Ob monatliche Abrechnungen oder jährliche Prüfungen – starten Sie Ihre Workflows automatisch zum richtigen Zeitpunkt.
So laufen Routinen zuverlässig, ohne manuelles Eingreifen.
Von einfachen Routinen bis zu komplexen Unternehmensprozessen.
Zuverlässig. Anpassbar. Automatisch.
Kritische Abläufe laufen zuverlässig – auch bei Abwesenheit von Mitarbeitern.
Historie und Status von Prozessen lassen sich dokumentieren und prüfen.
Fristen und rechtliche Vorgaben werden automatisch eingehalten.
Der Workflow-Planer sorgt dafür, dass wichtige Prozesse regelmäßig und pünktlich laufen – ganz ohne Erinnerungen oder manuelle Eingriffe. So bleibt alles im Takt.
Routineprozesse zuverlässig automatisieren
Ob Monatsabschlüsse, Reportings oder Prüfzyklen – mit dem Workflow-Planer planen Sie wiederkehrende Prozesse genau nach Bedarf.
Prozesse starten zu exakt definierten Zeitpunkten.
Zyklen nach Tag, Woche oder Monat wählbar.
Start an Samstagen und Sonntagen optional unterdrückbar.
Alle geplanten Starts im Kalender sichtbar.
Mit dem Workflow-Planer automatisieren Sie den Start Ihrer Prozesse – planbar, überprüfbar und wiederholbar. So steigern Sie Effizienz und Zuverlässigkeit im gesamten Unternehmen.
Szenario: Mitarbeiter sammeln über den Monat Belege (Tanken, Bewirtung, Materialeinkäufe). Damit die Buchhaltung pünktlich zum 25. des Monats alles verbuchen kann, müssen die Abrechnungen rechtzeitig eingereicht und geprüft sein.
Anstatt dass die Buchhaltung jedem Beleg hinterherläuft, übernimmt der Workflow-Planer die Regie:
Automatischer Start: Jeden 20. des Monats triggert Flow360 den Workflow „Auslagenabrechnung“.
Direkte Aufgabe: Alle betroffenen Mitarbeiter erhalten automatisch eine Nachricht in ihrer Flow360 Workflow-Übersicht und, wenn gewünscht per E-Mail: „Bitte Auslagen für diesen Monat bis zum 23. erfassen.“ Kein Vergessen, kein Stress kurz vor knapp.
Sobald der Mitarbeiter seine Belege z.B. per Smartphone-Foto in den Workflow hochlädt, startet die definierte Entscheidungsroutine:
Gezielte Freigabe: Der Workflow leitet den Antrag automatisch an den jeweiligen Teamleiter oder die Geschäftsführung weiter.
Personelle Kontinuität: Falls die Geschäftsführung eine Rückfrage zu einem Beleg hat, nutzt der Workflow die Funktion „Person aus der Historie“. Die Rückfrage landet exakt bei dem Mitarbeiter, der den Beleg eingereicht hat – und nicht allgemein „beim Team“. Das klärt Unstimmigkeiten in Sekunden und stellt die Anforderung an personenbezogene Daten sicher.
Ist die Freigabe erfolgt, erledigt Flow360 die lästige Dokumentation:
Datenübergabe: Die Buchhaltung erhält das fertige Dokument inklusive aller Anhänge gesammelt per E-Mail oder direkt im System.
Zyklus-Reset: Der Workflow schließt sich, und im Planer ist bereits der nächsten Termin für den Folgemonat hinterlegt.
Fragen und Antworten zu Geplanter Start mit Workflow-Planer
Sie können beliebige Zeitpunkte auf die Minute genau festlegen – auch wiederkehrend nach Tages-, Wochen- oder Monatsrhythmus.
Ja. Sie können konfigurieren, ob geplante Starts an Samstagen oder Sonntagen stattfinden oder diese Tage ausgeschlossen werden sollen.
Alle geplanten Starts sind in einer Kalenderübersicht einsehbar – inklusive Rhythmus, nächstem Startzeitpunkt und Historie.
Ja. Neben der Zeitplanung können Prozesse jederzeit manuell gestartet oder über andere Systeme ausgelöst werden.
Ja. Nur berechtigte Personen können geplante Starts erstellen oder ändern – für maximale Kontrolle und Sicherheit.
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Testen Sie 14 Tage lang unbegrenzt alle Funktionen mit so vielen Benutzern, wie sie wollen.
