Workflow-Systeme stellen sicher, dass alle regulatorischen Anforderungen eingehalten werden. Audit-Trails dokumentieren alle Aktivitäten lückenlos. Mit einem Workflow bleibt dein Unternehmen rechtskonform und spart gleichzeitig Zeit und Kosten. 

Skalierbarkeit: Wachsende Aufgabenvolumen werden problemlos bewältigt, ohne zusätzlichen manuellen Aufwand oder Qualitätsverlust.

Verbesserte Zusammenarbeit: Klare Verantwortlichkeiten und automatische Benachrichtigungen fördern die teamübergreifende Kooperation und reduzieren Kommunikationsaufwand.

 - Keine vergessenen Schritte mehr

- Weniger Fehler bei Übergaben

- Bessere Übersicht über alle Gespräche und Vorgänge

Datenbasierte Optimierung: Analytische Auswertungen identifizieren Engpässe und Verbesserungspotenziale, sodass Prozesse kontinuierlich optimiert werden können.

Kostenreduktion: Durch effizientere Abläufe, weniger Fehler und bessere Ressourcennutzung sinken die operativen Kosten spürbar.

Ein guter Prozess spiegelt auch immer das Image des Unternehmens wieder. 

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FAQ

Fragen und Antworten zum Workflow-Management-System

  • Wie lange dauert die Einführung eines Workflow-Systems?

    Die Implementierungsdauer variiert je nach Komplexität und Umfang. Einfache Workflows können innerhalb weniger Tage eingerichtet werden, während umfassende Unternehmenslösungen mehrere Monate in Anspruch nehmen können. Eine schrittweise Einführung, beginnend mit einem Pilotprozess, hat sich in der Praxis bewährt.

  • Brauchen wir technisches Know-how zur Nutzung?

    Moderne Workflow-Systeme sind bewusst benutzerfreundlich gestaltet. Viele bieten grafische Drag-and-Drop-Oberflächen, mit denen auch Anwender ohne Programmierkenntnisse Workflows erstellen können. Für komplexere Automatisierungen oder Integrationen kann jedoch technische Unterstützung sinnvoll sein.

  • Lassen sich bestehende Systeme integrieren?

    Ja, die meisten Workflow-Management-Systeme bieten umfangreiche Integrationsmöglichkeiten über APIs, Schnittstellen oder vorgefertigte Konnektoren zu gängigen Business-Anwendungen wie CRM, ERP, E-Mail oder Dokumentenmanagement-Systemen.

  • Was kostet ein Workflow-Management-System?

    Die Kosten variieren stark je nach Anbieter, Funktionsumfang und Nutzerzahl. Es gibt cloudbasierte Lösungen mit monatlichen Gebühren pro Nutzer ab wenigen Euro sowie Enterprise-Lösungen mit individueller Preisgestaltung. Neben den Lizenzkosten sollten Implementierungs- und Schulungsaufwände berücksichtigt werden.

  • Wie messen wir den Erfolg von Workflows?

    Workflow-Systeme bieten in der Regel umfangreiche Reporting-Funktionen. Typische KPIs sind Durchlaufzeiten, Bearbeitungsdauern, Fehlerquoten, Prozesskosten und Compliance-Raten. Der Vergleich vor und nach der Automatisierung zeigt deutlich die erzielten Verbesserungen.

  • Können Workflows nachträglich angepasst werden?

    Absolut. Einer der großen Vorteile digitaler Workflow-Systeme ist ihre Flexibilität. Prozesse können jederzeit angepasst, erweitert oder optimiert werden, ohne dass dies großen Aufwand erfordert. Versionierung ermöglicht zudem die Nachvollziehbarkeit von Änderungen.

  • Ist ein Workflow-System auch für kleine Unternehmen sinnvoll?

    Ja, auch kleinere Unternehmen profitieren von automatisierten Workflows. Gerade bei begrenzten Ressourcen ist Effizienz entscheidend. Viele Anbieter bieten skalierbare Lösungen, die mit dem Unternehmen mitwachsen. Der ROI stellt sich oft schneller ein als erwartet.