Stell dir vor, du läufst einen Marathon und stellst irgendwann fest, dass du auf einem Laufband stehst. Du kommst voran, aber bleibst gleichzeitig am selben Punkt – genau so fühlt sich die digitale Transformation für viele Unternehmen an. Der kontinuierliche Fortschritt erfordert ständige Anpassungen und keinen Stillstand.
Vorbei sind die Zeiten, in denen Unternehmen dieselben Technologien und Arbeitsweisen über Jahrzehnte hinweg nutzen konnten. Heute erfordert der Markt schnelle Reaktionen und flexible Lösungen. Unternehmen müssen nicht nur regelmäßig neue Services und Produkte auf den Markt bringen, sondern auch neue Partnerschaften eingehen. Dies führt unweigerlich zu immer neuen IT-Projekten und zur Notwendigkeit, die bestehende Infrastruktur laufend zu überarbeiten.
Technologie als Herausforderung – und wie man die Angst davor nimmt
Mit neuen Technologien wie Künstlicher Intelligenz und Automatisierungslösungen verbinden viele Menschen Unsicherheit und Ängste. Warum? Weil oft das Gefühl mitschwingt, dass diese Innovationen in erster Linie der Kostenersparnis dienen. Das impliziert nicht nur den möglichen Verlust von Arbeitsplätzen, sondern auch eine Bedrohung des eigenen Status im Unternehmen. Hinzu kommt die Sorge: „Werde ich mit der neuen Technologie überhaupt klarkommen? Ich habe doch keinen IT-Hintergrund!“
Hier müssen Unternehmen aktiv gegensteuern und die Mitarbeiter an die neuen Prozesse heranführen. Zwei Wege haben sich als besonders wirkungsvoll erwiesen:
Kommunikation
Es ist entscheidend, den Mitarbeitern zu erklären, warum Automatisierung und Standardisierung von Prozessen notwendig und dringend sind. Dies sollte anhand von greifbaren Beispielen geschehen, die das Verständnis erleichtern.
Ein Praxisbeispiel aus meinem eigenen Leben: Die Macht der Datenqualität
Vor einigen Jahren arbeitete ich in einem Unternehmen, das täglich mit einer enormen Menge an Kundendaten zu tun hatte. Die Datenbank, die wir nutzten, war schon in die Jahre gekommen und die Datenpflege ließ zu wünschen übrig. Das hatte gravierende Auswirkungen, insbesondere auf den Kundenservice.
Einmal kam ein langjähriger Kunde auf uns zu und wollte eine einfache Bestellung abwickeln. Doch als wir seine Kundendaten aufriefen, mussten wir feststellen, dass sie unvollständig und teilweise falsch waren. Sein Name war falsch geschrieben, die Adresse stimmte nicht mehr, und wichtige Informationen wie seine letzten Bestellungen waren nicht korrekt hinterlegt. Für den Kunden bedeutete das unnötige Verzögerungen und zahlreiche Rückfragen – für uns als Unternehmen war es schlichtweg peinlich. Noch schlimmer war es, als wir feststellten, dass ähnliche Probleme bei vielen anderen Kunden auftraten.
Dieses Problem resultierte aus jahrelanger Vernachlässigung und mangelnder Pflege unserer Datenbank. Eine Zeit lang hatten wir das einfach ignoriert, weil es „schon irgendwie funktionierte“. Doch als wir anfingen, intensivere Geschäftsbeziehungen aufzubauen und die Anzahl der Kunden wuchs, begannen diese kleinen Fehler zu einem großen Problem zu werden. Kunden wurden zunehmend unzufriedener, weil ihre Bestellungen falsch bearbeitet wurden oder sie lange Wartezeiten in Kauf nehmen mussten, nur weil grundlegende Informationen fehlten oder falsch waren.
Dieses Erlebnis führte dazu, dass unser Unternehmen schließlich beschloss, die Kundenstammdaten zu automatisieren und in ein neues, modernes System zu überführen. Mit der neuen Lösung konnten wir Daten nicht nur besser strukturieren, sondern auch automatisch überprüfen und aktualisieren. Durch standardisierte Prozesse konnten wir sicherstellen, dass Fehler wie falsch eingegebene Adressen oder unvollständige Datensätze der Vergangenheit angehörten. Unsere Mitarbeiter waren entlastet, da sie sich nicht mehr mit ständigen Korrekturen herumschlagen mussten, und konnten sich voll und ganz auf die Verbesserung des Kundenservices konzentrieren.
Die Folgen waren spürbar: Die Kundenzufriedenheit stieg, und die Fehlerquote bei Bestellungen sank drastisch. Durch die Implementierung dieser automatisierten Lösung wurde nicht nur der Arbeitsalltag unserer Mitarbeiter erleichtert, sondern auch die Kundenbindung gestärkt – ein klarer Gewinn für das gesamte Unternehmen.
Dieses erweiterte Beispiel veranschaulicht, wie sich unzureichende Datenqualität auf den gesamten Geschäftsprozess auswirken kann, und zeigt gleichzeitig den Nutzen automatisierter und standardisierter Prozesse auf.
Einbeziehen
Wenn Menschen in den Veränderungsprozess integriert und in die Gestaltung eingebunden werden, steigt die Akzeptanz enorm. Hierbei kann die richtige Projektmethodik Wunder wirken. Mitarbeiter, die von Beginn an in die neuen Workflows einbezogen werden, können Veränderungen aktiv mitgestalten. Das erhöht nicht nur die Motivation, sondern auch das Verständnis für den Wandel.
Auch Stakeholder und der Betriebsrat sollten frühzeitig mit einbezogen werden. Dies kann beispielsweise in Form einer Vorstellung des neuen Workflows in größerer Runde oder durch ihre Beteiligung als Testnutzer bei Genehmigungsschritten geschehen.
Agilität als Schlüssel zum Erfolg
Angesichts dieser Herausforderungen wird es für Unternehmen immer wichtiger, agiler zu werden – nicht nur in ihrer Geschäftsstrategie, sondern auch im Projektmanagement und in den Tools, die sie verwenden. Eine zu starre digitale Infrastruktur kann sonst in komplexen Strukturen enden, die kaum noch zu entwirren sind.
Das bedeutet, dass auch das Projektmanagement für Digitalisierungsprojekte einem Wandel unterliegen muss. Ohne die nötige Agilität riskieren Unternehmen, dass Projekte ins Stocken geraten und die Implementierungsgeschwindigkeit massiv verlangsamt wird.
Fazit
Die digitale Transformation ist kein Sprint, sondern ein nie endender Marathon. Unternehmen, die bereit sind, ihre Methoden kontinuierlich anzupassen und flexibel zu bleiben, werden langfristig die Nase vorn haben. Erfolgreiches Projektmanagement und eine offene Kommunikation sind hierbei der Schlüssel – und es ist entscheidend, die Menschen im Unternehmen aktiv in diesen Wandel einzubeziehen.
Ein zentraler Baustein in diesem Prozess ist die Implementierung automatisierter Workflows. Sie sorgen nicht nur für Effizienz und Entlastung der Mitarbeiter, sondern gewährleisten auch, dass Fehlerquellen minimiert und Prozesse standardisiert werden. Automatisierte Workflows ermöglichen es Unternehmen, schneller und präziser auf Veränderungen zu reagieren und gleichzeitig eine höhere Qualität in den Abläufen sicherzustellen.
Nur mit einer Kombination aus flexiblen Methoden, automatisierten Workflows und der Einbeziehung aller Beteiligten kann die digitale Transformation nachhaltig und erfolgreich gestaltet werden.